Multitasking je požiadavka súčasnej doby. Všetko musíme zvládnuť, robiť efektívne, veľa a načas. Niektorí ľudia v tomto režime ľahko žijú, zatiaľ čo iní si vôbec nedokážu efektívne organizovať prácu.

Samozrejme, multitasking pripisujeme skôr pracovným záležitostiam. Preto by som sa na pár rád pozrel praktické rady ktoré vám pomôžu byť lepšími a silnejšími.

1. Multitasking nie je cool. Skvelé je, keď dokončíte akúkoľvek začatú úlohu vo veľmi vysokej kvalite. Potom prevezmete ďalšiu úlohu a urobte ju znova. Dokončite všetko, čo začnete. Keď prijmete hovor, zapojte sa do dialógu na 100 %. Prečítate si list v pošte - odpovedzte. A taká je akákoľvek záležitosť, akokoľvek bezvýznamná.
2. Naplánujte si deň, týždeň, mesiac atď. Zapíšte si všetky úlohy, ktoré je potrebné vykonať. Potom ich zoraďte podľa dôležitosti a rýchlosti dokončenia. Preto v prvom rade robte veci, ktoré sa dajú dokončiť rýchlo a ľahko. Uvidíte, že zoznam úloh je oveľa jednoduchší. Ale stále sú v ňom ťažké úlohy - rozdeľte ich na časti, aby ste sa mohli každý deň pomaličky posúvať k dokončeniu veľkej a zložitej úlohy.
3. Nastavte si pripomienky na telefóne alebo počítači. Ak si uvedomíte, že váš kalendár je plný, alebo zabudnete veľa vecí, pokojne si nastavte pripomienky. Takto sa vám bude lepšie pracovať a dosiahnuť viac.

Často sa stáva, že ste urobili veľa, ale v skutočnosti ste nič nedokončili. Stáva sa to preto, že ste boli rozptyľovaní mnohými vecami súčasne, to znamená, že ste sa nesústredili a nepristúpili k úlohe dobre. Alebo neoptimalizovali vykonávanie nejakej úlohy, napríklad príliš dlho držali poradu alebo sa ujali nová úloha, hoci chápete, že nemáte čas urobiť veľa načas. Je veľmi dôležité zhodnotiť vaše skutočné zamestnanie, pomôže vám to štandardizovať váš deň (načasovanie). Skúste si na pár dní zapísať celý svoj deň, od prvej do poslednej minúty. Môžete zhodnotiť svoju vlastnú neefektívnosť.

Vo všeobecnosti je obrovským problémom ľudstva to, že nikto si neváži čas iných. To sa prejavuje mnohými spôsobmi. Príklad, ako sa to odráža v práci:

Napísali ste list a naznačili, že čakáte na odpoveď od adresáta, ale on na to neodpovedal. Zároveň sa nemôžete pustiť z úlohy, pretože ste ešte nedostali odpoveď. Znova píšete, voláte a žiadate odpoveď Je zrejmé, že ste premrhali veľa času.

Váš manažér/kolega zorganizoval stretnutie, ktoré trvalo dve hodiny, hoci bolo naplánované na 20 minút, ukázalo sa, že 1 hodina 40 minút je čas, ktorý bol vynaložený neefektívne. Museli ste preplánovať predtým naplánované úlohy a premýšľať o tom, kedy dokončiť svoje dnešné úlohy.

Preto je nesmierne dôležité myslieť na svojich kolegov, dôležité je nekradnúť čas iným.

Zverejnené dňa 06/11/2018

Ako sa vysporiadať s multitaskingom moderné podmienky práce, keď sa tempo zrýchľuje a objem prichádzajúcich informácií len narastá, je človek často nútený doslova sa trhať medzi svojimi povinnosťami, ktoré musí vykonávať súčasne. Zamestnávatelia preto neustále zvyšujú svoje požiadavky na schopnosť kandidátov multitaskingu.

Čo znamená multitasking? Malo by byť zrejmé, že nejde o vykonávanie niekoľkých úloh súčasne, ale o schopnosť prepínať medzi nimi. Štúdie mozgu, vrátane použitia MRI, ukázali, že človek nie je schopný súčasne spracovať všetky prichádzajúce informácie.

„Centrá pozornosti“ alebo inými slovami, špecifické oblasti mozgovej aktivity obsahujú informácie o aktuálnych úlohách a umožňujú vám pokračovať v práci na nich neskôr. Záver je, že práca na niekoľkých úlohách súčasne má negatívny vplyv na výsledok:

• Prichádzajúce informácie sú spracované povrchne
  Negatívne fyziologické reakcie – rozptýlená pozornosť, neschopnosť sústrediť sa, znížená reakčná rýchlosť, zvýšená únava, stres
  Nedokončené záležitosti sa hromadia

V dôsledku toho sa ľudia, ktorí pracujú na viacerých úlohách súčasne, môžu navonok javiť ako veľmi efektívni, no v skutočnosti je efektivita takýchto činností nízka. Niektorí ľudia sú spočiatku lepší v multitaskingu ako iní, ale túto zručnosť, ako aj mnohé iné, možno rozvíjať.

