Jei esate projektų vadovas ir „paskęstate“ užduočių sraute, pabandykite organizuoti savo darbą naudodami „Getting Things Done“ sistemą.

GTD: kas tai?

GTD (angl. Getting Things Done) – tai užduočių organizavimo ir valdymo metodika. Jį sukūrė verslo treneris ir vadybos konsultantas Davidas Allenas. Jis reikalingas ne tik planuoti, bet ir atlikti suplanuotas užduotis.

GTD dažnai vadinamas laiko valdymu: jei naudojama teisingai, sistema padeda nuveikti daugiau ir kovoti su kelių užduočių atlikimu.

GTD principai, be kurių niekas neveikia

Nieko neturėkite omenyje

Pagrindinis principas, kuriuo remiasi visa metodika. Viską reikia įrašyti. Net mažos užduotys ir dalykai, kurie atrodo nesvarbūs.

Paprastesnis yra geriau

Turite įrašyti ir tvarkyti informaciją jums patogiu būdu. Jei mėgstate bloknotus, verslas su programomis ir užduočių tvarkytuvais jūsų gyvenimą nepalengvins, o atvirkščiai.

Galvoju apie sprendimą

Dažnai atsitinka taip, kad viskas sustoja, nes suvokiame juos kaip tik dar vieną problemą, o ne ieškome sprendimo.

Viena užduotis vienu metu

Pagal GTD sistemą kelių užduočių atlikimas yra kliūtis. Jums tereikia galvoti apie užduotį, kurią dabar atliekate. Tai yra, negalvokite apie konferencijos pranešimą, kol tikrinate maketą.

Sudarykite veiksmų sąrašą

Užduočių tvarkyklėje ar kalendoriuje užrašytos užduotys visų problemų neišspręs. Kiekvieną iš jų reikia suvokti kaip konkrečių veiksmų sąrašą, tada su jais bus lengviau dirbti.

Kaip veikia GTD metodika

Yra daug metodų, apibūdinančių, kaip taikyti GTD. Tačiau pirmiausia prisiminkite keturis nuoseklius veiksmus.

Surinkite visą informaciją apie užduotis

Pasirinkite vietą, kurioje saugosite visą gaunamą informaciją. Kad nebūtų pažeistas GTD patogumo principas, tai turėtų būti vienas dalykas: arba programa, arba užrašų knygelė. Tokiu būdu galite bet kada ką nors patikrinti ar pakeisti ir jums nereikės prisiminti, kur tai išsaugojote ar užsirašėte.

Apdorokite visą informaciją

Jei paprasčiausiai susidėliosite visas užduotis, greitai susipainiosite ir praleisite ką nors svarbaus. Jums reikia sistemos, pagal kurią skirstysite užduotis.

Norėdami tai padaryti, jie naudoja sprendimų medį arba, kaip Allenas vadina, darbo eigos diagramą.

Užduokite sau šiuos klausimus, kad padėtumėte teisingai paskirstyti užduotis.

1. Kokia tai užduotis?
2. Koks turėtų būti rezultatas?
3. Ar reikia kokių nors veiksmų?
4. Jei taip, koks bus kitas veiksmas?
5. Kiek tai užtruks?

Organizuokite rezultatą

Atsakymas į klausimus padeda paskirstyti užduotis į tinkamus blokus. Pavyzdžiui, jei tai užtrunka ne ilgiau kaip dvi minutes, tiesiog reikia atsakyti į el. laišką, padarykite tai iš karto.

Kai užduočiai atlikti reikia daugiau laiko, geriau ją suskaidyti į ilgalaikį projektą su keliais etapais. Jei tai neįmanoma, lieka dvi galimybės.

Atidėti

Jei niekas negali susidoroti su užduotimi geriau už jus, bet tai reikalauja daug laiko, galite atidėti jos atlikimą Kalendorius arba į bloką Kiti žingsniai.

IN KalendoriusĮveskite tik tas užduotis, kurios susietos su konkrečiomis datomis ar laiku. Tai yra, svarbu juos užpildyti tiksliai nurodytą dieną.

IN Laukiančiųjų sąrašas bus užduočių, kurių tikitės iš vieno iš savo pavaldinių.

Užblokuoti Kiti žingsniai- visi dalykai, kuriems dabar nėra laiko, bet prie jų būtinai reikia grįžti, kai tik pasirodys laikas. Kad nepamirštumėte tokių užduočių, sukurkite priminimų sąrašą.

Ką daryti su užduotimis, kurioms nereikia jokių veiksmų:

• pašalinti iš sąrašo;
• jei norite prie jų grįžti vėliau, išsaugokite juos priminimų skiltyje;
• jei tai svarbi informacija, kurią reikia išsaugoti, eikite į nuorodų skyrių.

Kiekvienai užduočiai pasirinkite veiksmą ir atlikite jį

Nuspręskite, ką darysite su kiekviena gaunama užduotimi. Svarbu nepradėti duoti prioritetų, kol tiksliai nežinote, ką daryti.

Pagrindinio GTD metodo tikslas – valdyti įsipareigojimus ir veiklą. Tai yra, nustatykite visas užduotis, kurias reikia atlikti, turėkite planą ir būkite pasirengę priimti sprendimus jį pakeisti. Tokia sistema padeda visada žinoti, koks bus kitas žingsnis.

Kokios paslaugos tinka darbui su GTD?

Smthngs yra naršyklės GTD tvarkyklė. Galima naudoti prisijungus ir neprisijungus kaip programą.

Internetinė paslauga. Galite valdyti užduotis ir stebėti pažangą. Yra nemokama ir mokama išplėstinė versija.

