Мой рассказ будет разделён на 2 части:

• Про методику GTD, если кто-то не знает или успел подзабыть.
• Про конкретные инструменты для работы с GTD и частные примеры из моей личной практики.

0. Предисловие

На что обычно похож день проектного менеджера?

Звонит заказчик. Команда спрашивает в чате почему спецификация API расходится с ТЗ. На Васю дует кондиционер. HR беспокоится: Миша что-то пришёл в чистой отглаженной рубашке. В лес не ходи - подлец намылился на собеседование. Нужно уточнить таймлайн. Перепроверить задачи в трекере. Опять звонит заказчик. Кто-то кинул в чат смешную картинку. Коллега просил присмотреть за его делами, пока он в отпуске. Снова звонит заказчик. По-моему, скоро релиз. Хорошо бы не забыть купить вечером домой продукты, а то жена распилит. По фронту что-то отстаём. Хорошо бы прочитать эту статью. Уф, уже 19:00. Когда там релиз?

Узнаете себя? Ужасно? Тогда эта статья для вас.

Не узнаёте - вам повезло. Или, может, можно успевать ещё больше?

1. Введение

Что такое GTD?

GTD (Getting Things Done ) - методика повышения личной эффективности, созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноимённой книге. Название можно перевести как «Как делать дела до конца».

Главная идея в том, что чтобы эффективно работать и расти над собой, добиваться чего-то большего, необходим чистый ум. Потому что:

• Сложные задачи не сделать, если не понятно, что делать. Постоянное размышление о том, что делать и том, что задача не сделана - мешает работать.
• Каждодневная рутина (мелкие задачи) отвлекает. Она создает дискомфорт, задачи «висят в памяти» и отнимают чувство гармонии.

GTD - это про то, как одновременно ничего не помнить и ничего не забывать.

2. Про GTD

Как понять, что вам это нужно:

• Вы пилите сложный таймлайн по ответственному этапу проекта. Нужно учесть кучу рисков и грамотно распределить задачи по ресурсам. Кто-то присылает в ВК смешную картинку. Следующий час проходит за просмотром второсортных пабликов.
• Сегодня к вечеру нужно просмотреть и согласовать ТЗ. В конце следующей недели - презентация у клиента. Сделать презу в PowerPoint или лучше в Google Slides? Хорошо бы выяснить, где там их офис. Надеть костюм или придти как обычно? (Согласование ТЗ съехало на 2 дня.)
• После утренней планёрки стоит обдумать ремонт дома в ванной. Задачи потом поставлю, перед сном. Да ещё тут митинг через 2 часа. Зачем браться за работу? Всё равно ничего толком не успею.

Здесь стоит отдельно поговорить о человеческой многозадачности. Тема это дискуссионная. Например, посмотрите wikipedia .

Два важных аспекта:

• Большое количество учёных считает, что А) Мультизадачности не существует; Б) Время на быстрое переключение между задачами становится «бутылочным горлышком».
• Многозадачность повышает количество ошибок.

И вот тут-то нам и нужна GTD.

Потому что вот что GTD предлагает для решения проблем:

• Записывать, а не запоминать.
• Классифицировать (на контексты и важность) и декомпозировать (выделять простые этапы в сложных задачах).
• Проводить ревью списка задач.

1. Что нужно записывать?

Всё, с чем нужно что-то сделать. Входящие письма, открытые вкладки браузера, неразобранные файлы на рабочем столе, недочитанная книга, дрель, которую мы не вернули соседу (напоминающая о необходимости повесить полочку).

2. Как записывать?

А) Разбивать на «контексты». Например, всё, что относится к 1 проекту - в 1 папку. Сделать ремонт - отдельный список. Купить на дачу - отдельный список. «Контексты» основываются на месте / действиях. Контексты изначально про места, но у нас про проекты.

Б) Декомпозировать. То есть не писать «Влиться в новый проект», а ставить более мелкие задачи: «Собрать команду разработки», «Посмотреть документацию», «Познакомиться с заказчиком» и т.д.

3. Как проводить ревью?

Проверять список задач каждый день. Закрывать выполненные задачи, ставить новые. Если задача не делается, то переформулировать или декомпозировать.

3. Инструменты

Разговор про инструменты пойдет с точки зрения проектного менеджера. Но всё, о чём я говорю, может применять для себя любой человек

Наши задачи:

• Применить GTD к ежедневному рабочему процессу.
• Меньше отвлекаться и больше делать.
• Быстро включаться в выполнение задач.