Nasledujúce techniky vám pomôžu efektívne vykonávať multitasking:

• Kompetentné plánovanie a stanovenie priorít. Malo by ísť o týždennú a dennú rutinu, aby ste medzi úlohami identifikovali tie najdôležitejšie a najťažšie, ktoré by mali byť na zozname na prvom mieste. Tie menej dôležité a jednoduché si môžeme nechať na koniec.
  Konkretizácia každodenných úloh, ktorá vám umožní „zjesť slona kúsok po kúsku“.
  Stanovenie termínov dokončenia úloh
  Dôsledná implementácia plánov a zaznamenávanie výsledkov.
  Vyhnite sa práci na podobných úlohách súčasne
  Používanie externých médií eliminuje potrebu uchovávať všetky informácie vo vašej mysli.
  Prísna regulácia a obmedzenie používania sociálnych sietí počas dňa, práca s poštou v presne stanovených časoch.
  Zmena prostredia, prestávky medzi veľkými objemami práce
  Schopnosť pracovať napriek vonkajším podnetom – hluk v pozadí hlasov, techniky, hudby atď.

Ako vidíme, multitasking môže byť užitočný. Pri správnom plánovaní skutočne umožňuje vyriešiť niekoľko problémov naraz. Okrem toho sa rozvíjajú schopnosti mozgu. Ľudia, ktorí sú schopní multitaskingu rýchlejšie reagovať na meniace sa okolnosti, sú schopní okamžite pochopiť podstatu problému a stráviť minimum času rozhodovaním v extrémnych situáciách.

Sme zvyknutí obdivovať ľudí, ktorí dokážu všetko naraz. Presne ako Julius Caesar.

Nebezpečný multitasking

A skutočne, v našom neustále uponáhľanom svete je jednoducho potrebné vedieť robiť niekoľko vecí súčasne. No napriek tomu, že stále viac vychádzajú technické novinky, ktoré nám tento osud uľahčujú, pre manažment je oveľa výhodnejšie zveriť niekoľko úloh jednému zamestnancovi, ako prijať niekoľko pracovníkov. V tomto článku sa pokúsime zistiť, ako sa vyrovnať so všetkými zadanými úlohami a zároveň efektívne dokončiť každú z nich.

Najväčším problémom multitaskingu je, že môže znížiť kvalitu našej práce – snažíme sa robiť viacero vecí naraz a vo výsledku to robíme horšie, ako keby sme sa sústredili na každú úlohu zvlášť.

Keď prechádzame z jednej úlohy na druhú, musí sa prepnúť aj náš mozog, aby sa vyrovnal s novými informáciami. Ak to robíme rýchlo, ako napríklad pri multitaskingu, jednoducho sa pri každom prepnutí nemôžeme plne sústrediť na prácu. Tým trpí kvalita našej práce. A čo ťažšia úloha, medzi ktorými prepíname, tým väčšia je strata kvality. Napríklad by bolo takmer nemožné vytvoriť dobrá prezentácia emocionálny rozhovor s kolegom.

K multitaskingu dochádza častejšie, keď pracujete na projekte alebo úlohe, z ktorej nie ste nadšení. Napríklad vytvorenie výročnej správy sa vám nezdá ako príjemná úloha, preto si ju možno budete chcieť skontrolovať e-mailom alebo vykonávanie vedľajších projektov na zníženie utrpenia súčasnej úlohy.

Tu je šesť tipov, ako odradiť od multitaskingu v práci, znížiť stres a stať sa produktívnejšími:

Pri práci na počítači nechajte otvorenú iba jednu kartu. Po dokončení úlohy môžete túto kartu zavrieť a otvoriť ďalšiu. Hovorí sa, že používanie viacerých počítačových monitorov vám pomáha vykonávať viac vecí naraz – riešia problémy s krátkodobou pamäťou a zvyšujú produktivitu.

Skôr ako začnete pracovať na ďalšej úlohe, odporúča sa ju najskôr rozdeliť na podúlohy pomocou techniky Pomodoro. Podstatou tejto metódy je, že rozdelením úlohy (dňa) na štruktúrované časti sa 25 minút sústredíte na jej splnenie s krátkymi prestávkami. Nezabudnite, že môžete použiť aplikácie pre smartfóny, ktoré sú dostupné pre iPhone/iPad aj pre Android.