„Getting Things Done“ yra laiko valdymo technika, kurią sukūrė Davidas Allenas ir aprašytas jo to paties pavadinimo knygoje.

Pagrindinė metodo idėja yra ta, kad žmogui reikia iškrauti galvą nuo nereikalingos įprastos informacijos, perkeliant ją į išorinę laikmeną, ar tai būtų popierių dėklai, dienoraščio knyga ar.

Davidas siūlo tam tikrą algoritmą, kurį naudojant galima efektyviai apdoroti didelius informacijos kiekius ir organizuoti savo laiką.

Pagal GTD metodą su gaunama informacija geriau dirbti keliais etapais:

2. Apdorojimas.

3. Organizacija.

5. Veiksmai.

Pažvelkime į šiuos etapus išsamiau.

Kolekcija

Pagrindinė mintis yra ta, kad bet kokia jūsų gauta užduotis, idėja, informacija ir pan. turi būti įrašyta į kokią nors laikmeną: popieriuje, paštu, nešiojamajame ar kišeniniame kompiuteryje. Galbūt naudosite skirtingus įrankius skirtingai gaunamai informacijai įrašyti. Tai ne esmė. Pagrindinės idėjos yra šios:

Nieko nepamiršite

Iškrausite galvą nuo didelio kiekio įprastos informacijos.

Informacija, įrašyta popieriuje, gali būti renkama į dėklus, failus ar el. laiškus, siunčiamus į konkrečius aplankus ir pan., priklausomai nuo rinkimo įrankių.

Kad ši schema veiktų, gaunamos informacijos dėklai turi būti tvarkomi tam tikru laikotarpiu, pavyzdžiui, kartą per savaitę. Apdorodami padėklus, jūs iš tikrųjų juos ištuštinate.

Pavyzdžiui, vienu spustelėjimu galite įrašyti visas užduotis, idėjas, pastabas internetinio organizatoriaus skiltyje „Užduotys“.

Organizacija

Surinktos informacijos (krepšelio, dėklo, gautųjų konteinerio) apdorojimas vyksta griežtai pagal šį algoritmą:

Paimkite kitą viršutinį „Gautųjų“ krepšelio elementą.

Jei elementas reikalauja veiksmo ir tai užtrunka šiek tiek laiko (iki 5 minučių), tai atliekame nedelsiant.

Jeigu užduočiai atlikti reikia daug laiko, tuomet ją kam nors deleguojame arba atidedame.

Jei prekė „Gautųjų“ krepšelyje nereikalauja veiksmų, šią prekę išmetame, dedame į „Kada nors gal“ dėklą (sąrašą) arba paliekame šią prekę kur nors archyve kaip informacinę informaciją.

Norėdami organizuoti darbą su tomis užduotimis, kurioms reikia tolesnių veiksmų, Davidas Allenas siūlo tokias užduotis suskirstyti į kelis sąrašus:

Kiti žingsniai

Turėtumėte turėti papildomų konkrečių veiksmų, kurių reikia imtis, sąrašą. Tik tokiu atveju galėsite dirbti kuo efektyviau, „šlifuodami“ daugybę bylų.

„TimeMaster“ internetiniame renginyje panašus sąrašas pateikiamas darbų lape

Projektai

Užduotys, kurių tikslui pasiekti reikia daugiau nei vieno veiksmo, iš esmės yra projektai. Pavyzdžiui, norint pasiruošti pristatymui reikia paskambinti organizatoriams, apmokėti sąskaitą už patalpas ir pan. Kiekvienam projektui turi būti nustatyti tolesni veiksmai.

Naudodami „TimeMaster“ internetinį tvarkyklę, užduotis galite suskirstyti į papildomas užduotis per kelias sekundes.

Atidėtas

Jei užduotis buvo deleguota arba dėl kokių nors priežasčių gali būti atlikta šiek tiek vėliau, tokias užduotis reikėtų įtraukti į atskirą sąrašą.

TimeMaster internetinis organizatorius turi kontaktus, per kuriuos galite tvarkyti užduočių sąrašus.

Kada nors gal

Yra užduočių, kurios šiuo metu nėra aktualios, neaišku, ar jos bus aktualios ateityje, bet yra galimybė. Tokios užduotys pateikiamos atskirame sąraše.

„TimeMaster“ internetinėje tvarkyklėje tokius sąrašus galite tvarkyti per kelias sekundes, naudodami kontekstus.

Davidas Allenas rekomenduoja atsisakyti klasikinio griežto dienos planavimo, kai visa diena suplanuota minutė po minutės. Toks planavimas retai pritaikomas praktikoje, nes galite bet kada išsiblaškyti, o planai gali keistis.

Deividas mano, kad užduotys skirstomos į sunkias ir minkštas.

Lanksčios užduotys eikite į paprastą sąrašą. Tai užduotys, kurias galima atlikti bet kuriuo metu, todėl jas galima atlikti eilės tvarka. Į šią kategoriją patenka dauguma eiliniam žmogui skirtų užduočių.

Sunkios užduotys– tai užduotys, susietos su konkrečiu laiku. Pavyzdžiui, susitikimas, konferencija, suplanuotas skambutis, užduoties galiojimo laikas netrukus baigsis.

