A multitasking a jelenkor követelménye. Mindent intéznünk kell, hatékonyan, sokat és időben. Vannak, akik könnyen élnek ebben a módban, míg mások egyáltalán nem tudják hatékonyan megszervezni a munkájukat.

Természetesen a multitaskingot inkább a munkahelyi ügyeknek tulajdonítjuk. Ezért szeretnék néhányat megnézni gyakorlati tanácsokat ami segít jobbá és erősebbé válni.

1. A multitasking nem menő. Klassz az, amikor bármilyen feladatot nagyon jó minőségben kezdesz. Aztán elvállalsz egy másik feladatot, és újra megcsinálod. Fejezz be mindent, amit elkezdtél. Amikor válaszol a hívásra, 100%-ban vegyen részt a párbeszédben. Elolvasta a levelet a levélben - adjon választ. És így van minden, akármilyen jelentéktelen is.
2. Tervezze meg a napot, hetet, hónapot stb. Írja le az összes elvégzendő feladatot. Ezután rangsorolja őket fontosság és a befejezés sebessége szerint. Ennek megfelelően mindenekelőtt azokat a dolgokat tedd meg, amelyek gyorsan és egyszerűen elvégezhetők. Látni fogja, hogy a feladatok listája sokkal könnyebbé vált. De még mindig vannak benne nehéz feladatok – bontsa részekre, így minden nap apránként haladhat egy nagy és összetett feladat elvégzése felé.
3. Állítson be emlékeztetőket magának telefonján vagy számítógépén. Ha észreveszi, hogy a naptár megtelt, vagy sok mindent elfelejt, akkor nyugodtan állítson be emlékeztetőket. Így jobban fog dolgozni és többet fog elérni.

Gyakran megesik, hogy sokat tettél, de valójában semmit sem fejeztél be. Ez annak köszönhető, hogy egyszerre sok minden elvonta a figyelmét, vagyis nem koncentrált, és nem jól közelítette meg a feladatot. Vagy nem optimalizálták egyetlen feladat végrehajtását sem, például túl sokáig tartottak megbeszélést, vagy vállaltak új feladat, bár megérted, hogy nincs időd sok mindent időben elvégezni. Nagyon fontos, hogy értékelje a tényleges munkaviszonyát a napjának (időzítésének) szabványosítása segít ebben. Próbálja felírni az egész napját néhány napra, az elsőtől az utolsó percig. Felmérheti saját eredménytelenségét.

Általánosságban elmondható, hogy az emberiséggel az a hatalmas probléma, hogy senki sem értékeli mások idejét. Ez sokféleképpen megnyilvánul. Egy példa arra, hogyan tükröződik ez a munkában:

Írt egy levelet, és jelezte, hogy választ vár a címzetttől, de ő nem válaszolt. Ugyanakkor nem engedheti el a feladatot, mert még nem kapott választ. Újra írsz, hívsz és választ kérsz. Nyilvánvaló, hogy sok időt vesztegettél.

Vezetője/kollégája két órás megbeszélést szervezett, bár 20 percre tervezték, de kiderül, hogy 1 óra 40 perc az eredménytelenül eltöltött idő. Át kellett ütemeznie a korábban ütemezett feladatokat, és át kellett gondolnia, hogy mikor fejezze be mai feladatait.

Ezért rendkívül fontos, hogy gondoljon kollégáira, fontos, hogy ne lopja mások idejét.

Feladás dátuma: 2018.06.11

Hogyan kezeljük a multitaskingot modern körülmények között munka, amikor a tempó felgyorsul és a beérkező információk mennyisége csak növekszik, az ember gyakran kénytelen szó szerint szakadni a kötelezettségei között, amelyeket egyszerre kell végrehajtani. Ezért a munkaadók folyamatosan növelik a jelöltek többfeladatos munkaképességére vonatkozó követelményeiket.

Mit jelent a multitasking? Meg kell érteni, hogy ez nem több feladat egyidejű elvégzése, hanem a köztük való váltás lehetősége. Agyi vizsgálatok, beleértve az MRI-t is, kimutatták, hogy egy személy nem képes egyidejűleg feldolgozni minden bejövő információt.

A „figyelemközpontok” vagy más szóval az agyi tevékenység meghatározott területei információkat tárolnak az aktuális feladatokról, és lehetővé teszik, hogy később folytathassa a munkát. A következtetés az, hogy több feladat egyidejű elvégzése negatív hatással van az eredményre:

• A beérkező információkat felületesen dolgozzák fel
  Negatív fiziológiai reakciók - elterelt figyelem, koncentrálási képtelenség, csökkent reakciósebesség, fokozott fáradtság, stressz
  A befejezetlen ügyek felhalmozódnak

Ennek eredményeként az egyidejűleg több feladaton dolgozó emberek a felszínen nagyon hatékonynak tűnhetnek, a valóságban azonban az ilyen tevékenységek hatékonysága alacsony. Vannak, akik kezdetben jobbak a többfeladatos munkavégzésben, mint mások, de ez a készség sok máshoz hasonlóan fejleszthető.

