Заполнить чек лист. Почему чек-лист просто необходим вам на работе

Мы в МИФе любим чек-листы. Они помогают не тратить мыслетопливо на рутинные операции, не забивать память деталями и в то же время помнить о важном. Чек-листы можно использовать не только в работе, но и в личной жизни, чтобы заводить полезные привычки, заботиться о себе и всё успевать. Поэтому мы сделали красивые, разноцветные чек-листы с сердечками, домиками и желудями на разные случаи жизни. Рассказываем, в обретении каких привычек они помогут.

Как чек-лист спасает жизни, или Почему это работает

Переключайтесь

Многие думают, что чек-листы - это слишком просто, чтобы действительно что-то изменить. Но ведь простые инструменты всегда работают лучше всего. Чек-листы способны не просто помочь в жизни, но и спасти ее. Не верите? Вот история.

Пациенты клиник часто лежат под внутривенной капельницей. Если в капельницу попадет инфекция, последствия могут быть очень тяжкими. Устав от «капельничных инфекций», доктор Питер Проновост из Университета Джона Хопкинса составил чек-лист из пяти разделов.

В нем были прямые советы: врач должен мыть руки перед установкой капельницы, кожу пациента надо обработать антисептиком и так далее. Никаких научных новшеств, ничего спорного. Однако результаты удивили: за 18 месяцев после введения чек-листа в практику одной из больниц заражения практически исчезли, а больница сэкономила примерно 175 миллионов долларов на лечении сопутствующих осложнений.

Чек-лист спас более 1500 жизней.

Как такая простая мера оказалась столь мощной? Чек-листы учат людей лучшему и показывают надежный способ сделать все правильно. Это как раз то, что нужно, чтобы начать действовать и не сбиться с верного пути.

Если чек-листы способны помочь в таком серьезном деле, как медицина, стоит ли удивляться, что они могут облегчить нашу жизнь? Вот 8 привычек, которые легко внедрить с помощью чек-листов.

Заводить полезные привычки

Супермен по привычке

Подумайте минутку о том, что вы хотели бы сделать в жизни, но руки так и не дошли. Может, вы всегда мечтали получить диплом специалиста или докторскую степень, пробежать марафон, написать книгу, открыть бизнес, отправиться в путешествие или отреставрировать винтажный автомобиль…

А теперь вспомните, когда вы в последний раз сделали шаг к этой цели или занялись любимым делом?

Мало кто, рассказывая о мечтах, говорит об оплате счетов за электричество или заполнении налоговой декларации. Но в жизни мы почему-то отводим основное место именно этому: рутинным делам, которые просто избавляют нас от текущих проблем. А занятия, которые ведут к большим целям, мы оставляем на потом. Которое никогда не наступает.

Запланируйте важные для вас дела прямо сейчас.

Впишите их в чек-лист и делайте по одному делу каждый день. Это не сложно и не долго. Главное - начать.

Чек-лист важных дел , которые больше нельзя откладывать

Высыпаться

Личные границы

Готовы поспорить, вам не надо рассказывать о пользе сна и вреде недосыпа. Мы все слышали об этом сотню раз. Вопрос в другом: как начать высыпаться? Ведь всегда находятся дела поважнее. Поэтому нам нужен план.

Определите, во сколько вы хотите проснуться, и отсчитайте 8 часов назад. Это время, когда нужно заснуть. Отсчитайте от него еще некоторое время, необходимое для подготовки ко сну. Сколько минут понадобится, чтобы запереть дверь, умыться и почитать перед сном?

Вот примерный ритуал: 22:00 - включить посудомойку, проверить входную дверь, 22:15 - почистить зубы, 22:30 - лечь в постель с книжкой, 23:00 - заснуть.

В помощь - чек-лист с сонными домиками. Ваша задача - усыпить всю деревню. Как быстро вы с этим справитесь?

Чек-лист с сонными домиками поможет следить за своим отдыхом

Питаться здоровой пищей

Ближе к телу

Считать калории и каждый день бегать по магазинам в поисках сельдерея утомительно. Есть более простой способ обогатить рацион - метод сбалансированной тарелки. Его преимущество в том, что не нужно ограничивать или взвешивать свою еду, подсчитывать калории или изучать ингредиенты. Все, что потребуется, - это глаза и чек-лист-напоминалка.