Прогресс дал нам облачные технологии и носимые устройства, и это лучшее, что могло случиться с нами для организации наших задач.

Чем пользуюсь лично я:

• iPhone / iPad / MacBook
• Gmail и другие сервисы Google
• Wunderlist
• Evernote
• LastPass

1. iPhone / iPad / MacBook

Единая экосистема. Все девайсы имеют встроенные возможности для погружения в работу. Отключение уведомлений и напоминаний, синхронизация данных, удобный поиск, доступные приложения и сервисы, и так далее.

Tips & Tricks:

• Звонки и сообщения
• Заметки и напоминания
• Spotlight search
• Виртуальные рабочие столы

2. Gmail и другие сервисы Google

Gmail является важнейшим инструментом в работе менеджера и одним из основных «инбоксов». Вот так выглядит мой ящик. Gmail имеет, по сути, 3 киллер-фичи:

• Ярлыки
• Автоматическая фильтрация
• Поиск

Inbox

Я фильтрую все входящие письма по проектам и по основным статусам: А) Требует действия; Б) Нужно проследить за ответом. Автоматическая фильтрация позволяет экономить время и раскладывать всё по ярлычкам автоматически.

Вы также можете видеть чистый инбокс. Именно так он и должен выглядеть большую часть времени.

3. Wunderlist

Wunderlist - помощник Gmail. Это сервис для todo-шек, который доступен на всех десктопных и мобильных платформах. Он умеет раскладывать задачи по категориям и датам, присылать уведомления, делать чек-листы и писать комментарии к задачам, можно аттачить файлы. Есть функционал для совместной работы. В общем, простой инструмент, в котором есть всё, что нужно.

Вот так выглядят мои задачи на сегодня.

4. Evernote

Evernote - облачная замена для блокнота. Очень мощный инструмент, который позволяет не только писать, но прикладывать и файлы. Удобнее всего использовать его для митинг и колл-репортов, других важных записей. Например, так.

Календарь берёт на себя напоминалки о событиях. Самое главное - подключить его к телефону и остальным устройствам. Ничего особенного.

6. LastPass

LastPass - облачный сервис для создания и хранения паролей. Я помню всего 3 пароля: от Last Pass, личного Gmail и Steam. Всё остальное - хранится в облаке.

5. How to Get Started

Когда-то на одной из конференций я услышал от докладчика, на мой взгляд, отличную мысль. Он сказал, что доклады - это очень интересно, но очень бесполезно, если после доклада не вернуться домой и не начать применять услышанное на практике.

Что сделать прямо сейчас? Посмотреть на свой компьютер и опечалиться.

1. Вкладки vs. окна в браузере

Любите открывать миллион вкладок и оставлять их на потом? Это отвратительно. Признайтесь себе честно - до большей части вы никогда не доберётесь. Зато браузер будет съедать всю батарею и оперативную память. Перезапускать его придётся пару минут. А найти нужное быстро будет невозможно.

Не держите лишнего. Используйте контексты. Одна задача - одно открытое окно и минимальное количество вкладок. Сделали дело - закрывайте окошко.

2. Рабочий стол так, как он задумывался

Рабочий стол - это не место для ярлыков. Да-да!

В Windows есть меню «Пуск», в OSX - Spotlight Search. Папку с загрузками лучше отредиректить на рабочий стол. Работайте только с теми файлами, что необходимы прямо сейчас. Остальное - на помойку.

3. Zero Inbox

Во «входящих» писем лежать не должно. Только те, что появились там с прошлой проверки почты. Мелкие дела - сразу в работу. Большие - в архив и под ярлык «Нужно сделать». Как говорится, держите свой инбокс в чистоте. А ещё почту можно проверять раз в несколько часов. Никто от этого не умрёт.

6. P.S.

Для дальнейшего просвещения:

• Эта же статья в видеопересказе на студенческой конференции: https://www.youtube.com/watch?v=cwtpCB31fDg&list=PLsbmsv9XN4FiUUQpMZKa-zUpuIMlxe6HH канала «Байки из проектного офиса»

Открою некоторые секреты эффективности в жизни и делах...

Небольшая шпаргалка как разобраться с делами и начать жить эффективно!

Дэвид Аллен лично приглашает на тренинг в Москве. Надо сказать что его книги распроданы тиражем более 2 млн экземпляров!
И его система действительно работает!