A következő technikák segítenek a hatékony többfeladatos munkavégzésben:

• Hozzáértő tervezés és rangsorolás. Heti és napi rutinnak kell lennie, hogy a feladatok közül azonosítsuk a legfontosabbakat és a legnehezebbeket, melyeket a listán az első helyre kell tenni. A kevésbé fontosak és egyszerűek hagyhatók utoljára.
  A napi feladatok konkretizálása, lehetővé téve, hogy „darabonként megegye az elefántot”.
  A feladatok elvégzésének határidejének meghatározása
  A tervek következetes végrehajtása és az eredmények rögzítése.
  Kerülje a hasonló feladatok egyidejű elvégzését
  A külső adathordozók használata megszünteti annak szükségességét, hogy minden információt a fejében tartson.
  A közösségi oldalak napközbeni használatának szigorú szabályozása és korlátozása, postai munkavégzés egyértelműen meghatározott időpontokban.
  Környezetváltás, szünetek a nagy mennyiségű munka között
  A külső ingerek ellenére történő munkavégzés képessége - hangok háttérzaja, technológia, zene stb.

Amint látjuk, a multitasking hasznos lehet. Megfelelő tervezéssel valóban több probléma egyidejű megoldását teszi lehetővé. Emellett fejlődnek az agy képességei. Azok az emberek, akik képesek a multitask-ra gyorsabban reagálni a változó körülményekre, képesek azonnal megérteni a probléma lényegét, és minimális időt töltenek a döntések meghozatalával extrém helyzetekben.

Megszoktuk, hogy csodáljuk azokat az embereket, akik mindenre képesek egyszerre. Akárcsak Julius Caesar.

Veszélyes multitasking

És valóban, folyamatosan rohanó világunkban egyszerűen szükséges, hogy egyszerre több dolgot tudjunk csinálni. Ám annak ellenére, hogy egyre inkább előkerülnek a technikai újítások, amelyek megkönnyítik ezt a sorsunkat, sokkal kifizetődőbb a menedzsmentnek több feladatot bízni egy munkatársra, mint több dolgozót felvenni. Ebben a cikkben megpróbáljuk kitalálni, hogyan lehet megbirkózni az összes kijelölt feladattal, miközben mindegyiket hatékonyan elvégezzük.

A multitasking legnagyobb problémája, hogy ronthatja a munkánk minőségét - igyekszünk egyszerre több dolgot csinálni, és ebből kifolyólag rosszabbul csináljuk, mintha az egyes feladatokra külön-külön koncentrálnánk.

Amikor egyik feladatról a másikra váltunk, az agyunknak is át kell váltania, hogy megbirkózzon az új információval. Ha gyorsan csináljuk, például multitaskingkor, egyszerűen nem tudunk minden váltáskor teljesen a munkára koncentrálni. Így munkánk minősége romlik. És mit nehezebb feladatokat, amelyek között váltunk, annál nagyobb a minőségveszteség. Például szinte lehetetlen lenne létrehozni jó előadásérzelmes beszélgetés egy kollégával.

A multitasking gyakrabban fordul elő, ha olyan projekten vagy feladaton dolgozik, amely nem izgat. Például az éves jelentés elkészítése nem tűnik kellemes feladatnak, ezért érdemes ellenőrizni email vagy mellékprojektek folytatása az aktuális feladat szenvedésének csökkentése érdekében.

Íme hat tipp a többfeladatos munkavégzés elkerülésére, a stressz csökkentésére és a termelékenység növelésére:

Amikor számítógépen dolgozik, csak egy lapot hagyjon nyitva. A feladat elvégzése után bezárhatja ezt a lapot, és megnyithatja a következőt. Azt mondják, hogy több számítógép-monitor használatával egyszerre több feladatot is végezhet – megoldják a rövid távú memóriával kapcsolatos problémákat és növelik a termelékenységet.

Mielőtt elkezdené dolgozni egy másik feladaton, ajánlatos azt Pomodoro technikával részfeladatokra bontani. Ennek a módszernek az a lényege, hogy a feladatot (napot) strukturált részekre bontva 25 percig a végrehajtására koncentrálsz, rövid szüneteket tartva. Ne felejtse el, hogy használhat okostelefon-alkalmazásokat iPhone/iPad és Android számára is.

A tervezés fontosságát nem lehet túlhangsúlyozni, így a többfeladatos tervezés képessége rendkívül hasznos lesz. Fontos megtanulni a feladatok rangsorolását, és mindig a legfontosabbakat és a legsürgősebbeket oldani meg először. Ismerje meg az idejét, ismerje a feladatait, és ennek megfelelően tervezze meg azokat, adjon tanácsot azoknak, akik könnyen csinálják.

