V tomto článku sa pozrieme na vzorový kontrolný zoznam. Toto je názov pre pohodlný a zrozumiteľný spôsob ovládania akejkoľvek zložitej alebo viacstupňovej operácie. Rozsah použitia kontrolných zoznamov je taký široký, že informácie o nich budú zároveň užitočné kreatívnych ľudí, žiaci a študenti, podnikatelia, manažéri firiem a špecialisti v rôznych oblastiach.

Aj keď sa vám zdá pojem „kontrolný zoznam“ neznámy, takmer určite ste sa s ním stretli viac ako raz. Najčastejšie je to názov pre zoznam postupných akcií (alebo krokov), ktoré je potrebné vykonať na dosiahnutie cieľa. Môže sa tiež použiť na kontrolu, či boli dokončené všetky body alebo operácie na vyriešenie problému.

Jednoducho povedané, je to zoznam činností, ktoré je potrebné vykonať jeden po druhom, aby sa dospelo ku konečnému výsledku.

Rozsah použitia takýchto hárkov je taký široký, že môžeme s vysokou mierou istoty povedať: každý si niekedy vytvoril pre seba „zoznam úloh“.

V tomto článku sa však pozrieme na to, ako kontrolné zoznamy pomáhajú pri podnikaní a organizovaní práce jednotlivých zamestnancov i celých firiem.

„Kontrolný zoznam“ je zoznam činností, ktoré je potrebné vykonať jeden po druhom, aby sa dosiahol konečný výsledok.

V akých oblastiach sa používajú kontrolné zoznamy?

Výhody kontrolných zoznamov pre výrobu už ocenili mnohí podnikatelia, manažéri a zamestnanci. Keď je potrebné pracovať v režime multitasking (a v moderné podmienky toto sa deje takmer stále), zoznam úloh pomáha sledovať vykonávanie všetkých operácií. V tomto prípade nie je potrebné mať na pamäti všetky ciele a zámery.

Najčastejšie kontrolné zoznamy v najviac rôzne formy možno nájsť v:

• letectvo (piloti kontrolujú pripravenosť lietadla pred vzletom podľa osobitného postupu);
• stavebníctvo;
• medicína (od procedúr až po zložité chirurgické operácie);
• účtovníctvo a audit;
• manažment vrátane predaja;
• vzdelanie.

Kontrolné zoznamy sa teda používajú v oblastiach, kde sa vyžaduje neustála koncentrácia a úspech celej akcie (a v letectve a medicíne aj životy ľudí) závisí od dokončenia každej položky. Pozrime sa na jednotlivé typy kontrolných zoznamov.

Používanie kontrolných zoznamov v konkrétnych odvetviach

Kontrolné zoznamy pochádzajúce z leteckého priemyslu už dávno prerástli svoje využitie len v jednom odvetví. Napriek presvedčeniu niektorých ľudí, že na to najdôležitejšie sa nedá zabudnúť, prax ukazuje opak. IN modernom svete Existuje veľa rušivých prvkov, takže niekedy aj akcia, ktorá bola privedená do automatizácie, sa vykoná s chybou. Aby ste tomu zabránili, je rozumné používať kontrolné zoznamy. Ako sa používajú v rôznych oblastiach?

Kontrolné zoznamy stravovacích služieb

Do prevádzok stravovanie kontrolné zoznamy sa používajú neustále a nie iba raz. Napríklad kontrolný zoznam na otvorenie reštaurácie pomáha manažérom a zamestnancom pripraviť zariadenie na podnikanie zabezpečením akceptovaných štandardov služieb.

Pre každú zmenu sa zvyčajne vyhotovuje samostatný hárok s uvedením čísla, dátumu a mena vedúceho. V tom prípade kontrolný zoznam – vlastne ohlasovací dokument. Ak niečo nejde podľa plánu, manažér si to môže preštudovať a pochopiť, aké chyby manažér urobil.

1. Kontrola plánu udalostí na daný deň (narodeniny, výročia).
2. Kontrola hotovosti v pokladni.
3. Organizácia upratovania.
4. Dostupnosť výkazov v kuchyni a na WC.
5. Kontrola všetkých zamestnancov (meškanie, vzhľad atď.).
6. Začiatok práce v kuchyni.