Tikslinga kalendoriuje laikyti tik sudėtingas užduotis. Dienos pradžioje peržiūrite savo kalendorių sąrašą ir užduočių sąrašą. Patogiausia, kai užduočių sąrašas ir kalendorius yra tame pačiame puslapyje. Taip planuoti lengviau. Jei dienos pradžioje nėra suplanuotų sunkių užduočių, tuomet lanksčias užduotis galite atlikti eilės tvarka: priklausomai nuo laiko, energijos ir išteklių turimų, užduotis atliekate nuo aukščiausio iki žemiausio prioriteto. Kai tik ateina laikas atlikti sunkią užduotį, darote pertrauką, atliekate sunkią užduotį ir grįžtate prie sąraše esančių užduočių atlikimo. Tai lanksčiausias, paprasčiausias ir patogiausias būdas planuoti dirbant su didelis skaičius verslui

Davidas savo knygoje taip pat mini planavimą iš viršaus į apačią. Jis naudoja tikslų, projektų ir užduočių peržiūros „iš viršaus“ analogiją:

1. einamieji reikalai;

2. einamieji projektai;

3. techninė užduotis;

4. ateinantys metai (1-2 metai);

5. penkerių metų perspektyva (3-5 metai);

Tačiau, kaip prisipažįsta pats Deividas, jo knygoje pagrindinis akcentas yra einamųjų reikalų ir projektų apdorojimo metodų aprašymas, o strateginiam planavimui reikėtų skirti atskiras knygas. Beje, strateginio planavimo metodus aprašė Steve Covey, ne mažiau žinomas pasaulinis laiko valdymo srities ekspertas. Tai aptariama straipsnyje apie strateginį planavimą.

Daugiau apie GTD techniką galite perskaityti to paties pavadinimo knygoje „Getting Things Done by David Allen“ arba sužinoti, kaip praktiškai pritaikyti šią ir kitas technikas naudojant internetinį organizatorių ir kitus įrankius mūsų vaizdo kurse.

Neprarask. Prenumeruokite ir gaukite nuorodą į straipsnį savo el. paštu.

Rusiško Davido Alleno knygos „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“ pratarmė prasideda taip: „Visiems šiuolaikiniam žmogui Katastrofiškai trūksta laiko, visi skundžiasi savo netvarkingumu – kartais pamirštate svarbų susitikimą, kartais vėluojate, kartais neskambinate laiku. Dėl to pablogėja santykiai su kolegomis ir draugais, žlunga darbo planai, pablogėja savijauta. Kuo žmogus labiau organizuotas, tuo lengviau jam sekasi tvarkyti darbus, buities darbus ir gyvenimą apskritai, tuo geresni jo santykiai su aplinkiniais.

Tokios situacijos daugeliui žinomos. Ir knygos autoriaus pažadas padėti žmonėms tapti organizuotesniems iš esmės paaiškina jos sėkmę. Tai liudija ne tik nuo 2001 metų vien Amerikoje parduota per 600 tūkstančių egzempliorių, bet ir daugelio autorių toliau plėtojama Alleno koncepcija, sukurta speciali programinė įranga, įskaitant mobiliąsias programas, kuriose kaip pagrindas naudojamas Getting Things Done (GTD) metodas. Šiandien visi internetiniai ištekliai yra skirti individualiems Allen metodams (pavyzdžiui, „43 aplankai“). Tai aiškiai parodo, kad autoriaus įvykiai padarė didelę įtaką tokiai sferai kaip asmeninė. Todėl šiame straipsnyje kalbėsime apie GTD sampratą, jos veikimo principus, taip pat kai kuriuos praktinius aspektus, kuriuos kiekvienas gali pritaikyti savo veikloje.

Kaip viską užbaigti

Darbų atlikimas– asmeninio efektyvumo didinimo technika, sukurta ir aprašyta Davido Alleno to paties pavadinimo knygoje. Santrumpa GTD yra labiau paplitusi. Vikipedija sako, kad frazės vertimas iš anglų kalba Formuluotė „sutvarkyti“ klaidingai vartojama rusų kalba (tokiu pavadinimu išleista knyga rusišku vertimu), o reikia „sutvarkyti reikalus“. Įdomus faktas yra tai, kad rusų ir anglų kalbų Vikipedijos skirtingai interpretuoja patį GTD technikos supratimą: pirmoji vadina ją nepriklausoma ir ribotai susijusia su laiko valdymu, o antroji teigia, kad GTD yra metodas. laiko valdymo sistema.

Daugelis ekspertų atkreipia dėmesį į specifinį Allenui būdingą pateikimo stilių. Jo idėjos, skirtingai nei Stepheno Covey pateiktos idėjos, nėra įkvepiančios, tačiau pateikia griežtą ir išsamų algoritmo aprašymą. Priešingai nei Covey, kuriam netrūksta filosofinių apmąstymų ir kuriam reikia aiškios misijos, apimančios pagrindinį gyvenimo tikslą, Allenas, priešingai, kuria sistemą „iš apačios į viršų“. Jis įsitikinęs: norint pakeisti savo gyvenimą, reikia pradėti ne nuo globalių užduočių, o nuo sutvarkymo pačiose nereikšmingiausiose aplinkos detalėse.

„Rekomenduoju veikti pagal principą „iš karto“, – taip autorius apibūdina savo paties metodo naudojimą. Anot Alleno, reikia ne tik skaityti ir įsidėmėti, bet ir iš tikrųjų pradėti juo naudotis, nes tam nereikia ypatingų įgūdžių, o rezultatai netruks laukti.