Minden alkalommal, amikor megnézi az e-mailjeit, vagy visszahív valakit, amikor valójában valami mást kellene csinálnia, vegyen egy mély lélegzetet, és álljon ellen a kísértésnek. Összpontosítsa a figyelmét arra, amit tennie kell.

Ha hangos értesítéseket kap, amikor e-maileket vagy üzeneteket kap, kapcsolja ki a hangot. Ez segíthet elkerülni a kísértést, hogy más dolgok eltereljék a figyelmét. A telefonhoz van egy speciális Forest alkalmazás, amely segít az okostelefon tulajdonosának félretenni a készüléket és a munkára koncentrálni. Az alkalmazás nem engedi, hogy bármilyen értesítés elterelje a figyelmét, de lehetővé teszi a hívás fogadását.

Ha azon kapod magad, hogy több dolgot csinálsz egyszerre, hagyd abba. Adj magadnak öt percet, hogy nyugodtan ülj csukott szemmel. Még az ilyen rövid szünetek is újra fókuszálhatják az elmét, csökkenthetik a stressz szintjét és javíthatják a koncentrációt. Ráadásul megadja az agyának azt a szünetet, amelyre egy mozgalmas nap során szüksége van.

Annak megértéséhez, hogy a többfeladatos munka önmagában nem mindig produktív, fel kell ismernünk a helyzetek közötti különbségeket, és meg kell értenünk, mikor kell valóban többfeladatos munkát végezni, és mikor kerülhetjük el. Meg kell próbálnunk megoldani a felmerülő problémákat. Az agyad hálás lesz érte.

A munkaerő-felvételnél néha nehéz előre látni, hogy mit fog csinálni az ember a jövőben, mert villámgyorsan történhetnek a változások: új irány nyitása, többletfeladat megjelenése, kolléga biztosításának szükségessége, ill. sokkal több.

Ezért a modern vezetők számos olyan tulajdonságot azonosítanak, amelyek segítenek az alkalmazottaknak eligazodni a helyzetben, rugalmasak a feladatokban, megbirkózni a változásokkal és időben teljesíteni az elvárásokat.

A cikk olyan készségeket ismertet, amelyek segítségével bármilyen pozícióban sikeres legyél, egyszerre járulnak hozzá a munkáltató cégének és a karrier létrájának fejlődéséhez.

Ezeket a tulajdonságokat elemezve kiválaszthat egy univerzális „katonát”, aki egy új helyen tájékozódik, és bekerül a munkaritmusba, és a vártnál korábban hoz hasznot.

1. Multitasking

Az a képesség, hogy több problémát egyszerre, minőségromlás nélkül tud megoldani, értékes egy leendő munkavállaló számára. A fő funkciók mellett számos projektet tud majd kezelni, és ami a legérdekesebb, ez tetszeni fog neki. Ennek a készségnek köszönhetően egy kolléga képes lesz támogatni, felvenni vagy segíteni szinte bármilyen projekt megvalósításában.

Milyen kérdéseket kell használni a multitasking meghatározásához egy interjúban:

— Volt már, hogy többfeladatos módban dolgozott?
- Mondd, hogy nézett ki?

A HR-feladat figyeli, hogy ez a többfeladatos munka az elvárásoknak megfelelően történik-e.

Adjon egy esetet: „Képzelje el, hogy a menedzsere utasította Önt fontos feladat, amelyet meghatározott határidőig kell kezelni. Egy nappal később újabb, nem kevésbé fontos feladatot ad ki, ugyanolyan határidőkkel. Kérdés: hogyan fogod érezni magad, milyen érzések? mit fogsz csinálni?

A kérdezőbiztos feladata felmérni, hogyan fog a munkavállaló (párhuzamosan és egymás után) cselekedni, megérteni az igazi attitűdöt (érz-e negativitást, ingerültséget, ellenkezési vágyat, vagy teljesen nyugodt és szívesen tesz változatossá a napot).

2. Képesség meghallgatni és hallani

A vezetők megjegyzik, hogy szisztematikusan szembesülnek a különböző értelmezésekkel és az alkalmazottak feladatainak megértésével kapcsolatos problémákkal. A megértett feladat gyökeresen eltérhet a feladatsortól.

Ezért nem csak a hallgatás képességét emelik ki, hanem a beszélőt hallani, értelmezni és levonni a helyes következtetéseket, kiemelve az igazi lényeget.

Ez a készség legalább a felét megspórolja annak a munkaidőnek, amelyet a rábízott feladat kitalálására és valami egészen más elvégzésére fordítanak, mint amit a vezető akart.