Dôležitosť plánovania nemožno preceňovať, takže schopnosť plánovať multitasking bude mimoriadne užitočná. Je dôležité naučiť sa uprednostňovať úlohy a vždy najskôr vyriešiť tie najdôležitejšie a najnaliehavejšie. Poznať svoj čas, poznať svoje úlohy a podľa toho si ich naplánovať, poradiť tým, ktorí to robia ľahko.

Zakaždým, keď idete skontrolovať svoj e-mail alebo niekomu zavolať späť, keď by ste mali v skutočnosti robiť niečo iné, zhlboka sa nadýchnite a odolajte pokušeniu. Zamerajte svoju pozornosť na to, čo musíte urobiť.

Ak dostávate zvukové upozornenia, keď dostanete e-maily alebo správy, vypnite zvuk. To vám môže pomôcť vyhnúť sa pokušeniu rozptyľovať sa inými vecami. Pre telefón existuje špeciálna aplikácia Forest, ktorá pomáha majiteľovi smartfónu odložiť zariadenie a sústrediť sa na prácu. Aplikácia vám nedovolí rozptyľovať sa akýmikoľvek upozorneniami, ale umožní vám prijať hovor.

Vždy, keď zistíte, že robíte niekoľko vecí naraz, prestaňte. Dajte si päť minút na pokojné sedenie so zatvorenými očami. Dokonca aj krátke prestávky, ako sú tieto, môžu preorientovať vašu myseľ, znížiť úroveň stresu a zlepšiť vašu koncentráciu. Navyše poskytne vášmu mozgu oddych, ktorý potrebuje počas náročného dňa.

Pochopenie toho, že multitasking sám o sebe nie je vždy produktívny, je potrebné rozpoznať rozdiely medzi situáciami a pochopiť, kedy naozaj potrebujete multitasking a kedy sa mu môžete vyhnúť. Problémy sa musíme snažiť riešiť hneď, ako sa objavia. Váš mozog vám za to poďakuje.

Pri prijímaní do zamestnania je niekedy ťažké predvídať, čo bude človek robiť v budúcnosti, pretože zmeny môžu nastať rýchlosťou blesku: otvorenie nového smeru, vznik ďalšej úlohy, potreba zabezpečiť kolegovi zálohu a oveľa viac.

Moderní manažéri preto identifikujú množstvo vlastností, ktoré pomáhajú zamestnancom orientovať sa v situácii, byť flexibilní v úlohách, vyrovnať sa so zmenami a splniť to, čo sa očakáva načas.

Článok popisuje zručnosti, ktoré vám pomôžu byť úspešný na akejkoľvek pozícii, prispejú k rozvoju firmy zamestnávateľa a zároveň vášho kariérneho rebríčka.

Analýzou týchto vlastností si môžete vybrať univerzálneho „vojaka“, ktorý sa zorientuje na novom mieste a dostane sa do pracovného rytmu, čo prinesie výhody skôr, ako sa očakávalo.

1.Multitasking

Schopnosť riešiť niekoľko problémov súčasne bez straty kvality je pre budúceho zamestnanca cenná. Spolu s hlavnou funkcionalitou bude môcť riadiť množstvo projektov a čo je najzaujímavejšie, bude sa mu to páčiť. Vďaka tejto zručnosti bude kolega schopný podporiť, vyzdvihnúť alebo pomôcť pri realizácii takmer akéhokoľvek projektu.

Aké otázky použiť na určenie multitaskingu na pohovore:

— Museli ste niekedy pracovať v režime multitaskingu?
- Povedz mi, ako to vyzeralo?

Úloha HR bude sledovať, či tento multitasking prebieha podľa očakávania.

Uveďte prípad: „Predstavte si, že vám dal pokyn váš manažér dôležitá úloha, ktorá musí byť vybavená do určitého termínu. O deň neskôr vydáva ďalšiu úlohu nemenej dôležitej a s rovnakými termínmi. Otázka: Ako sa budete cítiť, aké pocity? čo budeš robiť?

Úlohou anketára je zhodnotiť, ako bude zamestnanec konať (paralelne a postupne), pochopiť skutočný postoj (prežíva negativitu, podráždenie, túžbu namietať, alebo je úplne pokojný a šťastný, že je pripravený spestriť si deň) .

2. Schopnosť počúvať a počuť

Manažéri poznamenávajú, že systematicky čelia problémom rôznych interpretácií a chápania úloh zamestnancami. Pochopená úloha sa môže radikálne líšiť od súboru úloh.

Preto vyzdvihujú schopnosti nielen počúvať, ale aj počuť rečníka, tlmočiť a vyvodzovať správne závery, pričom vyzdvihujú pravú podstatu.

Táto zručnosť ušetrí minimálne polovicu pracovného času stráveného snahou prísť na zadanú úlohu a dosiahnuť niečo úplne iné, ako manažér chcel.