Taigi, apsiginklavę autoriaus patarimais, prieiname prie svarbiausio dalyko: klausimo apie dalykų atlikimo metodo esmę. Daugelis kritikuoja GTD koncepciją dėl jos sudėtingumo ir nesuprantamumo, o tai tuo pat metu netrukdo kiekvienam kurti savo sistemos, priimant tik kai kuriuos postulatus. Žemiau pateikiamos tik tokios rekomendacijos iš knygos „Getting Things Done“:

Erdvės organizavimas

Viena pirmųjų rekomendacijų knygoje. Anot Alleno, darbo vieta panašus į kontrolinį punktą, nuo kurio kasdien prasideda kelionė. Esmė čia labai abstrakti – esmė ne tiek ta, kad darbo vieta nebūtų nukrauta popieriais ir išsibarsčiusiomis kanceliarinėmis prekėmis (šis reikalavimas būdingas kiekvienam, kas kreipiasi į laiko planavimą), o tame, kad reikia kuo geriau jį organizuoti. „sau“, pagal jūsų veiklos tipą ir poreikius. Taip pat yra specifikos: GTD technika reiškia, kad be stalo, žinoma, yra ir šių atributų:

• popieriaus dėklai (ne mažiau kaip trys);
• A5 formato popieriaus pakuotė;
• rašiklis arba pieštukas;
• lipnūs lapai (~8 x 8 cm);
• sąvaržėlės;
• Skalbinių segtukai dideliems popieriaus rutuliams;
• segiklis;
• škotas;
• trintukas;
• Etikečių klijavimo mašina;
• Popieriniai aplankai;
• dienoraštis;
• šiukšliadėžė

Nuorodų informacijos saugojimo sistema

Kiekvienam reikia tokios sistemos. Spintelė korespondencijai laikyti, daug aplankų, mašina etikečių klijavimui – žodžiu, viskas, kas padeda susisteminti bet kokią gaunamą informaciją plaučių taikinys prieiti prie jo vėliau. Autorius įsitikinęs, kad laiško ar dokumento paskelbimas tokioje sistemoje turėtų trukti ne ilgiau kaip 60 sekundžių. Todėl geriau organizuoti kažką panašaus į abėcėlinį katalogą, kuris leis greitai ir patogiai pasiekti informaciją.

Sąrašai

Be kalendoriaus planavimo priemonės, kiekvienas turi turėti 4 sąrašus:

1. „Kiti veiksmai“. Šiame sąraše surašykite dalykus, kuriuos turite padaryti artimiausiu metu. Nesvarbu, kokia tai forma – popierinis bloknotas ar tekstinis dokumentas asmeninio kompiuterio darbalaukyje, svarbu, kad jis visada būtų su jumis. Tokiu būdu turėsite nuolatinį priminimą apie dalykus, kuriuos dar reikia padaryti. Tokį sąrašą reikia redaguoti ir kasdien jame daryti naujus įrašus.

2. Projektai. Pagal šią antraštę Allenas supranta įmones, kurios yra keli susiję poveiksmiai, todėl norint atlikti reikia daugiau nei vieno veiksmo. Projektus reikia stebėti, kad būtų galima spręsti apie jų įgyvendinimo eigą (kas savaitę).

3. Atidėtas. Šiame sąraše saugomi projektai, kurių įgyvendinimas yra kažkam deleguotas arba reikalauja išorinių veiksnių įtakos. Taip pat juos reikia sistemingai tikrinti (bent kartą per savaitę).

4. Kada nors/gal. Iš sąrašo pavadinimo aišku, kad tai neaiškių dalykų, kuriuos reikia padaryti ateičiai, sąrašas, pavyzdžiui, nubėgti maratoną ar pradėti rašyti tinklaraštį.

Šių sąrašų tvarkymas yra glaudžiai susijęs su pagrindiniu principus GTD: rinkimas, apdorojimas, organizavimas, peržiūra ir veiksmas.

Kolekcija. Davidas Allenas vartoja terminą „šiukšliadėžė“, nurodydamas informacijos surinkimą bet kurioje laikmenoje, siekiant išlaisvinti protą. Tai gali būti organizatorius, dienoraštis, nešiojamas kompiuteris. Turite viską išmesti iš galvos (šiuo atveju perkelti) ir pereiti prie kito etapo.

Apdorojimas. Apdorojant informaciją, ji turėtų būti skirstoma į du tipus: tą, kuriai reikia veiksmų, ir tą, kuriai nereikia. Dirbdami su pirmuoju tipu, arba patys, arba deleguojame, arba atidedame. Dirbdami su antruoju, atidėkite jį į šalį foninė informacija, atsikratykite jo, įtraukite į „kada nors“ sąrašą.

Dviejų minučių taisyklė – jei darbui atlikti reikia mažiau nei 2–5 minutes, jį reikia atlikti nedelsiant.

Apžvalga užduočių sąrašą reikia atlikti kasdien arba kuo dažniau. GTD reikalauja bent kartą per savaitę peržiūrėti visas veiklas, projektus ir neatliktus elementus.

Veiksmas. Fizinis užduočių atlikimas.

Be to, kas jau buvo pasakyta, norime atkreipti jūsų dėmesį į tai, kad GTD nėra unikali priemonė, o technikų rinkinys. Galite juos remtis, koreguoti, keisti pagal savo veiklos tipą ir poreikius.