Hogyan határozzuk meg a beszélgetőpartner hallásának képességét
— Adjon meg egy terjedelmes feladatot az interjú során. A kiadás előtt jelezze, hogy a vállalat nagyra értékeli egymás helyes megértésének képességét. Magyarázza el, hogy a feladatot most kihirdetik, hatékonyan kell elfogadni, majd magyarázza el, hogyan érti és mit fog tenni.

Van itt egy kis „DE”: a tesztben szereplő feladatnak mindenki számára érthetőnek kell lennie, nem a vállalkozás sajátosságaira kell vonatkoznia, és szakértelmet igényel.

A toborzó célja annak nyomon követése, hogyan fogadják el a feladatot (jegyzetírással vagy sem, tisztázó kérdésekkel, a helyes megértés megerősítésével), és hogyan hangozzák el (a lényeget helyesen értékelik-e és ragadják-e meg, fontos részleteketés határidők).

3. Döntéshozatali képesség

Ezzel a képességgel azok az emberek rendelkeznek, akiknek nincs szükségük állandó felügyeletre, és ott tudnak önállóan cselekedni, ahol megfelelő kompetenciákkal rendelkeznek. Nincs szükségük további értékelésre a döntés helyességét illetően. Ez a készség a helyzet racionális felmérésének képességéből, érzelmi egyensúlyból, határozottságból és felelősségvállalási képességből alakul ki.

Hogyan határozzuk meg a döntési képességet
— Merüljön el egy esethelyzetben úgy, hogy előfeltételeket szab: „tud egy bizonyos dokumentumot, és tanácsot ad kollégáinak a használatáról. Hirtelen kérdés érkezik egy üzleti partnertől, még nem találkoztunk ilyen kérdéssel, de a rábízott dokumentum keretei között szerepel. A feladat hozzáértő és gyors tanácsadás egy kollégának. Hogyan fog cselekedni?

A cél a viselkedés formátumának megértése, az önmagára hagyatkozás képessége. A kérdezőbiztos a feladat során válaszolhat a jelentkező tisztázó kérdéseire.

4. Őszinteség

Az őszinte embereket könnyű kezelni, megbízhat bennük és támaszkodhat rájuk. Ez egy erőteljes szűrési minőség, amely pótolhatja a jelentkező készségeinek egyéb hiányosságait. Miért fontos igazat mondani?

— a hibák nem várnak az utolsó pillanatig, a menedzser figyelmeztetést kap;
- az elégedetlenség azonnal ismertté válik, anélkül, hogy pletykává változna.

Hogyan határozzuk meg az őszinteséget
Adjon meg egy minitesztet a válaszlehetőségekkel úgy, mintha más pályázók tippje lenne. A cél annak nyomon követése, hogy a vizsgázó elismeri-e ezt, és kér-e másik űrlapot.

5. Önszerveződés

Képesség önállóan kontrollálni, fegyelmezni magát, mindent megtalálni, ami a rábízott feladat megoldásához és a helyzet kezeléséhez szükséges, kezdeményezőkészség - ezek nemcsak a vezető készségei, hanem egy olyan munkavállalóé is, aki képes aktívan dolgozni anélkül, hogy beülne. egy széket.

Hogyan ellenőrizhető az önszerveződés
Az önszerveződés látható az ember interjú közbeni viselkedéséből. Időben érkezett-e, kér-e tollat ​​és papírt (ha van valami kitöltési feladat, és ehhez nincs minden feltétel adott - így lehet szimulálni a körülményeket, hogy ellenőrizze ezt a minőséget ).

Az értékelő feladata a viselkedés és a reakciók nyomon követése. Ha a jelölt ülve várja a segítségnyújtást, akkor valószínűleg az önszerveződés a kezdeti szinten van. Természetesen egy ilyen teszt nem mutatja meg a teljes képet, de első közelítésként képet ad.

6. Lelkesedés

A pozitív gondolkodás képessége megfelelő célokat formál a dolgozók fejében, segít megtalálni a megoldást és nem feladni. A tudósok bebizonyították, hogy a „pozitív” alkalmazottak gyorsan találnak kapcsolatot a csapattal, könnyebben dolgoznak az emberekkel és könnyebben érnek el eredményeket.

Hogyan teszteljük a lelkesedést
Pozitív vagy negatív attitűd látható a jelölt első szavaiból. Amikor arról beszél, hogyan került az irodába, az előző munkahelyéről.
Nem mondható el, hogy a fenti készségek azonnal kiváló menedzserré válnak a szervezetnek, közelebb hozzák a céget a hatékony és lojális munkatársakhoz, a képzésükbe való jövedelmező időbefektetéshez és a minőségi, időszerű megtérüléshez. Különféleképpen határozhatja meg egy készség jelenlétét:
- a megadott példák felhasználásával, vagy ezek alapján saját alkotást készíteni.
- minden készség egyedi értékelésével vagy egy pár univerzális teszt létrehozásával, amelyek bemutatják az összes sikertényezőt.