Сбалансированный чек-лист для правильного питания

Одна важная особенность: основу рациона должны составлять растительные продукты. Почему? Потому что они снабжают организм клетчаткой, витаминами и минералами. Две или даже три четверти сбалансированной тарелки состоят из растительной пищи - фруктов, овощей, бобовых, семян, орехов и цельнозерновых продуктов. Если вы как следует поработаете над адекватным наполнением этой части тарелки, остальное не будет иметь особого значения.

Сбалансированная тарелка дает энергию, оздоровляет процесс пищеварения, поддерживает нормальную кишечную микрофлору, повышает иммунитет и помогает сохранять оптимальную форму. Просто повесьте чек-лист на холодильник и ешьте на здоровье.

Вести дневник

Дневник как путь к себе

Дневник помогает следить за событиями вашей жизни, отслеживать динамику и рост, помнить о важных вехах. Он служит личным психотерапевтом: изливая на бумагу свои мысли и чувства, мы становимся спокойнее, лучше понимаем себя, находим пути и возможности, которых не видели из-за бурлящих эмоций.

Многие отказываются от дневников из-за нехватки времени. В книге «Дневник как путь к себе» есть замечательный способ вести дневник очень быстро, буквально за одну минуту в день. Вот этот способ.

Вечером в настенном календаре записывайте только один эпитет, характеризующий ваш день. Под ним расположите еще один, описывающий мечты на завтра. Это станет увлекательным упражнением по созданию собственной реальности.

Метод очень хорош, только вот писать в календаре неудобно. К тому же, мы пользуемся Google-календарем, который для этого не предназначен. Поэтому мы сделали специальный чек-лист.

Дневниковый чек-лист , помогающий творить свою реальность

Говорить «спасибо»

Управляй гормонами счастья

Нет-нет, мы сейчас не о вежливости. Мы о том, сколько в вашей жизни положительных эмоций. Маловато? Тогда заведите привычку каждый день находить 3 вещи, за которые вы можете сказать жизни или окружающим «спасибо».

Сначала может быть сложно, но постепенно вы будете видеть всё больше поводов и радостных событий. В кране есть горячая вода? Спасибо. С утра выглянуло солнышко? Спасибо. Кофе получился как раз как вы любите? Спасибо.

Чтобы не забывать благодарить, мы сделали специальный чек-лист. Когда вы начнете его заполнять, количество приятных моментов станет нарастать, как снежный ком. Заполнив чек-лист до конца, вы сможете его перечитать и порадоваться тому, сколько в вашей жизни хорошего. Попробуйте. Этот чек-лист действительно волшебный.

Чек-лист благодарности

Читать книги

Читать больше - вопрос не времени, а привычки. Люди, которые много читают, делают это везде: в пробках и очередях, в метро и трамваях, на обеде и перед сном. Даже если удается за раз выхватить всего 5 страниц, в сумме это дает ощутимое движение вперед.

Но знаете, что нужно, чтобы это сработало? Список для чтения и книги под рукой. Если выдалась свободная минутка, а книги нет - рука сама собой полезет за телефоном, глаза уткнутся в соцсети и прощай, время, которое можно было посвятить чудесной, незабываемой, желанной и долгожданной книге.

Чтобы такого не произошло, мы сделали книжную полку - в виде чек-листа, конечно. Впишите сюда названия книг, которые хотите прочитать, и не забудьте их купить. А потом читайте и закрашивайте корешки.

Чек-лист читателя

Заботиться о себе

Самое важное дело, о котором так легко забыть. Помните, как говорят в самолете: сначала наденьте кислородную маску на себя, потом помогите другим. С заботой то же самое. Если вы не позаботитесь о себе, на других просто не хватит сил. Так что прежде, чем помогать друзьям с переездом, доделывать за коллегу квартальный отчет и готовить для любимой семьи ужин из восьми блюд, подумайте: а о себе вы уже позаботились?

Начав заботиться о себе прямо сейчас, вы скорее станете тем, кем хотите быть.

Случайно открыл для себя интересный инструмент формирования хороших привычек. Сначала расскажу историю, а потом дам сам инструмент.

Столкнулся с такой проблемой

Я стал поздно ложиться спать, часто уже после рассвета. В результате поздно вставал, не высыпался и хуже себя чувствовал целый день. К вечеру очень уставал, но не мог уснуть и тупил в телефон. Это был замкнутый круг.

Попробовал ставить будильники и напоминалки

Начал с обычного будильника на вечер. Сигнал означал, что пора идти спать. Но будильник не помог. Он заставал меня в середине какого-нибудь дела, и я его выключал сначала с лёгким раздражением, а потом на полном автомате.