Pasiekimų kontrolė

Kad smulkmenos, į kurias išskirstėme savo didelius, judėtų link užbaigimo, svarbu suprasti, kokio tikslo siekiame, kokių rezultatų norime pasiekti. Kaip jau minėta, pagal tai planuojama eilė nuoseklių veiksmų ir priminimų, sujungtų į vieną sisteminę sistemą. Kaip sunkesnė užduotis, tuo labiau ji turėtų būti suskirstyta į mažesnes „plytas“ ir kuo detalesnė ši sistema turi būti plėtojama. Pažvelkime atidžiau į pasiekimų etapus:

• Atsakymas į klausimą, ko norime pasiekti. Turime aiškiai suprasti, kodėl atliekame tam tikrus veiksmus. Tai tarsi lankininkas, besitaikantis į taikinio jaučio akį. Jis gali atlikti daugybę veiksmų nuo lanko stygos traukimo iki šaudymo, tačiau rezultatas vis tiek bus patikrintas strėlei pataikant į taikinio centrą. Neatsakęs į klausimą, jis gali pasiųsti rodyklę į auditoriją.
• Atsakymas į klausimą – kaip mes norime pasiekti. Čia daugumai žmonių pradeda aktyviai dirbti idėjų generatorius, gaminantis ir tinkamas, ir visiškai beprotiškas. Iš pradžių viską įrašę be kritikos, o paskui atrinkę tinkamiausius, lengviau pasieksite savo tikslą.
• Pasirinkus geriausią trajektoriją ir tiesiogiai ją sekti. Taigi, atsakę į klausimus, galime susidaryti aiškų planą, kuriuo vadovaudamiesi galime pasiekti savo tikslą.

Jūsų gyvenimas susideda iš užsibrėžtų tikslų, jūsų veiksmų serijos ir pasiektų rezultatų. Kuo geriau galėsite struktūrizuoti informaciją įvairiais lygiais, kurti veiksmų grandines ir jų laikytis, tuo geriau galėsite sutvarkyti savo reikalus.

Šiek tiek apie autorių

Pabaigai šiek tiek apie patį autorių. David Allen (g. 1945 m. gruodžio 28 d., Shreveport, JAV) yra laiko valdymo ir asmeninio produktyvumo ekspertas ir konsultantas. IN paauglystė buvo užsidegęs, laimėjo Luizianos valstijos debatų čempionatą. Universitete jis specializuojasi Amerikos istorijos studijose. Baigęs koledžą D. Allenas gana ilgai ieškojo savo vietos gyvenime. Jo paties patikinimu, iki 35 metų jis pakeitė mažiausiai 35 profesijas. Jo užimamų pareigų sąrašas išties įspūdingas, o kartais net egzotiškas. Būsimasis treneris dirbo padavėju, virėja restorane, karatė mokytoja, magas, tekintoju, vitaminų ir mopedų pardavėja, kelionių agente, turizmo vadybininke, kraštovaizdžio dizainere. Devintajame dešimtmetyje jis pradėjo kurti mokymo programas „Lockheed Corporation“ vadovams ir vadovams.

Šiandien D. Allenas vadovauja nuosava įmonė, kuri teikia instruktavimą efektyvaus valdymo ir produktyvumo srityse. Pats Allenas labai retai veda viešus seminarus. Jis taip pat yra vienas iš Actioneer Inc – įmonės, kuri specializuojasi biuro reikmenų gamyboje, įkūrėjų.

Allenas parašė tris knygas – jau išgarsėjusią „Getting Thinging Done: The Art of Streso Productivity and Ready for Anything: 52 Productivity Principles for Work and Life“, taip pat „Maing It All Work: Winning at the Game of Work and Business“ Gyvenimas“.

4brain vartotojams nuolaida

Pats Allenas labai retai veda viešus seminarus, tai daro jo sertifikuoti studentai. Taigi Rusijoje, Baltarusijoje ir Kazachstane jos sertifikuotas partneris yra „Everconsult“, vedantis mokymus apie GTD.

Bendrovė „Everconsult“ susisiekė su mumis ir pasiūlė visiems mūsų svetainės vartotojams 15% nuolaidą jų renginiams (besidomintiems). . Norint gauti nuolaidą registruojantis, tereikia įvesti reklamos kredito kodą.

Būtent dėl ​​šios priežasties, taikant GTD metodą, pirmoje vietoje yra informacijos rinkimas ir užrašymas. Štai kodėl stebuklingą užrašų knygelę su intelektualiniu potencialu turite visur ir visada turėti su savimi.

2. Paskirtų užduočių grafikas

Kalbant apie atliekamą užduotį, užduodame šiuos klausimus:

1. Kiek svarbi ši užduotis?
2. Kiek laiko užtruks šią užduotį atlikti?
3. Ar turite jį atlikti per tam tikrą laiką, ar galite tai padaryti kada tik norite?

Be to, GTD metodas 2 punkte numato aiškius konkrečios užduoties atlikimo veiksmus. Pavyzdžiui, jūsų sąraše yra varnelė: sukurkite verslo planą naujam projektui. Tada, norėdami užbaigti šią užduotį, turite ją suskaidyti į mažesnes, tarpusavyje susijusias papildomas užduotis.

Jei užduotis yra sukurti verslo planą, tai dažnai ši užduotis yra daug darbo. Ir kiekvieną kartą, kai žiūrite į tą elementą savo sąraše, norite jį vėl ir vėl atidėti. Problema ta, kad jūsų smegenys šią užduotį suvokia be konkretumo. Dėl šios priežasties šią užduotį turite padalyti į keletą mažesnių:

1. Internete raskite verslo planų pavyzdžių.
2. Pažvelkite į turinį, susipažinkite ir supraskite esmę.
3. Sukurkite panašų pavyzdį savo projektui.
4. Padarykite eskizus.
5. Ką nors pakeisti, ką nors pagerinti ir pan.

Kodėl taip lengviau? Nes mūsų smegenys mėgsta planuoti ir skirstyti dideles užduotis į smulkesnes. Be to, tai vyksta nuolat. Tarkime, kad norite eiti į restoraną. Jūsų smegenys pradeda mąstyti (planuoti) žingsnis po žingsnio:

• Kokios virtuvės norite;
• Kokius draugus turėčiau pakviesti?
• Kokiu laiku geriausia vykti;
• Koks bus oras ir ką turėčiau dėvėti...