Ako určiť schopnosť počuť svojho partnera
— Počas pohovoru zadajte rozsiahlu úlohu. Pred vydaním uveďte, že spoločnosť oceňuje schopnosť správne sa navzájom porozumieť. Vysvetlite, že úloha bude teraz oznámená, je potrebné ju efektívne prijať, potom vysvetlite, ako jej rozumiete a čo budete robiť.

Je tu malé „ALE“: úloha v teste by mala byť zrozumiteľná pre každú osobu, nemala by sa týkať špecifík podniku, čo si vyžaduje odborné znalosti.

Cieľom náborového pracovníka je sledovať, ako bude úloha prijatá (či už s písaním poznámok alebo nie, s objasňujúcimi otázkami, s potvrdením správneho pochopenia) a ako bude vyjadrená (či je podstata správne posúdená a uchopená, či dôležité detaily a termíny).

3. Schopnosť rozhodovať sa

Touto zručnosťou disponujú ľudia, ktorí nepotrebujú neustály dohľad a sú schopní samostatne konať tam, kde majú dostatočné kompetencie. Nebudú potrebovať dodatočné posúdenie správnosti rozhodnutia. Táto zručnosť je tvorená schopnosťou racionálne posúdiť situáciu, emočnou rovnováhou, odhodlaním a schopnosťou prevziať zodpovednosť.

Ako určiť schopnosť rozhodovania
— Ponorte sa do prípadovej situácie stanovením predpokladov: „poznáte určitý dokument a radíte kolegom o jeho použití. Zrazu prichádza otázka od obchodného partnera, takáto otázka sa ešte nestretla, ale je v rámci zvereného dokumentu. Úlohou je kompetentne a rýchlo poradiť kolegovi. Ako budete konať?

Cieľom je pochopiť formát správania, schopnosť spoľahnúť sa na seba. Osoba vedúca pohovor môže počas úlohy odpovedať na objasňujúce otázky žiadateľa.

4. Úprimnosť

Poctivých ľudí je ľahké riadiť, môžete im dôverovať a spoľahnúť sa na nich. Ide o výkonnú kvalitu skríningu, ktorá môže vyplniť ďalšie medzery v zručnostiach žiadateľa. Prečo je dôležité hovoriť pravdu?

— poruchy nebudú čakať do poslednej chvíle, manažér bude upozornený;
— nespokojnosť bude okamžite známa, bez toho, aby sa zmenila na klebety.

Ako definovať čestnosť
Uveďte mini-test s označenými možnosťami odpovedí, ako keby to bola rada od iných žiadateľov. Cieľom je sledovať, či to testovaný prizná a požiada o inú formu.

5. Samoorganizácia

Schopnosť samostatne sa ovládať, disciplinovať sa, nájsť všetko potrebné na vyriešenie zverenej úlohy a zvládnutie situácie, prejaviť iniciatívu – to sú zručnosti nielen manažéra, ale aj zamestnanca, ktorý je schopný aktívne pracovať bez sedenia. stolička.

Ako skontrolovať samoorganizáciu
Sebaorganizácia je viditeľná zo správania osoby počas rozhovoru. Prišiel včas, požiadal o pero a kus papiera (ak existuje úloha niečo vyplniť a nie sú na to poskytnuté všetky podmienky - takto môžete simulovať okolnosti na kontrolu tejto kvality ).

Úlohou hodnotiteľa je sledovať správanie a reakcie. Ak kandidát čaká na ponuku pomoci, s najväčšou pravdepodobnosťou je samoorganizácia na počiatočnej úrovni. Samozrejme, takýto test neukáže celý obraz, ale poskytne predstavu ako prvé priblíženie.

6. Nadšenie

Schopnosť myslieť pozitívne formuje v mysliach zamestnancov tie správne ciele, pomáha im nájsť riešenie a nevzdávať sa. Vedci dokázali, že „pozitívni“ zamestnanci rýchlo nájdu kontakt s tímom, ľahšie pracujú s ľuďmi a ľahšie dosahujú výsledky.

Ako otestovať nadšenie
Pozitívny alebo negatívny postoj je viditeľný už od prvých slov kandidáta. Keď hovorí o tom, ako sa dostal do kancelárie, o svojom predchádzajúcom pôsobisku.
Nedá sa povedať, že vyššie uvedené zručnosti okamžite vytvoria pre organizáciu skvelého manažéra, privedú spoločnosť bližšie k efektívnym a lojálnym zamestnancom, k výnosným investíciám času do ich vzdelávania a kvalitnej včasnej návratnosti. Prítomnosť zručnosti môžete určiť rôznymi spôsobmi:
- použitie uvedených príkladov alebo vytvorenie vlastnej práce na ich základe.
- individuálnym hodnotením každej zručnosti alebo vytvorením dvojice univerzálnych testov, ktoré demonštrujú všetky faktory úspechu.