Samozrejme Tento zoznam je približný, každá reštaurácia si vypracuje svoj vlastný. Pre každú pozíciu je možné vypracovať samostatný postup, napríklad kontrolný zoznam pre čašníkov v reštauráciách, pre pracovníkov v kuchyni atď. Takéto dokumenty sa zvyčajne uchovávajú krátkodobo, nie dlhšie ako mesiac (pre prípad, že by nastala nejaká problematická situácia).

V stravovacích zariadeniach sa kontrolné zoznamy používajú neustále a nie v jednotlivých kópiách.

Kontrolné zoznamy v čistiacom priemysle

V profesionálnom čistiacom priemysle sú kontrolné zoznamy tiež široko používané. Napríklad kontrolný zoznam čistenia. Vzor takéhoto zoznamu môže byť vytvorený v niekoľkých verziách: ako akčný plán a ako dokument podávania správ. Zvážme obe možnosti.

Ako akčný plán, čistiace kontrolné zoznamy bežne používajú profesionálne čistiace spoločnosti pri poskytovaní služieb organizáciám a súkromným klientom. Keďže v tomto prípade hovoríme o profesionálnom čistení, zoznam akcií pomáha dosiahnuť požadovanú úroveň kvality. Môže obsahovať nasledujúce položky:

1. Zber prachu, mokré čistenie, starostlivosť o nábytok.
2. Umývanie okien.
3. Umývanie podlahy.

Účelom tohto listu je pomôcť zamestnancovi orientovať sa na mieste, splniť všetky body a poskytovať upratovacie služby v najvyššej možnej kvalite, aby klient nemal žiadne reklamácie. Na žiadosť klienta môžu byť do kontrolného zoznamu zahrnuté aj ďalšie úlohy.

Tiež kontrolné zoznamy možno použiť ako dokumenty na podávanie správ, napríklad na čistenie toaliet. Takmer všetci ľudia sa stretli s takýmito listami. Zvyčajne visia na toaletách kaviarní a reštaurácií. Položky na takýchto kontrolných zoznamoch neobsahujú zoznam úloh, ale čas čistenia. Po dokončení čistenia pripojí zamestnanec svoj podpis ku každej položke. Takýto dokument pomáha vedúcemu prevádzky sledovať a overovať včasné ukončenie čistenia.

Kontrolné zoznamy v predaji

Všetci zamestnanci zapojení do aktívneho predaja by mali používať kontrolné zoznamy na zlepšenie svojho výkonu. V prvom rade sú potrebné kontrolné zoznamy na organizáciu komunikácie s klientom, najmä cez telefón.

Väčšina „studených“ hovorov končí neúspechom, pretože manažér s klientom nekomunikuje, ale prečíta mu hotový text. Navyše, manažéri majú dokonca šablónu pre každú otázku alebo „námietku“. Je to pohodlné v práci - nemusíte premýšľať a skladať odpoveď - ale v praxi je to úplne zbytočné. Klientom sa tento prístup nepáči.

Kontrolný zoznam vám môže pomôcť vytvoriť živšie konverzácie, čo znamená, že s väčšou pravdepodobnosťou uskutočníte predaj. Kontrolný zoznam manažéra predaja by mal obsahovať tieto položky:

1. Známosť.
2. Účel hovoru.
3. Ponuka.
4. Objasňovanie detailov, dialóg s klientom, reakcie na námietky.
5. Predaj (pozvánka a pod.).
6. Rozlúčka.

Táto možnosť je lepšia ako hotový predajný algoritmus, keď manažér monotónnym hlasom číta frázy šablón. Práca s ním môže byť v počiatočných fázach náročnejšia, ale v konečnom dôsledku bude efektívnejšia, pretože sa viac podobá individuálny prístup klientovi.