Természetesen ezen képességek elemzésekor fennáll a rossz választás kockázata, de ha egy alkalmazott még csak nem is képes a legjobbat nyújtani, bemutatva a hatékony vezető összes tulajdonságát, akkor valószínűleg munka közben nem történik csoda. .

Még mindig meg van győződve arról, hogy a siker kulcsa a többfeladatos munkavégzés képessége? Ideje eloszlatni ezt az illúziót. Az oxfordi tudósok az agy reakcióit tanulmányozták, és bebizonyították, hogy a többfeladatos munka csak kárt okoz. Ha több dolgot próbálunk egyszerre csinálni, az kimerít bennünket. A koncentrációs képesség romlik, a fáradtság fokozódik, és ami a legkellemetlenebb, az agy tönkremegy. Az oldal szerkesztői érdekes információkat gyűjtöttek a multitasking veszélyeiről és a monotasking (single-tasking) jellemzőiről.

A többfeladatos mítoszok eloszlatása

Ha körülnézel, úgy tűnik, hogy a szuperemberek világában élünk. Az emberek egyszerre néznek filmeket, beszélnek telefonon, nézik az e-maileket, és a szemük sarkából rápillantanak a közösségi média hírfolyamaira. Időegységenként több feladatot hajtanak végre. De ez egy illúzió. Ha több dolgot csinálunk egyszerre, elveszítjük a koncentrációt, ezért semmit sem csinálunk igazán jól.

Ha megpróbáljuk befogadni a mérhetetlenséget, nyerünk rossz szokások amelyek negatívan befolyásolják a munka termelékenységét. Mi magunk provokálunk fokozott szorongást, stresszt és neurózisokat. A probléma az, hogy az emberi agy eleve nem multitaskingra van tervezve. A tudósok ezt kísérletileg bebizonyították.

Egészen a közelmúltig azt hitték, hogy azok a fiatalok, akik többfeladatos körülmények között nőnek fel, jobban érzékelik az információkat. Ez annak a ténynek köszönhető, hogy a gyerekek anélkül tanulnak, kommunikálnak és csinálnak dolgokat, hogy kivennék a fejhallgatójukat, és közben a közösségi oldalakon lógnak. Ez nem ilyen egyszerű. A tudósok két korcsoport – 18-21 évesek és 35-39 évesek – képességeit vizsgálták.

Kiderült, hogy ha csak egy feladat van, akkor a fiatalok valóban 10%-kal gyorsabban megbirkóznak vele, mint az érett emberek. De ez az előny elveszik, amint az alanyok több feladatot végeznek. Ráadásul a feladatok elvégzésének sebességének csökkenése a feladatok összetettségétől függetlenül csökken. Kiderült, hogy csak egyetlen módja van a gyors és hatékony munkavégzésnek – anélkül, hogy bármi más elterelné a figyelmét.

4 ok, amiért ne végezzen több feladatot

A multitasking egy mítosz. Valójában az agynak folyamatosan váltania kell egyik dologról a másikra. Amíg az ember éber és aktív, ez meglehetősen könnyen megtörténik. De minden alkalommal egyre több erőfeszítést kell tennie, hogy ne veszítse el a koncentrációt. Ennek díja túl magas.

1. Jelentős csökkenés a munkavégzés sebességében

A figyelem eltolódása katasztrofálisan befolyásolja a feladatok elvégzését. Kutatások kimutatták, hogy az irodai dolgozók idejük akár 28%-át is a koncentráció helyreállításával töltik. Ez azt jelenti, hogy egy telefonhívás, üzenet, vagy akár egy plusz gomb megnyomása is elegendő ahhoz, hogy egy feladat időtartamát harmadára növelje.

Kiderül, hogy a munka sokkal gyorsabban fog menni, ha okosan tervezed az idődet, és egyenként csinálod a dolgokat. Ugyanakkor a minőség továbbra is magas marad.

2. A csökkent agyi aktivitás csapást mér a kreativitásra

Ha arról beszélünk elemzőkről és emberekről kreatív szakmák, akkor abszolút tilos többfeladatos munkát végezni. Ez általában csökkenti az agyi aktivitást. Ezenkívül a felmerülő gondolatok és ötletek azonnal feledésbe merülnek, amint az ember figyelme megváltozik. A kreativitás csökken, kreatív válság keletkezik, és mindez az önbecsülés erős csapásával ér véget.

3. A munka minősége és az egyszerű örömök veszélyben vannak

Nyilvánvaló az egyidejűleg végzett különböző munka sebességének csökkenése. De tényleg olyan fontos ez, ha egyszerű mindennapi cselekedetekről van szó? Kiderül, hogy ez is fontos. Ha egyszerre olvasol, szendvicset rágsz és teát iszol, nem fogod élvezni a könyvet, az ételt vagy az italt. Csak az elégedetlenség érzése marad. Ha több dolgot csinálsz egyszerre, valójában nem teszel semmit, és megfosztod magad az élet egyszerű örömeitől.