Samozrejme, pri analýze týchto zručností zostáva riziko nesprávneho výberu, ale ak zamestnanec nie je schopný dať zo seba to najlepšie a nepreukáže všetky kvality efektívneho manažéra, potom sa s najväčšou pravdepodobnosťou počas práce nestane zázrak. .

Stále ste presvedčený, že kľúčom k úspechu je schopnosť multitaskingu? Je čas rozptýliť túto ilúziu. Oxfordskí vedci študovali reakcie mozgu a dokázali, že multitasking spôsobuje iba škody. Pokúšať sa robiť niekoľko vecí naraz nás vyčerpáva. Trpí schopnosť sústrediť sa, zvyšuje sa únava a čo je najnepríjemnejšie, ničí sa mozog. Redaktori stránky zozbierali zaujímavé informácie o nebezpečenstvách multitaskingu a funkciách monotaskingu (single-tasking).

Búranie mýtov o multitaskingu

Ak sa pozriete okolo seba, zdá sa, že žijeme vo svete supermanov. Ľudia súčasne pozerajú filmy, telefonujú, kontrolujú e-maily a kútikom oka pozerajú na sociálne médiá. Za jednotku času sa vykoná niekoľko úloh. Ale toto je ilúzia. Keď robíme niekoľko vecí súčasne, strácame koncentráciu, takže nič nerobíme naozaj dobre.

Snažíme sa objať tú nesmiernosť, získavame zlozvyky ktoré negatívne ovplyvňujú produktivitu práce. Sami si vyvolávame zvýšenú úzkosť, stres a neurózy. Problém je v tom, že ľudský mozog nie je zo svojej podstaty navrhnutý na multitasking. Vedci to dokázali experimentálne.

Donedávna sa verilo, že mladí ľudia, ktorí vyrastajú v podmienkach multitaskingu, lepšie vnímajú informácie. Je to spôsobené tým, že deti študujú, komunikujú a robia veci bez vyťahovania slúchadiel a zároveň visia na sociálnych sieťach. Nie je to také jednoduché. Vedci skúmali schopnosti dvoch vekových skupín – 18-21 rokov a 35-39 rokov.

Ukázalo sa, že ak existuje len jedna úloha, mladí ľudia sa s ňou naozaj vyrovnajú o 10 % rýchlejšie ako zrelí ľudia. Ale táto výhoda sa stratí, akonáhle subjekty multitasking. Okrem toho pokles rýchlosti dokončenia úloh klesá bez ohľadu na zložitosť úloh. Ukazuje sa, že existuje len jeden spôsob, ako robiť prácu rýchlo a efektívne – bez toho, aby vás niečo rozptyľovalo.

4 dôvody, prečo nerobiť viac vecí naraz

Multitasking je mýtus. V skutočnosti musí mozog neustále prepínať z jednej veci na druhú. Pokiaľ je človek bdelý a aktívny, prichádza to celkom ľahko. Ale zakaždým musíte vynaložiť viac a viac úsilia, aby ste nestratili koncentráciu. Poplatok za to je príliš vysoký.

1. Výrazný pokles rýchlosti dokončenia práce

Prepínanie pozornosti má katastrofálny vplyv na dokončenie úlohy. Výskum ukázal, že pracovníci v kancelárii trávia až 28 % svojho času obnovovaním koncentrácie. To znamená, že jeden telefonát, správa alebo dokonca stlačenie ďalšieho tlačidla stačí na predĺženie trvania úlohy o tretinu.

Ukazuje sa, že práca pôjde oveľa rýchlejšie, ak si múdro naplánujete čas a budete robiť veci jednu po druhej. Zároveň zostane vysoká kvalita.

2. Znížená mozgová aktivita je ranou pre kreativitu

Ak hovoríme o o analytikoch a ľuďoch tvorivé profesie, potom im je absolútne zakázané multitasking. To znižuje aktivitu mozgu vo všeobecnosti. Navyše vznikajúce myšlienky a nápady sú okamžite zabudnuté, len čo človek prepne pozornosť. Kreativita klesá, vzniká kreatívna kríza a všetko končí silným úderom do sebaúcty.

3. Ohrozená je kvalita práce a jednoduché radosti

Zníženie rýchlosti rôznych prác vykonávaných súčasne je zrejmé. Je to však naozaj také dôležité, pokiaľ ide o jednoduché každodenné činnosti? Ukazuje sa, že aj to je dôležité. Ak budete čítať, žuť sendvič a zároveň piť čaj, kniha, jedlo ani pitie si neužijete. Zostane len pocit nespokojnosti. Tým, že robíte niekoľko vecí súčasne, nerobíte vlastne nič a pripravujete sa o jednoduché každodenné radosti.