Kontrolné zoznamy možno použiť aj na hodnotenie výkonu nie jednotlivého manažéra, ale celého obchodného oddelenia. V tomto prípade obsahujú otázky ako:

1. Má spoločnosť vypracovanú marketingovú stratégiu?
2. Bol plán predaja oznámený zamestnancom?
3. Boli vyvinuté predajné algoritmy a kontrolné zoznamy zamestnancov?
4. Existuje databáza klientov?
5. Koľko hovorov zamestnanci uskutočnia denne?
6. Koľko hovorov uskutoční každý zamestnanec na jeden predaj?
7. Ako dlho trvá priemerný telefonický rozhovor?
8. Ako sa plní plán predaja (za deň, za týždeň, za mesiac).

Neustálym sledovaním a metodickým vykonávaním všetkých bodov sa teda zvýši efektivita každého zamestnanca najmä v predaji. Je dôležité, aby vedúci organizácie brali prípravu kontrolných zoznamov vážne a vštepovali zvyk používať tento typ time managementu všetkým zamestnancom.

Všetci zamestnanci zapojení do aktívneho predaja by mali používať kontrolné zoznamy na zlepšenie svojho výkonu.

Ako kontrolný zoznam pomáha tajomným nakupujúcim

Úlohou mystery shoppera je komplexné posúdenie práce jednotlivého predajcu a celého obchodu ako celku. V tomto prípade sa nezaobídete bez kontrolného zoznamu nameraných parametrov. Takéto zoznamy zvyčajne hodnotia položky na päťbodovej stupnici alebo jednoducho „áno/nie“. Kontrolný zoznam mystery shoppingu by mal obsahovať tieto položky:

1. Kontakt na kupujúceho:
   • predávajúci príde prvý a predstaví sa;
   • priateľský, zdvorilý;
   • elegantný vzhľad;
   • zaujatý, usmievavý.
2. Vlastníctvo informácií:
   • identifikuje potreby kupujúceho kladením otázok vrátane otvorených a objasňujúcich;
   • hovorí o produktoch, ktoré klienta zaujímajú;
   • ponúka analógy, o ktorých kupujúci nevie;
   • dôverne pozná materiál o produktoch.
3. Prezentácia služieb spoločnosti:
   • hovorí o aktuálnych akciách a zľavách;
   • ponúka účasť vo vernostných programoch (vydanie karty, príjem bonusov, prihlásenie na odber noviniek).
4. Riešenie námietok:
   • nehovorí negatívne o názore kupujúceho, nenazýva ho chybným;
   • otvorene sa neháda, ponúka alternatívu;
   • vyjadruje odôvodnené protiargumenty.
5. Ukončenie predaja:
   • sumarizuje dialóg;
   • informuje o ďalších vlastnostiach produktu, o ktorých sa v predchádzajúcom rozhovore nehovorilo;
   • hovorí o postupe pri nákupe (kde je montážna miestnosť, kde je pokladňa, kde je oblasť dodávky atď.);
   • ďakujeme za nákup a výber obchodu.

Možné sú jednoduchšie aj zložitejšie verzie kontrolných zoznamov tajných nákupov. Avšak Čím viac podrobností poskytne mystery shopper, tým lepšie., preto je lepšie vypracovať pomerne objemný a podrobný dotazník o práci zamestnancov obchodu.

Kontrolné zoznamy v osobnom manažmente času

Kontrolné zoznamy možno použiť nielen na organizáciu práce podnikov, ale aj na osobné plánovanie. Napríklad, ak nie je zvykom, aby spoločnosť používala kontrolné zoznamy, ale zamestnanec to považuje za potrebné, musí si takýto kontrolný zoznam vytvoriť sám.

To zjednoduší vykonávanie súčasnej práce a umožní nám identifikovať najefektívnejšie algoritmy na vykonávanie určitých operácií. Práca podľa kontrolného zoznamu uvoľní časť psychického stresu – dokonca aj zložitý projekt rozdelený na časti sa stáva realizovateľnejším. A absencia rizika, že na čokoľvek zabudnete, je príjemným bonusom pri plánovaní.

Práca podľa kontrolného zoznamu uvoľní časť psychického stresu – dokonca aj zložitý projekt rozdelený na časti sa stáva realizovateľnejším.