4. Krónikus fáradtság, stressz és neurotikus rendellenességek

Ha aggódik a multitasking miatt, az Ön általános szinten szorongás. Így szoktatja magát a túlzott idegeskedéshez. A megkezdett, de be nem fejezett feladatok erőteljes stressztényezőt jelentenek. A szervezet az aktivitás csökkenésével reagál. Egyre több lemaradás halmozódik fel, nő a szorongás és csökken a termelékenység. Ez a multitasking ördögi köre.

Tippek a monotaskinghoz – egyszerű és hatékony egyfeladatos munkavégzés

Írd le. Tervezz írásban. Ha egy feladatot papírra rögzítenek, akkor nem kell gondolkodni rajta.

Állítsa be a prioritásait. Tedd meg a dolgokat sürgősségi és fontossági sorrendben.

Vegye figyelembe az időt. A terv minden pontjára pontosan annyi időt szánjon, amennyi a megvalósításhoz szükséges.

Pihenés. Ne csak a feladatait tervezze meg, hanem a köztük lévő szüneteket is.

Ellenőrizze e-mailjeit ütemezetten. Ez vonatkozik a közösségi hálózatok hírfolyamaira és a telefonüzenetekre is.

Ha teheti, kapcsolja ki telefonját és az összes hangjelzést munka közben. Ne feledje, minden hívás harmadával növeli a feladat időtartamát. Legalább 15 percet vesz igénybe, hogy visszanyerje koncentrációját. Jobb, ha befejezi a feladatot, majd megnézi telefonját, e-mailjeit, és válaszol a fontos üzenetekre.

Multitasking mindenki állandó társa HR szakemberek. Még ha a HR-menedzser funkcionalitása csak a személyzet toborzásával jár, a multitasking mindenképpen jelen lesz. Ha egy személy nem tud az üzemmódban dolgozni multitasking, megpróbál egyenként cselekedni, felállítva a prioritásokat, és igyekszik egy bizonyos időn belül minden szükséges funkciót teljesíteni. De a helyzet az, hogy a munkahelyen HR szakemberÁllandó emberi tényező van, és nagy valószínűséggel nem lehet előre eltervezett forgatókönyv szerint dolgozni. Ahhoz, hogy a tervezettek a munkanap keretébe illeszkedjenek, fontos, hogy a multitasking. Nézzük meg azokat az alapvető szabályokat, amelyek segítenek sikeresen megbirkózni ezzel a problémával.

A munkanap megtervezése

Mondok egy példát a prioritás meghatározására HR szakember, aki egyedül dolgozik a termelési telephelyen.

1. „Raktárvezető” és „műszakvezető” állások betöltése.
2. Személyzet tömeges toborzása (termelési dolgozók).
3. Személyi nyilvántartások kezelése (alkalmazottak felvétele, elbocsátása, áthelyezése).
4. Helyi szabályozások, előírások kialakítása ill munkaköri leírások.
5. Jelentések készítése vezetőség számára.
6. Értékelési program kidolgozása vonali személyzet számára.
7. Képzési anyagok kidolgozása vonali személyzet számára.
8. Motivációs rendszer kialakítása a termelésben dolgozók számára.
9. A Szövetségi Migrációs Szolgálat értesítése a külföldi munkavállalók befogadásáról.
10. Adaptációs tevékenységek végzése az újoncok számára.

A prioritások helyes felállításához olyan célokat kell kitűzni, amelyek elérésére a munkavállaló feladatai irányulnak. Minél erősebben befolyásolják a célok az üzleti eredményeket, annál fontosabbá válik ez vagy az a feladat. A célok kitűzése mellett fontos felmérni azokat a kockázatokat, amelyekkel a szervezet szembesül, ha egy adott feladatot nem végeznek el. Ez a két tényező a döntő a prioritások meghatározásakor.