Попробовал ставить себе событие в календарь с уведомлением на экран, в почту и телефон:

А сейчас ты прекращаешь заниматься тем, чем ты там занимаешься, и идёшь спать. Иначе П*****Ц!

Уведомления приходили сразу на все устройства и звучали как оружейный залп. Первое время это производило впечатление на мозг, и он слушался. Потом пару раз залп застал меня за скайпом, который нельзя было быстро прервать, и мне пришлось проигнорировать уведомления. Уведомления перестали казаться обязательными. Скоро воспринимаемый смысл поменялся на «в течение часа надо спать». Немедленная реакция на них больше не требовалась, поэтому мозг быстро научился их игнорировать полностью. Провал!

Пора было менять тактику.

Решил собрать информацию

Завёл листик А4 с 4 строками:

Проснулся отдохнувшим
Встал до 10 часов
Лёг до 24 часов
Лёг без экранов

Положил этот листик с ручкой на стол в ванной. Утром мозг видел листик и на автомате ставил 4 закорючки.

Несколько недель ничего не происходило, а потом началась магия.

Я заметил и прочувствовал связь: «лёг без экранов - проснулся отдохнувшим». Это придало сил.
Понял связь между листочком и реальностью. Появился азарт управления числовыми метриками.
Я больше не мог так просто игнорировать напоминалки. Раньше пропущенное напоминание исчезало навсегда. На следующий день прилетало новое, и так же исчезало без следа. А теперь всё попадает в таблицу. Пропущенные напоминания не исчезают, а суммируются.

Этот механизм оказался крайне удачным

Отдельной метрикой стало «настроение». Так я понял, что 15 минут медитации в день стабильно и надёжно повышают моё настроение на единичку. Ещё это делают музыка, общение с друзьями, мощный мотоцикл и активный спорт. Для меня это больше не «книжные» знания, а «внутренние». То есть такие, на основании которых я действую.

Дальше механизм переехал в онлайн

Переход в онлайн - это большой риск, потому что листик сам попадается на глаза каждое утро, а про программу надо специально вспоминать. Я бы начал пропускать дни, и система бы рухнула. Поэтому я заменил листик на старый айпад, оставил там всего 1 программу и положил ровно на то же место. Для надёжности создал ежедневную задачу «Заполни личный чек-лист».

Специального приложения в аппсторе не нашлось, но с функцией неплохо справились Гугл Таблицы. См. скриншот в начале поста.

Результат

Прошло уже 6 месяцев, полёт нормальный. Проблем со сном больше нет, почти все остальные показатели в зелёной зоне. Среднее настроение повысилось с 5-6 до 7-8. И для меня это не просто циферки!)

Вот финальный шаблон таблицы , можете скопировать и адаптировать под себя. Подсветка настраивается по строкам с помощью условного форматирования (conditional formatting). Но лист бумаги и ручка круче, честное слово.

Успеть сделать все, ничего не забыть и ни в чем не ошибиться! Вы будете удивлены, но именно с подобными мыслями ложатся спать или встают по утрам многие современные люди. Какие только методы и средства не используются для повышения профессиональной и личной продуктивности. Кто-то ставит будильники и напоминания на личных электронных устройствах, кто-то «по старинке» обклеивает все вокруг себя разноцветными стикерами. Но существует и один действительно удобный вариант, который работает - чек-лист. Что это такое и всем ли подойдет данное волшебное средство?

Волшебные списки, проверенные в полетах

Считается, что первоначально чек-листы начали использоваться в авиации. Управление самолетом включает в себя ряд выполнения множества сложных операций в определенной последовательности. И без системы напоминаний даже опытный пилот с помощником может ошибиться, а ошибки в таком деле могут нести тотальные последствия. Именно поэтому в качестве дополнительной «страховки» авиаторам на каждый полет предлагается чек-лист. Что это? По сути, список, состоящий из отдельных действий, необходимых к выполнению, в данном случае организованный в правильной последовательности. Так как данный инструмент идеально работает в авиации, его взяли на вооружение и гражданские люди, профессии которых далеки от авиационных.

Кому будут полезны чек-листы и для чего?