Ваша жизнь не будет прежней если вы познакомитесь с системой GTD!
Помню как находился под большим впечатлением от выступления Дэвида Аллена!

Мы хватаемся за тысячу дел, пытаясь попутно не забыть про бытовые мелочи, часто забываем о цели, но помним о неотвратимо приближающихся дедлайнах.

Порой страх перед лавиной задач буквально парализует мозг и наступают апатия, прокрастинация, депрессия. Работа в такие моменты движется медленно, кажется, даже курсор мыши еле ползёт по монитору.

Такая ситуация тем опаснее, чем больше человек работает в команде, особенно, если речь идёт о команде разработчиков.

Идея пригласить на нашу конференцию Дэвида Аллена была хоть и неожиданной, но неслучайной. Личностная, на первый взгляд, концепция GTD, даёт неплохие рекомендации для каждого разработчика в отдельности и процесса разработки в целом. Конечно, метод GTD не столь «заточен» под процесс разработки ПО, как agile, но тем не менее, способен его дополнить или стать первым шагом на пути перехода команды к гибкой методологии разработки. Какой же он, GTD для программиста?

Разделим применение принципов GTD в разработке на два блока: персональный, когда речь идёт об отдельном человеке, и командный, когда речь идёт о компании или группе разработчиков. В целом, принципы едины, но в команде их реализовать гораздо сложнее, поскольку гарантированно будут саботаж и сопротивление со стороны работников или тимлида.

Один в поле воин

Одна из основ метода GTD — принцип перемещения задач из памяти человека на внешний источник. Таким образом, мозг человека перестаёт заботиться о том, чтобы удержать в голове все планы, от незначительных до глобальных, а начинает концентрироваться на действительно важных на данный момент задачах и их выполнении. Кто-то говорит, что метод GTD эффективно использовать для высвобождения личного пространства и нахождения баланса между работой и, например, хобби или семьёй. Однако с точки зрения практичного разработчика GTD нужен, прежде всего, для соблюдения баланса между работой и… работой.

Программисты, системные архитекторы и менеджеры проектов непрерывно находятся в рамках нескольких приоритетов, задач или проектов. Часто обстоятельства исключают ведение одной задачи, поэтому нужно уметь быстро перестраиваться. Подобное метание от проекта к проекту нередко порождает стресс, но не тот, который возникает от нелюбимой работы, а стресс как физиологическое и эмоциональное явление. Чем выше уровень тревоги, тем сложнее справляться с поставленными задачами. Тут-то на помощь и приходит GTD.

Устанавливаем фильтры на список дел

Прежде всего, нужно установить ограничения, выбрав основное среди всех задач. Оставляя главное, вы высвобождаете время и силы и создаёте импульс для действий с гораздо меньшими трудозатратами, чем когда вы держите в голове все мелочи. Есть рутина, есть важные проекты, есть планы на будущее. При этом во всех перечисленных категориях есть главное. Чтобы его выделить, нужно выполнить несколько шагов:

• выбрать начатые, но не завершённые задачи;


• выбрать дела, вызывающие наибольшее беспокойство;


• выбрать дела, которые не хочется выполнять и которые всё время откладываются;


• выбрать рутинные дела, в том числе бытовые.

Как правило, основное находится первых трёх группах. Соответственно, первоочередное внимание следует уделить беспокоящим и незавершённым делам — ведь не даром точный перевод Getting Things Done — «довести дела до завершения».

Упорядочиваем коммуникацию

Неважно, фрилансер или программист, работает удалённо или в команде, он постоянно находится в поле коммуникации: звонки заказчиков, вопросы руководства, запросы пользователей и коллег, информационные сообщения от поставщиков SDK и проч… Эти коммуникации нельзя назвать малозначительными, но их нужно уметь грамотно обрабатывать.

• Перестаньте проверять e-mail каждые 5 минут — установите всплывающие оповещения, на которые можно глянуть краем глаза. Разместите почту по папкам и прочитывайте по мере актуализации в конкретный момент.


• Разделите все коммуникации по контексту: Skype, мобильные звонки, городской телефон, общение через почту и т.д… Отведите определённое время на коммуникацию внутри каждого канала.


• Проверьте рабочие и личные чаты. Возможно, если вам без конца пишет ваш новый сотрудник или задаёт одни и те же рабочие вопросы старый коллега, стоит попросить их подготовить вопросы, выделить время на общение и разъяснить все сложные моменты.