A feladatok rangsorolása célok és kockázatok alapján

Feladat	Cél	Kockázatok	Prioritás	Feladat állapota
„Raktárvezető” és „Műszakvezető” állások bezárása	Az üzleti rendszer zavartalan működése	Meghibásodás üzletfejlesztés, pénzügyi veszteségek	Magas	Sürgős
Tömeges toborzás (termelési dolgozók)	Hatékony gyártási folyamat	Meghibásodás üzletfejlesztés, pénzügyi veszteségek	Magas	Sürgős
Személyi nyilvántartás kezelése (alkalmazottak felvétele, elbocsátása, áthelyezése)	Személyi számvitel, munkaügyi jogszabályok betartása	Nem rendszeresített személyi nyilvántartás, pénzbírság a munkaügyi törvények be nem tartása miatti ellenőrzések esetén	Átlagos	Jelenlegi
Helyi szabályzatok, szabályzatok, munkaköri leírások kialakítása	A folyamatok szabályozása, a munkaügyi törvények betartása	Szabályozatlan folyamatok, munkaügyi jogszabályok be nem tartása miatti ellenőrzések esetén bírság	Átlagos	Jelenlegi
Jelentéskészítés a vezetőség számára	Mérhető teljesítménymutatók biztosítása	Nincsenek jelentős kockázatok	Alacsony	Jelenlegi
Értékelési program kidolgozása vonali személyzet számára	Alkalmatlan munkavállalók azonosítása, belső személyi tartalék képzése	Rossz minőségű munka a hozzá nem értő személyzet részéről	Magas	Sürgős
Képzési anyagok kidolgozása vonali személyzet számára	A munkatársak kompetenciájának és ennek eredményeként a munka minőségének növelése	A képzetlen személyzet rossz minőségű munkája	Magas	Jelenlegi
Motivációs rendszer kialakítása a termelésben dolgozók számára	A dolgozók érdeklődésének és ennek eredményeként a munka minőségének növelése	A motiválatlan személyzet alacsony színvonalú munkáját	Magas	Sürgős
A Szövetségi Migrációs Szolgálat értesítése a külföldi munkavállalók befogadásáról	Jogi megfelelés	Pénzbírságok a migrációs törvények be nem tartásáért	Magas	Sürgős
Adaptációs tevékenységek végzése az újoncok számára	A belső vállalati kommunikáció és a munkavállalói munka minőségének javítása	Az új munkavállalónál a fluktuáció növekedése és a munka minőségének romlása következhet be. Nincsenek jelentős kockázatok	Átlagos	Jelenlegi

Amint látjuk, a táblázatban nincsenek sürgős feladatok, és az aktuális feladatok egyenlően vannak elosztva. A nap megtervezésekor fontos odafigyelni maximális mennyiség időt a sürgős problémák megoldására, miközben hagy egy kis időt az aktuális problémák megoldására.

Minden feladatot folyamatokra kell osztani. Még akkor is, ha a feladat globális és jelentős időt vesz igénybe, sokkal könnyebb lesz végrehajtani.

Váltás megtanulása

A váltás képessége szükséges a koncentráció fenntartásához, vagyis a feladatra való összpontosításhoz és az elvégzett munka iránti érdeklődéshez. A monoton cselekvések csökkentik a figyelem stabilitását. Amikor egyik feladatról a másikra vált, a következő pontokat kell figyelembe vennie:

• A folyamatdinamika kontrasztja.
• Időtényező.

A folyamat, amelyre átvált, dinamikában el kell térjen a fő folyamattól: ez a konstruktív munka fő szabálya. Például tetszik HR igazgatóÖn olyan szabályozások kidolgozásával van elfoglalva, amelyekre meghatározott időt, mondjuk két órát szán. A folyamat felénél átválthat egy másik, élénkebb feladatra, például telefonos interjúk lebonyolítására a jelöltekkel. Célszerű olyan tevékenységre is váltani, amely könnyebb és érdekesebb számodra: pszichológiailag könnyebb, és a váltás amellett, hogy építő hatással van a figyelmedre, pihenésként és megkönnyebbülésként fog felfogni az agy számára.

Az időtényezővel kapcsolatban meg kell jegyezni, hogy az átállás időben korlátozott legyen, vagyis az a fő tevékenység, amelyről másodlagosra váltott, az maradjon. Tegyük fel, hogy ma az a fő feladata, hogy a bérszintek alapján figyelje a munkaerőpiacot. Időkorlátot állított be magának a funkció végrehajtására: három óra. Óránként váltson át egy másik, másodlagos feladatra, szánjon 15-20 percet a végrehajtására. Így a fő feladat és több másodlagos feladat elvégzése négy órát vesz igénybe a fő feladatra tervezett három helyett. De a termelékenység jelentősen megnövekszik, és az elemző munka nagy blokkja mellett számos funkcionális felelősséget is el tud majd látni anélkül, hogy elveszítené a munka minőségét.

Különböző műveletek egyidejű végrehajtása

Természetesen a valóságban irreális több dolgot egyszerre csinálni: mindenesetre egy dolgot csinálsz, és azonnal átváltasz egy másikra. De a munkaerőköltség szempontjából jelentéktelen feladatok elvégzéséhez továbbra is lehetséges több művelet egyidejű végrehajtása. Például, miközben telefonon beszél, dokumentumokat elemezhet és írhat alá, vagy miközben egy kollégájával kommunikál, megtekintheti az e-maileket.

A lényeg az, hogy a párhuzamosan végrehajtott folyamatok inkább mechanikusak, mint taktikaiak, és nem igényelnek jelentős szellemi erőfeszítést. Ha naponta fejleszti képességét, hogy több dolgot párhuzamosan végezzen, jelentősen növelheti termelékenységét és optimalizálhatja a munkanapon eltöltött időt.