Ежедневные системы напоминаний пригодятся любому человеку, желающему повысить личную продуктивность. Тайм-менеджмент - это та область знаний, основные принципы и техники которой одинаково успешно может использовать и руководитель, и начинающий предприниматель и любая домохозяйка. Меняется только конкретика, так как у каждого вида деятельности своя специфика. В стандартном своем варианте чек-лист - это перечень действий и задач. Но если это необходимо, можно составить его в виде списка каких-то отдельных предметов. Многие ведут списки покупок - а это, по сути, тоже чек-листы, так же как и любой кулинарный рецепт, записанный столбиком в виде набора компонентов с рекомендациями по дозировке. Между прочим, практически во всех заведениях общественного питания такие напоминания висят на кухне для поваров, чтобы те могли готовить быстрей, пользуясь подсказками по весу порции и каждого конкретного продукта, используемого в определенном блюде. Чаще всего чек-лист создается для одного человека, но если определенная задача будет решаться группой лиц, список также выручит. В этом случае необходимо разбить дело/конечную цель на подпункты, каждый из которых будет выполнять один сотрудник. Далее каждая задача закрепляется за определенным исполнителем и при необходимости тот расписывает ее для себя поэтапно в личном чек-листе.

Общие правила составления

Если вы хотите стать продуктивнее и успевать больше без лишней суеты, самое время попробовать составить свой первый чек-лист. Такой план должен иметь четкую структуру и привлекательный внешний вид. Желательно также соблюдать временную последовательность (отказаться от нее можно, если все задачи бессрочные). Избегайте длинных пунктов, желательно, чтобы каждая задача выражалась 3-4 словами, и обязательно используйте глаголы. Как составить чек-лист, который будет работать? Все просто - выберете удобный для себя формат: бумага, заметка в телефоне или файл на компьютере. Всего у вас должно быть две колонки, в первой будет записан номер и сформулирована сама задача, а во второй - ставится отметка по мере выполнения. Специалисты советуют не вычеркивать сделанные дела, а именно помечать их галочками или крестиками.

Формулируйте задачи правильно

Для того чтобы ваши чек-листы действительно начали работать, важно научиться верно формулировать задания. Дела, выполняемые регулярно, можно не расписывать на подпункты, а вот разовые задачи и поручения желательно разбивать на подпункты. К примеру: переговоры с новыми клиентами желательно записать как минимум с 3 пометками, выделив для себя те темы, которые обсудить необходимо. Если же вам необходимо отправить ежедневный отчет, пишем задание одним пунктом. Обязательно записывайте все, что вы действительно можете забыть. Для сокращения времени выполнения дел можно также делать в чек-листе и развернутые пометки, к примеру, вносить контактную информацию тех, с кем вы планируете связаться.

Некоторые специалисты по деловому планированию советуют записывать в чек-лист задачи так, как будто они уже выполнены. Соответственно писать не «надо сделать…» а «….сделано!». Это достаточно эффективный, с точки зрения психологии, прием, однако к нему потребуется привыкать некоторое время. Удобно использовать и систему маркировки. Выбирайте наиболее удобный для себя вариант: текстовыделители, подчеркивание. Но постарайтесь не увлекаться выделением, иначе у вас получится слишком пестрый и яркий чек-лист. Заполнение списка дел следует вести одним цветом, а для выделения используйте не более двух цветов, отмечая действительно самое важное.

Не пытайтесь успеть все

Популярный вопрос среди тех, кто только начинает работать со списками дел: чек-лист - что это, план работы на неделю или ежедневный? Долгосрочные цели и дела необходимо записывать отдельно. Чек-лист же - это мини-список, рассчитанный на один день. Общее количество пунктов не должно превышать 20. В противном случае вы или не справитесь или переутомитесь, а эти оба варианта не имеют ничего общего с продуктивностью. Составление чек-листа может стать регулярным вечерним или утренним ритуалом. В конце дня самое время просмотреть свой список и понять, все ли намеченные дела были выполнены в нужном объеме.

Проверка обязательна

Итак, предположим, вы закончили составление своего первого чек-листа. Что же делать дальше? Все просто, теперь самое время внимательно его прочитать и проверить. Во-первых, важно действительно ничего не забыть и не упустить. Во-вторых, во время проверки вы можете что-то скорректировать и дополнить при необходимости. И только если вас все устраивает, можно брать чек-лист в работу. Постарайтесь не забывать своевременно ставить пометки о выполнении дел. Если вам кажется, что создание чек-листов - это долго и сложно, спешим вас разубедить. Для удобства можно хранить некоторые шаблоны, к примеру, списки для сбора вещей в командировку, или основные задания на каждый день (при условии, что они повторяются). В среднем заполнение чек-листа занимает не более 10-15 минут вместе с проверкой, важно только выбрать время, когда вас никто и ничто не будет отвлекать.