Taigi smegenys šią užduotį suskirsto į subužduotis ir be didelio streso viską sprendžia žingsnis po žingsnio. O sudėtingesniais ir ne tokiais maloniais klausimais smegenims reikia jūsų pagalbos.

3. Reikalų sisteminimas

Trečias GTD metodo taškas yra dalykų organizavimas:

• Pagal svarbos laipsnį;
• Skubumas;
• Ir pagal nueitų žingsnių skaičių.

Norėdami tai padaryti, turite sukurti kelias kategorijas ir subkategorijas, o tada paskirstyti atvejus tarp jų.

1 pavyzdys. Po mėnesio jūsų laukia susitikimas su buvusiu darbo draugu. Norite su juo susitikti, bet nežinote, kas gali nutikti šiuo laikotarpiu, kur būsite ir pan. Šią užduotį galite drąsiai įtraukti į subkategoriją Nr. 1. Prieš savaitę nustatykite priminimą „Google“ kalendoriuje ir išspręskite šią problemą.

2 pavyzdys. Turite norą mokytis. Tiesą sakant, tai galima padaryti, kai yra laiko. Ši užduotis gali būti įtraukta į subkategoriją Nr.2, t.y., patartina ją atlikti.

— Antroji kategorija yra svarbūs dalykai. Apskaičiuojame apytikslį laiką, kurio prireiks šiai užduočiai atlikti. Jei tai užtrunka mažiau nei 3 minutes (perskaitykite trumpą straipsnį, atsakykite į el. laišką...), tuomet tai reikia padaryti iš karto, prieš pradedant kur nors užsirašyti.

Po to kategoriją Nr. 2 suskirstykite į subkategorijas. Pavyzdžiui, 1 - projektas, 2 - asmeninis; 3 - verslas... Išskirstykite savo idėjas į kategorijas ir jei tam tikru metu yra problemų, kurias reikia išspręsti, tai šalia nurodykite būtent šį laiką.

4. Peržiūrėkite ir atnaujinkite

GTD sistemoje labai svarbus ir taškas Nr.4. Peržiūrėkite savo sąrašą 1–2 kartus per savaitę. Tai daroma norint pridėti naujų dalykų, ištrinti jau atliktus dalykus arba ištrinti dalykus, kurie prarado savo aktualumą.

Daugelis žmonių, naudojančių GTD sistemą, nepaiso šio taško. Ir tai yra vienas iš svarbiausių etapų. Nes produktyvumo pagrindas yra tikslumas ir sąmoningumas. Jei jūsų sąrašas yra siaubingos būklės, neturėsite noro prie jo grįžti ir messite savo pastangas.

5. Sekite

Atlikite užduotis pagal jų skubumą, svarbą, nuotaiką ir motyvaciją. Norint įtraukti GTD metodą į savo gyvenimą, reikia praktikos ir disciplinos.

Tai verta, nes naudodamiesi GTD įrankiais turėsite laiko, tobulėsite ir jausitės pilnai!

Skirta Katherine,

mano nuostabiam gyvenimo ir darbo partneriui

Turėkite laiko gyventi!

Jau kurį laiką santrumpa GTD daugeliui žmonių Rusijoje tapo tokia pat pažįstama kaip USB ar GPRS. Internetiniuose forumuose, skirtuose laiko planavimui ir asmeniniam efektyvumui, „Getting things done“ sistema diskutuojama taip pat aktyviai, kaip ir dienoraščio pasirinkimas ar gyvenimo tikslų nustatymas.

Laimei, per dešimt Rusijos laiko valdymo bendruomenės gyvavimo metų iškilo klausimas „Planuoti ar neplanuoti laiką? nustojo būti aktualus. Neplanuoti savo laiko, vėluoti į susitikimus, pamiršti įsipareigojimus yra taip pat nepadoru, kaip restorane nesinaudoti šakute ir peiliu. Per pastaruosius kelerius metus laiko valdymas užėmė tą pačią vietą mūsų gyvenime kaip sporto salė ar baseinas. būti gerai fizinis pasirengimas- natūraliai. Metodai gali būti įvairūs – plaukimas, joga, tinklinis... – esmė ta pati. Taip pat madinga ir natūralu daryti viską, nieko nepamiršti, visada rasti laiko darbui, laisvalaikiui, bendravimui su šeima ir draugais.

Pagrindinis klausimas – kokius saviorganizacijos būdus pasirinkti, santykinai tariant, „kas man labiau tinka: plaukimas ar treniruoklių salė? Kaip lengviau, patogiau ir su malonumu susikurti asmeninę laiko valdymo sistemą? Priklausomai nuo psichologinis tipas Vieniems lengviau valgyti su peiliu ir šakute, kitiems – su japoniškomis lazdelėmis. Bet kokiu atveju reikalinga tam tikra sistema, seka ir metodika.

Kiekviena išsivysčiusi šalis turi ekspertų, kurie specializuojasi laiko valdymo srityje. Rusijos skaitytojai puikiai žino Lotharo Seiwerto, Heidelbergo strategijos ir laiko planavimo instituto vadovo, knygas; Stephen Covey, Amerikos FranklinCovey Corporation prezidentas; Brianas Tracy, lyderystės ir efektyvumo specialistas; Kerry Gleason, Stefan Rechtshafen, Julia Morgenstern ir kiti Kai kurie kūriniai dar neišversti į rusų kalbą ir laukia sparnuose – Marko Forsterio (Didžioji Britanija), Haroldo Tayloro (Kanada) ir kt. Tarp tokių specialistų yra ir Davidas Allenas. , kurios sistema gerai žinoma JAV ir jau sulaukė daugybės gerbėjų mūsų šalyje.