4. Chronická únava, stres a neurotické poruchy

Keď sa obávate o multitasking, vaša všeobecná úroveňúzkosť. Takto si zvyknete na nadmernú nervozitu. Začaté, ale nedokončené úlohy sú silným stresovým faktorom. Telo reaguje poklesom aktivity. Akumuluje sa viac nevybavených vecí, zvyšuje sa úzkosť a klesá produktivita. Je to začarovaný kruh multitaskingu.

Tipy pre monotasking – jednoduchý a efektívny single-tasking

Zapíšte si to. Plánujte písomne. Keď je úloha zaznamenaná na papieri, nemusíte na ňu myslieť.

Stanovte si priority. Robte veci v poradí naliehavosti a dôležitosti.

Zvážte čas. Každému bodu plánu prideľte presne toľko času, koľko je potrebné na jeho realizáciu.

Oddych. Naplánujte si nielen svoje úlohy, ale aj prestávky medzi nimi.

Skontrolujte svoj e-mail podľa plánu. To platí aj pre informačné kanály sociálnych sietí a telefónne správy.

Ak môžete, počas práce vypnite telefón a všetky zvukové upozornenia. Pamätajte, že každý hovor predĺži trvanie úlohy o tretinu. Obnovenie koncentrácie vám zaberie aspoň 15 minút. Je lepšie dokončiť úlohu a potom skontrolovať telefón, e-mail a odpovedať na dôležité správy.

Multitasking je stálym spoločníkom každého HR špecialistov. Aj keď funkcia HR manažéra zahŕňa iba nábor zamestnancov, multitasking bude v každom prípade prítomný. Ak osoba nemôže pracovať v režime multitasking, bude sa snažiť konať jeden po druhom, stanovovať si priority a snažiť sa dokončiť všetky potrebné funkcie v určitom čase. Ide však o to, že v práci HR špecialista Je tu neustály ľudský faktor a s najväčšou pravdepodobnosťou nebude možné pracovať podľa vopred naplánovaného scenára. Aby sa to, čo je naplánované, zmestilo do pracovného dňa, je dôležité vedieť pracovať v a multitasking. Pozrime sa na základné pravidlá, ktoré vám pomôžu úspešne sa s týmto problémom vysporiadať.

Plánovanie pracovného dňa

Uvediem príklad stanovenia priorít pre HR špecialista, ktorý pracuje na mieste výroby ako slobodná osoba.

1. Obsadzovanie voľných pozícií „vedúci skladu“ a „vedúci zmeny“.
2. Hromadný nábor personálu (výrobných robotníkov).
3. Vedenie personálnej evidencie (prijímanie, prepúšťanie, presun zamestnancov).
4. Vývoj miestnych predpisov, predpisov a popisy práce.
5. Príprava správ pre manažment.
6. Vypracovanie programu hodnotenia pre líniových zamestnancov.
7. Vývoj školiacich materiálov pre linkový personál.
8. Vývoj motivačného systému pre zamestnancov vo výrobe.
9. Oznámenie Federálnej migračnej služby o prijatí zahraničných pracovníkov.
10. Vykonávanie adaptačných aktivít pre nováčikov.

Pre správne nastavenie priorít je potrebné stanoviť ciele, na dosiahnutie ktorých sú zamerané úlohy zamestnanca. Čím silnejšie ciele ovplyvňujú obchodné výsledky, tým je tá alebo oná úloha prioritnejšia. Okrem stanovenia cieľov je dôležité posúdiť riziká, ktorým organizácia čelí v prípade nesplnenia konkrétnej úlohy. Práve tieto dva faktory sú rozhodujúce pri stanovovaní priorít.