Ako správne vytvoriť kontrolný zoznam

Aby kontrolný zoznam fungoval „ako má“, musíte ho správne zostaviť. Tu je niekoľko odporúčaní:

1. Zoznam by mal byť jednoduchý a krátky. Nie je potrebné písať podrobnú esej, musíte zdôrazniť hlavnú vec a napísať čo najviac jednoduchými slovami. Jediným pohľadom na hárok by malo byť jasné, čo robiť.
2. Body musia byť konzistentné a vzájomne prepojené. Pamätajte, že toto je algoritmus na dosiahnutie iba jedného cieľa. Kontrolný zoznam predpokladá postupný prístup k úlohe. To znamená, že k druhému bodu pokračujte až po dokončení prvého.
3. Vykonajte úpravy. Zaznamenajte všetky zmeny, úpravy a vylepšenia do kontrolného zoznamu.
4. Ak vytvárate osobný kontrolný zoznam, urobte to pre vás osobne pohodlným. Použite zvýraznenie, kurzívu a veľké písmená. V tomto prípade sa nemusíte obávať toho, aký prehľadný je pracovný list pre ostatných ľudí.
5. Kontrolný zoznam by sa mal zmestiť na 1 hárok, ak ho vyhotovíte v papierovej forme, alebo sa zmestí do veľkosti obrazovky vášho počítača či telefónu bez posúvania, ak dávate prednosť elektronickej verzii. Optimálne - 5-7 bodov.

Kde uchovávať kontrolný zoznam

V závislosti od účelu kontrolných zoznamov môže existovať niekoľko možností na ich uloženie:

1. Osobné kontrolné zoznamy sú uložené v plánovačoch, telefónoch a počítačoch. Najjednoduchšie kontrolné zoznamy „na čo nezabudnúť pri odchode z domu“ je vhodné umiestniť pri vchodových dverách.
2. Pracovné a úradné kontrolné zoznamy zamestnancov by mali byť umiestnené na pracovisku prehľadne alebo v elektronickej forme na pracovnej ploche počítača.
3. Hromadné kontrolné zoznamy by mali byť vyvesené na miestach, kde sú prístupné všetkým zamestnancom zapojeným do ich implementácie.

Záver

Kontrolný zoznam je vynikajúcou možnosťou na plánovanie práce a zvyšovanie jej efektívnosti. Takéto kontrolné zoznamy našli uplatnenie prakticky vo všetkých oblastiach činnosti: od letectva a medicíny až po stravovanie a profesionálne čistenie. Dobre navrhnutý algoritmus vám pomôže bez strachu pristupovať aj k tým najzávažnejším a viacstupňovým úlohám.

Skúmali sme viac ako 2 000 manažérov a identifikovali sme opatrenia, vďaka ktorým bude vaša práca čo najefektívnejšia. Stiahnite si a uložte päť najdôležitejších kontrolných zoznamov pre manažéra.

č. 1. Kontrolný zoznam, ktorý si vezmete so sebou na pohovor

Pomôže:

• vyberte iba ľudí, ktorých potrebujete;
• urobiť informované rozhodnutie počas pohovoru;
• nepodľahnite čaru kandidáta.

č. 2. Kontrolný zoznam pre efektívne delegovanie právomocí

Pomôže:

• určiť, ako efektívne delegujete právomoc;
• odhaliť a opraviť chyby pri delegovaní;
• zmeniť prístup k delegovaniu úloh.

č. 3. Kontrolný zoznam na identifikáciu chýb v práci spoločnosti

Pomôže:

• nájsť slabé stránky obchodného oddelenia;
• opraviť prípadné chyby v riadení do konca roka;
• zvýšiť kľúčové ukazovatele spoločnosti.

č. 4. Kontrolný zoznam na kontrolu vašej obchodnej ponuky

Pomôže:

• identifikovať slabé stránky vašej obchodnej ponuky;
• zvýrazniť svoju obchodnú ponuku okrem iného;
• dosiahnuť konverzný pomer až 50 % z vašej komerčnej ponuky.

č. 5. Kontrolný zoznam: zistite, či vás čaká daňová kontrola

Pomôže:

• zistiť, či vaša spoločnosť čelí neplánovanej kontrole;
• vyhnúť sa možným problémom s daňovými úradmi;
• chráňte sa pred daňovými kontrolami na mieste.

Náhodou objavil zaujímavý nástroj na tvarovanie dobré návyky. Najprv vám poviem príbeh a potom vám dám samotný nástroj.