Paties Deivido darbo grafikas įspūdingas: jo seminarų grafikas didžiausi miestai JAV ir Europa. Jo knyga aiški, praktiška, pagrįsta receptais, technologiškai pažangi. Dėl kai kurių principų ir rekomendacijų verta ginčytis, ir, be abejo, knygos vertimas į rusų kalbą yra skirtas aktyvių diskusijų katalizatoriumi. Tačiau viena aišku: knyga paklausi ir naudinga. Tai įrodo jo populiarumas Rusijoje net originaliu anglų kalba.

Linkiu tau, skaitytojau, pasiteisinus Davido Alleno patirtimi ir praktinėmis rekomendacijomis, išmokti turėti laiko gyventi. Gyvenk turtingai, efektyviai, gražus gyvenimas, kurioje kiekviena Laiko minutė turi savo svorį ir didžiausią vertę.

Sėkmės tau!

Glebas Archangelskis,

Bendrovės „Laiko organizacija“ generalinis direktorius

Rusijos laiko valdymo bendruomenės kūrėjas

www.improvement.ru

Iš autoriaus

Čia yra strategijų ir principų lobynas. Atrasite savyje naujų jėgų, išmoksite išlikti ramūs ir daug efektyviau susitvarkysite su reikalais, įdėdami žymiai mažiau pastangų. Gebėjimas atlikti darbus ir sėkmingai atlikti užduotis yra svarbus, tačiau tuo pačiu jums asmeniškai nereikėtų trukdyti mėgautis gyvenimu, kuris sunkiai dirbant atrodo beveik ar net visiškai nepasiekiamas. Tačiau nekalbame apie „arba/arba“ pasirinkimą: patikėkite, kasdienių rūpesčių pasaulyje galite dirbti efektyviai ir tuo pačiu gyventi savo malonumui.

Produktyvumas yra vienas didžiausių svarbius aspektus dirbti. Galbūt tai, ką darote, yra tikrai svarbu, įdomu ar naudinga, o gal ne, bet darbas turi būti atliktas bet kuriuo atveju. Pirmuoju atveju, kaip taisyklė, norite gauti maksimalią grąžą už sugaištą laiką ir pastangas. Antruoju – kuo greičiau imkitės naujo verslo, nepalikdami jokių „uodegų“.

Menas atpalaiduoti protą ir gebėjimas jį išlaisvinti nuo visų rūpesčių ir rūpesčių tikriausiai yra viena didžiausių didžių žmonių paslapčių.

Kapitonas J. Hatfieldas

Ir kad ir ką darytumėte, tikriausiai norėtumėte jaustis ramiau dėl to, kas vyksta, ir būti tikri, kad šiuo metu turėtumėte daryti būtent tai, ką darote. Nesvarbu, ar geriate alų su bendradarbiais po darbo, žavitės savo kūdikiu, vidury nakties miegančiu savo lovelėje, atsakote į el. laišką ar greitai pasikalbate su klientu po oficialaus susitikimo, turite būti tikri. kad šiuo metu turėtumėte tai daryti.

Dirbant su knyga, mano tikslas buvo išmokyti dirbti kuo efektyviau ir kuo greičiau atsipalaiduoti, kai tik panorėsite ar pajusite poreikį.

Aš, kaip ir daugelis jūsų, ilgai ieškojau atsakymų į klausimus: ką, kada ir kaip daryti. Ir dabar, po daugiau nei dvidešimties metų, praleistų kuriant ir diegiant naujus individualaus ir organizacijos produktyvumo didinimo metodus, po daugybės tyrimų ir savęs tobulinimo bandymų, galiu drąsiai teigti, kad vieno universalaus sprendimo nėra. Nėra kompiuterines programas, seminarai, asmeniniai planuotojai ir asmeninės misijos pareiškimai nepalengvins jūsų dienos ir nepriims sprendimų už jus diena po dienos, kiekvieną savaitę ir visą gyvenimą. Be to, kai tik surasite būdą, kaip padaryti savo darbą produktyvesnį ir supaprastinti sprendimų priėmimą tik vienu lygiu, turėsite naujų pareigų ir kūrybinių tikslų, kurių nebegalite pasiekti naudojant paprastą formulę.

Tačiau nors ir nėra paprastų įrankių asmeniniam organizavimui ir produktyvumui tobulinti, yra žingsnių, kurių galime imtis, kad juos patobulintume. Metai iš metų, kai dirbau su savimi, radau gilesnių ir svarbesnių dalykų, į kuriuos reikia sutelkti dėmesį, idėjų, apie kurias galvoju, ir ką daryti. radau paprasti procesai, leidžiantis žymiai padidinti žmogaus gebėjimą kūrybiškai ir konstruktyviai žiūrėti į pasaulietinius rūpesčius, kuriuos gali įvaldyti kiekvienas.

Ši knyga yra daugiau nei dvidešimties metų individualaus produktyvumo tyrimų kulminacija. Tai vadovas, kaip maksimaliai padidinti rezultatus ir sumažinti išlaidas pasaulyje, kuriame darbas kasdien tampa sudėtingesnis ir reikalauja kelių sprendimų. ginčytinus klausimus. Daug valandų praleidau mokydamas žmones, dirbančius priešakinėse linijose – darbo vietoje – padėdamas jiems atlikti ir organizuoti atliekamas užduotis. Mano atrasti metodai pasiteisino įvairiose organizacijose, visose veiklos srityse, įvairiose kultūrinėse aplinkose, net mokykloje ir namuose. Po dvidešimties metų mokymo ir mokymo labiausiai patyrusių ir produktyviausių darbuotojų supratau, kad pasauliui reikia mano metodų.