Инструмент для анализа

Чек-лист - это не только инструмент для напоминания и повышения продуктивности. Использовать списки дел можно и в корпоративной среде. Руководитель может составлять чек-листы для своих подчиненных и с их помощью отслеживать и контролировать процесс выполнения задач. Пригодится данный инструмент и в том случае, если вы только начинаете работать над собой, ищете наиболее подходящие методики и варианты распределения дневной активности. В этом случае также необходимо ежедневно проверять количество или процентное соотношения выполненных дел и нерешенных задач и далее формировать новую программу на следующий день на основе полученных результатов. Получается, что на вопрос: «Чек-лист - что это такое?» можно ответить следующим образом: инструмент для повышения и оценки продуктивности.

Случалось ли вам забывать что-нибудь?

Например, плавки в бассейн или студенческий?

Разворачиваешь машину, ругаешь себя последними словами… Уверен, у каждого были такие моменты.

Сегодня мы поговорим о надёжном средстве «чтобы не забывать» - чек-листах.

Что такое чек-лист?

Это набор каких-то действий, которые нужно выполнить. Или предметов, которые нужно взять. Плюс пометки, схемы, подсказки.

Смысл чек-листа - не допустить ошибку. Избежать форс-мажора и нервотрёпки. Достать всю рутину из головы и переложить её на бумагу.

Профессиональные чек-листы

Чек-листы пришли к нам из авиации. Там цена ошибки - сотни человеческих жизней.

Любой пилот наизусть знает, что ему нужно делать перед взлётом. Тем не менее пилоты всё прогоняют по специальным чек-листам. При этом один проверяет, а второй - проверяет, как проверяет первый.

Чек-листы используют при строительстве, в медицине и других областях, где недопустимы ошибки.

Авиационный чек-лист, всё на английском - это язык авиации:

Чек-лист перед хирургической операцией:

Чек-листы в моей жизни

Я открыл их для себя недавно. Теперь не представляю, как обходился без них всё это время.

Вещи, которые я беру на футбольную тренировку:

А это мой чек-лист ежемесячной проверки автомобиля:

На случай командировки:

Поскольку каждая командировка имеет свои особенности, то этот чек-лист - просто шаблон, в который я добавляю что-то или удаляю.

Это мой чек-лист по написанию статей для блога:

Здесь всё: как собрать идеи, редактирование текста, оформление и раскрутка.

Заметьте, что здесь много вспомогательной информации. Вот, например, указание, какого размера должны быть картинки в том или ином случае:

А вот мой чек-лист для резервного копирования и очистки компьютера:

Выполняю его один раз в две недели.

Всё это постоянные чек-листы. Иногда я создаю чек-лист для какого-то разового мероприятия. Например, если планирую отпуск.

Как оформлять чек-лист?

Сокращайте . Это не сочинение. Это просто набор пунктов. Чёткость формулировок! Простой словарь! Задача - чтобы даже при беглом взгляде вы ухватили суть.
Удаляйте ненужное. Включайте только то, что вы можете забыть. Например, в чек-листе по написанию статей нет пункта «Включить ноутбук». Я это сделаю и без напоминания.
Выделяйте важное. Капслоком или жирным шрифтом. Главное - не переборщите. Одного-двух выделений на лист достаточно.
Постоянно редактируйте. Чек-лист должен быть актуальным. Видели мои правки карандашом? Вот. Когда правок становится много, я печатаю чек-лист заново.

Где хранить?

На бумаге, в смартфоне, в Evernote… Там, где вам удобно.

Можно даже наносить чек-лист прямо на вещь. Например, я раньше использовал наклейки на ноутбук. Но это не прижилось))

Итого

Чек-листы - это просто и удобно. Это спасет вам кучу времени. И нервов.

Почему об этом не рассказывают в школе? Вместо дурацких нравоучений типа: «А голову ты не забыл?».

Выполняю его один раз в две недели.

Как оформлять чек-лист?

Сокращайте. Это не сочинение. Это просто набор пунктов. Чёткость формулировок! Простой словарь! Задача - чтобы даже при беглом взгляде вы ухватили суть.
Удаляйте ненужное. Включайте только то, что вы можете забыть. Например, в чек-листе по написанию статей нет пункта «Включить ноутбук». Я это сделаю и без напоминания.
Выделяйте важное. Капслоком или жирным шрифтом. Главное - не переборщите. Одного-двух выделений на лист достаточно.
Постоянно редактируйте. Чек-лист должен быть актуальным. Видели мои правки карандашом? Вот. Когда правок становится много, я печатаю чек-лист заново.