Narazil som na tento problém

Začal som chodiť spať neskoro, často až po úsvite. V dôsledku toho som vstával neskoro, nemal som dostatok spánku a celý deň som sa cítil horšie. Večer som bol veľmi unavený, ale nemohol som zaspať a pozeral som do telefónu. Bol to začarovaný kruh.

Skúsil som nastaviť budíky a pripomienky

Začal som s pravidelným budíkom na večer. Signál znamenal, že je čas ísť spať. Ale budík nepomohol. Chytilo ma to uprostred niečoho a ja som to najprv s miernym podráždením a potom úplne automaticky vypol.

Pokúsil som sa vložiť udalosť do svojho kalendára s upozornením na obrazovke, v mojom e-maile a telefóne:

A teraz prestaň s tým, čo tam robíš, a choď spať. Inak P*****C!

Upozornenia prichádzali na všetky zariadenia naraz a zneli ako salva z pištole. Najprv to urobilo dojem na mozog a ten poslúchol. Potom ma párkrát chytila ​​salva na Skype, ktorý sa nedal rýchlo prerušiť a musel som ignorovať upozornenia. Zdá sa, že upozornenia už nie sú povinné. Čoskoro sa vnímaný význam zmenil na „do hodiny musíte spať“. Okamžitá reakcia na ne už nebola potrebná, a tak sa mozog rýchlo naučil úplne ich ignorovať. Neúspech!

Bolo načase zmeniť taktiku.

Rozhodol som sa zbierať informácie

Začal som papier A4 so 4 riadkami:

• Zobudil sa svieži
• Vstal pred 10. hodinou
• Ležať až 24 hodín
• Ľahnite si bez zásten

Tento papier s perom som položil na stôl v kúpeľni. Ráno mozog videl list a automaticky dal 4 klikyháky.

Niekoľko týždňov sa nič nedialo a potom sa začala mágia.

1. Všimol som si a cítil spojenie: "Išiel som spať bez obrazoviek a zobudil som sa odpočinutý." Dodávalo mi to silu.
2. Pochopil som súvislosť medzi listom a realitou. Objavilo sa nadšenie zo správy numerických metrík.
3. Už som nemohol tak ľahko ignorovať pripomienky. Predtým by zmeškaná pripomienka navždy zmizla. Na druhý deň prišiel nový a rovnako rýchlo bez stopy zmizol. A teraz ide všetko do tabuľky. Zmeškané pripomienky nezmiznú, ale sa sčítajú.

Tento mechanizmus sa ukázal ako mimoriadne úspešný

„Nálada“ sa stala samostatnou metrikou. Tak som si uvedomil, že 15 minút meditácie denne konzistentne a spoľahlivo zvyšuje moju náladu o jednu. Robí to aj hudba, komunikácia s priateľmi, silná motorka a aktívny šport. Pre mňa to už nie sú „knižné“, ale „vnútorné“ vedomosti. Teda tie, na základe ktorých konám.

Potom sa mechanizmus presunul online

Prejsť na internet je veľkým rizikom, pretože každé ráno vám padne do oka samotný list a program si musíte špeciálne zapamätať. Začal by som chýbať dni a systém by sa zrútil. Tak som list vymenil za stary iPad, nechal som tam len 1 program a dal som ho presne na to iste miesto. Kvôli spoľahlivosti som vytvoril každodennú úlohu „Vyplňte osobný kontrolný zoznam“.

V obchode s aplikáciami nebola žiadna špeciálna aplikácia, ale Tabuľky Google si s funkciou poradili dobre. Viď screenshot na začiatku príspevku.

Výsledok

Prešlo 6 mesiacov, let je normálny. Problémy so spánkom už nie sú, takmer všetky ostatné ukazovatele sú v zelenej zóne. Priemerná nálada sa zvýšila z 5-6 na 7-8. A pre mňa to nie sú len čísla!)

Tu je finálna šablóna tabuľky, ktorú si môžete skopírovať a prispôsobiť pre seba. Zvýraznenie sa upravuje riadok po riadku pomocou podmieneného formátovania. Ale kus papiera a pero sú chladnejšie, úprimne.