Stanovenie priorít úloh na základe cieľov a rizík

Úloha	Cieľ	Riziká	Priorita	Stav úlohy
Uzatváranie voľných pracovných miest „Skladový manažér“ a „Zmenový vedúci“	Nepretržitá prevádzka obchodného systému	Porucha rozvoj podnikania, finančné straty	Vysoká	Naliehavé
Hromadný nábor (pracovníkov vo výrobe)	Efektívny výrobný proces	Porucha rozvoj podnikania, finančné straty	Vysoká	Naliehavé
Vedenie osobných záznamov (prijímanie, prepúšťanie, presun zamestnancov)	Personálne účtovníctvo, dodržiavanie pracovnoprávnych predpisov	Nesystematizovaná personálna evidencia, pokuty pri kontrolách za nedodržiavanie pracovnoprávnych predpisov	Priemerná	Aktuálne
Vypracovanie miestnych predpisov, predpisov a popisov práce	Regulácia procesov, dodržiavanie pracovnoprávnych predpisov	Neregulované procesy, pokuty pri kontrolách za nedodržiavanie pracovnoprávnych predpisov	Priemerná	Aktuálne
Podávanie správ pre manažment	Poskytovanie merateľných ukazovateľov výkonnosti	Nehrozia žiadne významné riziká	Nízka	Aktuálne
Vypracovanie programu hodnotenia pre líniových zamestnancov	Identifikácia nekompetentných zamestnancov, vytvorenie internej personálnej rezervy	Nízka kvalita práce nekompetentným personálom	Vysoká	Naliehavé
Vývoj školiacich materiálov pre linkový personál	Zvyšovanie kompetencie a v dôsledku toho aj kvality práce zamestnancov	Nízka kvalita práce nevyškoleného personálu	Vysoká	Aktuálne
Vývoj motivačného systému pre zamestnancov vo výrobe	Zvyšovanie záujmu a v dôsledku toho aj kvality práce zamestnancov	Nízka kvalita práce nemotivovaného personálu	Vysoká	Naliehavé
Oznámenie Federálnej migračnej služby o prijatí zahraničných pracovníkov	Súlad s právnymi predpismi	Pokuty za nedodržiavanie migračných zákonov	Vysoká	Naliehavé
Vykonávanie adaptačných aktivít pre nováčikov	Zlepšenie internej firemnej komunikácie a kvality práce zamestnancov	Môže dôjsť k zvýšeniu fluktuácie a zhoršeniu kvality práce nového zamestnanca. Nehrozia žiadne významné riziká	Priemerná	Aktuálne

Ako vidíme, v tabuľke nie sú naliehavé úlohy a aktuálne úlohy sú rozdelené rovnomerne. Pri plánovaní dňa je dôležité venovať pozornosť maximálne množstvočas na vyriešenie naliehavých problémov, pričom si ponecháva malý čas na riešenie aktuálnych problémov.

Akákoľvek úloha musí byť rozdelená do procesov. Aj keď je úloha globálna a vyžaduje značné množstvo času, bude oveľa jednoduchšie ju implementovať.

Naučiť sa prepínať

Schopnosť prepínania je nevyhnutná na udržanie koncentrácie, teda zameranie sa na úlohu a záujem o vykonávanú prácu. Sú to monotónne akcie, ktoré znižujú stabilitu pozornosti. Pri prechode z jednej úlohy na druhú musíte zvážiť nasledujúce body:

• Kontrast dynamiky procesu.
• Časový faktor.

Proces, na ktorý prejdete, sa musí dynamikou líšiť od hlavného procesu: toto je kľúčové pravidlo konštruktívnej práce. Napríklad ako HR riaditeľ ste zaneprázdnení vývojom nariadení, na ktoré ste vyčlenili určitý čas, povedzme dve hodiny. V polovici procesu môžete prejsť na inú, záživnejšiu úlohu, napríklad viesť telefonické pohovory s kandidátmi. Vhodné je tiež prejsť na činnosť, ktorá je pre vás jednoduchšia a zaujímavejšia: je psychicky jednoduchšia a prepínanie okrem konštruktívneho vplyvu na vašu pozornosť bude vnímať ako oddych a úľavu pre mozog.

Čo sa týka časového faktora, treba si uvedomiť, že prepínanie by malo byť časovo obmedzené, teda hlavná činnosť, z ktorej ste prešli na vedľajšiu, by takou mala zostať. Povedzme, že vašou hlavnou úlohou je dnes monitorovať trh práce na základe výšky miezd. Na dokončenie tejto funkcie ste si nastavili časový limit: tri hodiny. Každú hodinu prejdite na inú, vedľajšiu úlohu, na jej dokončenie si vyhraďte 15-20 minút. Dokončenie hlavnej úlohy a niekoľkých vedľajších úloh vám teda zaberie štyri hodiny namiesto troch, ktoré ste si vyčlenili na hlavnú úlohu. Vaša produktivita sa však výrazne zvýši a okrem veľkého bloku analytickej práce budete môcť vykonávať množstvo funkčných povinností bez straty kvality vašej práce.

Vykonávanie rôznych akcií súčasne

Samozrejme, v skutočnosti robiť niekoľko vecí súčasne je nereálne: v každom prípade robíte jednu vec a okamžite prejdete na inú. Ale na vykonávanie úloh, ktoré sú z hľadiska nákladov práce nevýznamné, je stále možné vykonať niekoľko akcií súčasne. Napríklad počas telefonovania môžete analyzovať a podpisovať dokumenty alebo počas komunikácie s kolegom prezerať e-maily.