• Понаблюдайте за своим веб-браузером. Разработчики часто смотрят профильные темы на форумах или специализированных сайтах. Там их подстерегают интересные темы и обсуждения, не имеющие никакого отношения к текущей задаче. Лучше отложить чтение действительно интересной темы, воспользовавшись закладками в браузере или специальными утилитами для хранения ссылок (например, дополнение Pocket, которое можно также установить как приложение на мобильном устройстве и синхронизировать закладки).


• Заведите записную книжку и/или приложение, где вы будете записывать все задачи с метками срочности и важности. GTD для управления делами вводит понятия времени, контекста (места), действия. Чтобы правильно расставить приоритеты задач, представьте себе простой фильтр, как в Excel, например. Присвойте каждой задаче параметр времени (по часам или времени суток), места (дом, работа, улица, спортзал, магазин и т.д.). А затем разделите задачи примерно таким образом: «запросить комментарии к ТЗ — работа — 14:00» или «позвонить в шиномонтаж — улица — вечер». Для подобных записей существует много приложений: от планировщика заданий в Windows, который можно использовать для своих целей до Evernote, Rainlendar и тщательно прописанных напоминаний на смартфоне.

Уверенность в том, что у вас есть такой список, гарантированно снизит уровень тревожности и поможет сосредоточиться на решении каждой из задач.

Есть и более глобальная проблема, которая также затрагивает разработчиков любого типа занятости. Сегодня почти каждую неделю выходят новые инструменты, гайды, утилиты для разработчиков, то и дело появляются сообщения о новых версиях фреймворков, новых библиотеках и даже новых языках программирования. Вся эта информация вызывает чрезвычайный интерес профессионалов, а иногда даже увлекает и заставляет попробовать что-то новое (создать простое мобильное приложение, написать «Hello, world!» на Brainfuck или собрать новый опенсорсный проект). Выход один: распределять интересы по мере их значимости по отношению к текущим проектам, краткосрочным и долгосрочным целям. Фокусировка на одной задаче даёт возможность повысить личную продуктивность, освободить время и приступить к изучению новой информации.

5 шагов оптимизации

Метод GTD выделяет пять стадий работы над списком дел.

Сбор информации. Нужно собрать все задачи— просто взять и записать ручкой или в текстовый файл все свои рутинные, незавершённые, глобальные дела. При этом важно помнить, что, например, за задачей «Написать отчёт в Fast Report для ООО «Снеговик» скрывается несколько важных и требующих внимания подзадач: собрать требования с клиента, составить и утвердить ТЗ, запросить массив данных для тестирования отчёта и т.д… Необходимо записывать абсолютно все задачи — чуть позже вы их сгруппируете.
Обратите внимание не только на те проекты, которые есть в памяти, но и на те, которые находятся в компьютере — зачастую там не меньше хаоса, чем в мыслях. Стоит разделить файлы по папкам, соответствующим каждому проекту, отделить личные документы от рабочих.

Процесс обработки. Обработайте информацию по схеме, предложенной GTD: если что-то уже исполняется, нужно продолжить дело до конца, если можно сделать менее, чем за две минуты, сделайте сразу.

Классический алгоритм обработки по GTD

С точки зрения работы над ключевым для вас проектом важно учесть несколько нюансов.

• Отложить несрочные задачи, например, изучение непрофильных материалов, никак не связанных с текущей работой.


• По возможности делегировать задачи, например, коллегам или фрилансерам. Если вы быстро и эффективно пишете код, но не очень хорошо справляетесь с задачами создания сайта, рекламы или дизайна, обратитесь к профессионалам. Даже, если это ваш собственный проект, вложение в чужую качественную работу быстро окупится.


• Научиться говорить «нет». Это, пожалуй, один из самых сложных навыков: всегда найдутся десятки знакомых, у которых слетела Windows, закралась ошибка в код, требует прошивки Android и молит о джейлбрейке iPhone. Эти небольшие задачи отнимают массу времени. Если не хотите портить отношения, найдите несколько доступных мануалов в Сети и отправляйте страждущим ссылки.