Organizacijų vadovai stengiasi įteigti „didžiausią produktyvumą“ sau ir savo pavaldiniams kaip pagrindinį standartą. Jie, kaip ir aš, žino, kad darbo dienos pabaigoje uždarytos durys Yra telefono skambučiai, į kuriuos jie nespėjo atsakyti, užduotys, kurias reikia deleguoti, neatsakyti klausimai susitikimų ir diskusijų metu, neįvykdytos pareigos ir dešimtys neskaitytų el. Daugeliui verslo žmonių sekasi, nes jų išspręstos problemos ir realios galimybės galiausiai yra svarbesnės nei jų portfelio ir biurų trūkumai. Tačiau esant dabartiniam gyvenimo ir verslo plėtros tempui, ši pusiausvyra tampa labai nestabili.

Viena vertus, mums reikia patikrintų įrankių, kurie padėtų žmonėms sutelkti savo strategines ir taktines pastangas ir neleistų jiems pamiršti nieko svarbaus. Kita vertus, būtina sukurti tokią darbo aplinką ir metodus, kurie neleistų pajėgiems darbuotojams „perdegti“ darbe esant spaudimui. Mums reikia nuoseklių darbo stiliaus standartų, kurie apsaugotų mūsų geriausius ir šviesiausius darbuotojus nuo streso.

Tai galioja ne tik organizacijoms, to reikia ir mokykloms, kuriose vaikams vis dar nepaaiškinta, kaip analizuoti gautą informaciją, kaip orientuotis į rezultatą ir kokių veiksmų imtis norint jį pasiekti. Šios žinios reikalingos kiekvienam iš mūsų: juk tai leis išnaudoti visas mums atsiveriančias galimybes tobulėti patiems ir nuolat tobulinti mus supantį pasaulį.

Principų, kuriais dalinuosi „Getting Things Done: The Art of Productivity Be streso“, galią, paprastumą ir efektyvumą geriausiai galima patirti iš pirmų rankų: realiu laiku, tikroje aplinkoje, realus pasaulis. Natūralu, kad knygos tikslas yra apibūdinti didžiojo darbo eigos valdymo ir didelio produktyvumo meno esmę. Stengiausi pateikti medžiagą taip, kad gautumėte bendrą vaizdą ir tuo pačiu metu skaitydami knygą galėtumėte pajusti tiesioginius rezultatus.

Knyga suskirstyta į tris dalis. Pirmoji dalis atskleidžia bendrą vaizdą, talpina trumpa apžvalga sistemą, paaiškina jos unikalumą ir aktualumą, o po to glausta ir prieinama forma tiesiogiai pristato pagrindinius metodus. Antroje dalyje paaiškinama, kaip sistemos principus taikyti praktikoje. Čia galite praktikuotis ir žingsnis po žingsnio išmokti pritaikyti aprašytus modelius kasdienybė. Trečioje dalyje aprašomi dar didesni ir efektyvesni rezultatai, kurių galima pasiekti, jei metodiką ir modelius padarysite neatsiejama savo darbo ir asmeninio gyvenimo dalimi.

Prisijunk prie mūsų! Noriu, kad jūs ne tik patikėtumėte, bet ir būtumėte įsitikinę, kad šiuos metodus galite ir turite naudoti jūs asmeniškai. Noriu, kad suprastumėte, jog tai, ką pažadu, yra ne tik įmanoma, bet ir pasiekiama kiekvienam iš jūsų. Ir noriu, kad žinotumėte, jog viską, ką siūlau, labai lengva įgyvendinti. Tam nereikia jokių specialių įgūdžių. Jau mokate susikaupti, užsirašykite svarbi informacija, priimti sprendimus dėl norimų rezultatų ir būsimų veiksmų, pasverti alternatyvas ir pasirinkti. Pamatysite, kad daugelis dalykų, kuriuos visada darėte instinktyviai ir intuityviai, iš tiesų yra teisingi. Parodysiu, kaip šiuos pagrindinius įgūdžius perkelti į kitą efektyvumo lygį. Aš padėsiu jums visus šiuos įgūdžius paversti nauju elgesiu, kuris taps jūsų švyturiu.

Visuose knygos puslapiuose nuolat remiuosi mokymo programomis ir seminarais produktyvumo tema. Pastaruosius dvidešimt metų dirbau vadybos konsultantu tiek vienas, tiek nedidelėse komandose. Mano darbą daugiausia sudarė individualus mokymas didinti produktyvumą ir vesti seminarus apie knygoje aprašytus metodus. Su kolegomis apmokėme daugiau nei tūkstantį žmonių, vedėme mokymus šimtams tūkstančių specialistų, surengėme šimtus grupinių seminarų. Iš šios patirties pasisėmiau įspūdžių ir pavyzdžių šiai knygai.

Šios knygos esmę puikiai užfiksavo mano klientė, kuri rašė: „Kai pirmą kartą pradėjau naudotis šios programos principais, jie išgelbėjo man gyvybę... Kai įpratinau juos, jie pakeitė mano gyvenimą. Tai vakcina nuo kasdienės kovos su gyvybe ar mirtimi, kai „projektas turėjo būti baigtas vakar“, ir priešnuodis disharmonijai, kurią daugelis žmonių įneša į savo gyvenimą.