Hlavná vec je, že procesy, ktoré vykonávate paralelne, sú viac mechanické ako taktické a nevyžadujú od vás významné duševné úsilie. Denným rozvíjaním svojej schopnosti robiť niekoľko vecí súbežne môžete výrazne zvýšiť svoju produktivitu a optimalizovať čas strávený počas pracovného dňa.

Neutralizácia žrútov času

Požierači času alebo chronofágy sú silným negatívnym faktorom, ktorý rozptyľuje špecialistu a berie mu jeho časové zdroje. Pozrime sa na typických žrútov času a možné spôsoby bojovať s nimi.

• Sociálne siete, zábavný obsah. Internet v pracovnom procese by sa mal používať iba na prácu. Toto je nemenné pravidlo. Ak uvažujeme globálnejšie, sociálne siete sú v prvom rade výmenou informácií. Nadbytok informácií vedie k stresu a nervovému preťaženiu. V práci už dostávate veľa informácií. A ak k tomu pridáte prúd nekonečného online odpadu, ktorý konzumujeme, na produktivitu môžete jednoducho zabudnúť. Stanovte si pravidlo, že v práci nechodíte na sociálne siete. Urobte to na ceste domov, večer, ak nie sociálnych sietí nedá sa obísť.
• Osobné hovory. Telefonická komunikácia s priateľmi a rodinou počas pracovného dňa je najlepšie obmedziť na minimum. V prvom rade na ne míňate drahocenné peniaze. pracovná doba. Po druhé, osobné rozhovory sú silným rozptýlením, po ktorom je pre vás ťažké pripraviť sa na prácu: naďalej premýšľate o svojich osobných záležitostiach a problémoch, ktoré je potrebné vyriešiť. Po tretie, poviem vám tajomstvo, takéto rozhovory veľmi dráždia manažment. Vedieť pracovať v práci: osobné hovory a SMS je najlepšie nechať na obednú prestávku, kedy môžete pokojne prediskutovať všetko, čo sa týka vášho osobný život.
• Chronofágne osoby. Sú ľudia, ktorí sami nepracujú a nedávajú druhým. Prídu, pozrú sa vám do očí a začnú šíriť svoje myšlienky po strome a celé hodiny diskutovať o triviálnych veciach. Nepodporujte ich zhovorčivosť. Vedieť povedať nie a ukončiť rozhovor taktne. V opačnom prípade sa takáto komunikácia môže stať pravidelnou. Ak vidíte, že kolega zneužíva vašu pohostinnosť, ukončite tento dialóg alebo skôr monológ všetkými dostupnými prostriedkami. Začnite písať e-mail. Povedzte frázu na ukončenie rozhovoru: „Počul som ťa“, „Rozumel som ti“, „Ďakujem, všetko je jasné.“ Venujte sa naliehavým záležitostiam.

Doprajte si včasný odpočinok

Bohužiaľ, dnes sú pravidelné prestávky na odpočinok veľmi zriedkavé. Jeme, pijeme, počúvame hudbu bez toho, aby sme zdvihli zrak od monitora počítača. Oddych bez prerušenia prácou nie je relax, ale zadosťučinenie fyziologické potreby. Tak nejako v jednom vedecký časopisČítala som, že ak človek trpí nespavosťou, netreba sa báť: hlavné je ležať v posteli, telo to bude vnímať ako sen. V práci je to rovnaké: ak sedíme pred počítačom, ani chutný obed nebude vnímaný ako odpočinok: naše úbohé telo si bude myslieť, že práca pokračuje.

Práca bez prestávok je silným stresovým faktorom. Minimálne každé dve hodiny treba ísť von, piť čaj, vypnúť obrazovku monitora. Aj desať minút odpočinku môže mať na zamestnanca priaznivý vplyv, najmä ak pracuje pod časovým tlakom.

Odpojenie z práce po skončení pracovného dňa

Rovnako ako na konci pracovného dňa vypnete počítač, je dôležité vedieť odpojiť vlastný mozog od pracovného procesu. Bez vypnutia si neoddýchnete, neustále si v hlave rolujete pracovné problémy, ktoré treba vyriešiť.

Ako zabudnúť na pracovné problémy do začiatku ďalšieho pracovného dňa? Po prvé, neškolte svojich kolegov a manažérov, aby vás rušili cez víkendy a večer. Po druhé, nevyriešené záležitosti nechajte v práci. Zapíšte si všetky svoje úlohy a nechajte ich na stole. Týmto spôsobom nemusíte mať všetko, čo musíte urobiť, v hlave. Posledná vec: nenoste si prácu domov. Ak je naliehavá potreba dokončiť niektoré úlohy, je lepšie prísť do kancelárie v deň voľna, ako pustiť prácu do svojho osobného priestoru. Vedieť oddeliť prácu od osobného života je dôležitou súčasťou každej osobnosti, aj keď je to nenapraviteľný workoholik a ambiciózny kariérista.