Semlegesítő időpazarló

Az időfalók vagy a kronofágok erős negatív tényező, amely elvonja a szakember figyelmét és elveszi az időforrásait. Nézzük a tipikus időhúzókat és lehetséges módjai harcolni velük.

• Közösségi hálózatok, szórakoztató tartalmak. Az internetet a munkafolyamatban csak munkára szabad használni. Ez egy nem vitatható szabály. Ha globálisabban gondolkodunk, a közösségi hálózatok elsősorban az információcserét jelentik. A túlzott információ stresszhez és idegi túlterheléshez vezet. A munkahelyén már sok információt kap. És ha hozzáadja az általunk fogyasztott végtelen online szemétfolyamot, egyszerűen elfelejtheti a termelékenységet. Legyen szabály, hogy ne lépj be a közösségi médiába a munkahelyeden. Tedd ezt hazafelé, este, ha anélkül közösségi hálózatok nem tud elmenni.
• Személyes hívások. A barátokkal és családtagokkal való telefonos kommunikációt a legjobb a lehető legkisebbre csökkenteni a munkanap során. Először is értékes pénzt pazarol rájuk. munkaidő. Másodszor, a személyes beszélgetések erőteljes figyelemelterelést jelentenek, amely után nehéz felkészülni a munkára: továbbra is gondolkodik személyes ügyein és megoldandó problémáin. Harmadszor, elárulok egy titkot, az ilyen beszélgetések nagyon irritálják a vezetőséget. Tudja, hogyan kell dolgozni munka közben: a személyes hívásokat és az SMS-eket a legjobb az ebédszünetre hagyni, amikor nyugodtan megbeszélhet mindent, ami az Ön életét érinti. személyes élet.
• Kronofág emberek. Vannak emberek, akik nem dolgoznak maguk, és nem adnak másoknak. Jönnek, a szemedbe néznek, és elkezdik gondolataikat szétszórni a fán, és órákon át triviális dolgokat tárgyalnak. Ne bátorítsd beszédességüket. Tudjon nemet mondani, és tapintatosan fejezze be a beszélgetést. Ellenkező esetben az ilyen kommunikáció rendszeressé válhat. Ha azt látja, hogy egy kolléga visszaél vendégszeretetével, bármilyen elérhető eszközzel fejezze be ezt a párbeszédet, vagy inkább monológot. Kezdj el e-mailt írni. Mondjon egy mondatot a beszélgetés befejezéséhez: „Hallottam”, „Megértettelek”, „Köszönöm, minden világos.” Hivatkozzon sürgős ügyekre.

Pihenje meg magát időben

Sajnos ma már nagyon ritka a rendszeres pihenő. Ezünk, iszunk, zenét hallgatunk anélkül, hogy felnéznénk a számítógép monitoráról. A munka megszakítása nélküli pihenés nem kikapcsolódás, hanem elégedettség élettani szükségletek. Valahogy egyben tudományos folyóirat Azt olvastam, hogy ha valaki álmatlanságban szenved, nem kell aggódnia: a lényeg az, hogy az ágyban feküdjön, a test álomként fogja fel. Így van ez a munkahelyen is: ha a számítógép előtt ülünk, még egy finom ebéd sem lesz pihenés: szegény szervezetünk azt hiszi, hogy a munka folytatódik.

A szünetek nélküli munkavégzés erős stressztényező. Legalább kétóránként ki kell menni a szabadba, inni teát, kikapcsolni a monitor képernyőjét. Már tíz perc pihenés is jótékony hatással lehet a munkavállalóra, különösen, ha időkényszer alatt dolgozik.

Munkavégzés után a munkavégzés

Ahogyan a munkanap végén kikapcsolod a számítógéped, úgy fontos, hogy le tudd kapcsolni a saját agyadat a munkafolyamatból. Kikapcsolás nélkül nem pihensz, folyamatosan görgeted a fejedben a megoldásra váró munkahelyi problémákat.

Hogyan felejtsük el a munkahelyi problémákat a következő munkanap kezdetéig? Először is, ne képezze kollégáit és vezetőit arra, hogy hétvégén és esténként zavarják. Másodszor, hagyja a megoldatlan ügyeket a munkahelyén. Írja le az összes feladatát, és hagyja az asztalán. Így nem kell mindent a fejében tartani, amit tennie kell. Még egy dolog: ne vigye haza a munkáját. Ha sürgős szükség van bizonyos feladatok elvégzésére, jobb, ha szabadnapon jössz az irodába, mint beengedni a munkát a személyes teredbe. Tudja, hogyan válassza el a munkát a magánéletétől, a harmónia minden személyiség fontos eleme, még akkor is, ha az illető javíthatatlan munkamániás és ambiciózus karrierista.