Организация списка. После того, как пройдены два первых и самых сложных этапа, необходимо организовать работу с задачами. Тут можно воспользоваться простым правилом: разделить время на недели, в конце недели пересматривать список и создавать новый. Все задачи стоит разделять по срокам выполнения и приоритету. Для ведения задач можно использовать любое из понравившихся приложений: это и мобильные OneNote и Evernote, и Asana, и Redmine, и Google Календарь, и проч…

На этом этапе главное — уделить много внимания работе с текущим или несколькими проектами. Для этого можно воспользоваться ассоциативными картами (mindmap), которые отразят все этапы работы в виде наглядной структуры-карты, в соответствии с которой вы будете продвигаться по проекту. Для создания mindmap существует множество платных и бесплатных приложений с интересными фичами. Нам нравится удобный, бесплатный и русифицированный , в котором мы и создали примерный вид незавершённой карты, не претендующей на истину:

Часть 1

Часть 2

Не стоит делить задачи на простые и сложные, нужно выполнять всё по порядку, тогда и время будет распределено рационально.

Ревизия сделанного. На этом этапе необходимо отметить сделанное, проанализировать причины провалов, создать план на следующий этап (например, неделю).

Собственно действие. Выполнять задачи следует исходя из наличных ресурсов: сил, времени, места выполнения, а также установленного приоритета. Если для быстрого решения задачи вам не хватает какого-то ресурса, который появится позже, постарайтесь перенести задачу на момент появления средства её лучшего исполнения. Например, если вы занимаетесь доработкой десктопного приложения и для внесения части изменений требуется обновлённая и ещё не купленная вашей компанией, но запланированная к покупке в ближайшее время SDK, вносите те изменения, которые можно сделать в текущей версии, а задачу по остальным изменениям внесите в папку или файл с задачами на будущее. Безусловно, поиск путей решения задачи имеющимися средствами раскрывает вас как профессионала, но требует больших и не всегда оправданных затрат вашего времени и сил.

Вот несколько советов, как использовать принципы GTD, если вы разработчик в команде или работаете самостоятельно.

• Планируйте свой проект изначально, а не по ходу работы, дробите его на решаемые подзадачи.


• Выделяйте отдельные этапы работы над проектом и проставляйте метки важности и срочности выполнения работы.


• Доводите каждую задачу до конца, не оставляя её на потом. Даже, если вы знаете только длинный путь решения задачи, решите её. В ходе дальнейшего рефакторинга можно будет избавиться от неоптимального решения.


• Периодически пересматривайте списки задач с целью ревизии выполненного и изменения планов.


• В один момент времени сосредоточьтесь на одной задаче — так вы сэкономите время и силы.


• Выделяйте время на каждый этап и уделяйте ему максимальное внимание: на сбор требований, на разработку, на unit-тестирование и проч..

GTD нельзя внедрить одним днём — сперва появляются какие-то отдельные элементы, затем формируются правила, наконец, появляется привычка и ощутимый результат. Главное — не останавливаться. Кстати, неплохо, если вы сможете перенести часть своих навыков в GTD на команду, с которой работаете — это может значительно оптимизировать работу внутри компании.

Один в поле не воин

Несмотря на то, что GTD, как правило, нацелен на отдельного человека, он применим и к команде, в которой важно уметь определить видение проекта, цели, обозначить проекты и распределить зоны ответственности. Тем более, что во многих организациях уже существует и успешно используется, пожалуй, самая близкая к логике GTD сущность — диаграмма Ганта. Диаграмма Ганта очень точно отражает потребность проекта в ресурсах, задачи и подзадачи, примерное время выполнения каждой задачи, даты старта и окончания работ по задаче, этапы выполнения проекта, которые могут стартовать только после окончания предыдущего этапа и высвобождения требуемых ресурсов.

Однако зачастую все труды по составлению диаграммы ресурсов и занятости оказываются напрасными. Увязывая GTD с разработкой ПО, о диаграмме Ганта отлично написал Роберт Пик, евангелист GTD и CTO консалтинговой компании Дэвида Аллена, который руководил техническими проектами и понимает тему едва ли хуже самого CEO:

«Я видел столько времени, энергии и денег, канувших в сложные диаграммы Ганта, которые были уничтожены по первому щелчку пальцев руководителя. Любую компанию, делающую ставку на АВС-коды приоритетов и жёсткие узды для программистов для того, чтобы остаться в арьергарде разработки ПО, ждёт горькое разочарование».

Он же раскрывает суть концепции. Дело в том, что она направлена не столько на планирование, сколько на умение вернуться к точке срыва. Поясним подробнее. В жизни любого человека и любой команды случаются моменты, когда они отходят от намеченных целей и вся деятельность погружается в хаос. Это может происходить как по внешним причинам, так и по причинам, связанным с отдельными внутренними воздействиями: временной сменой курса развития проекта, появлением нового инвестора с новым видением, перерывом на сверхсрочную работу (например, подготовку к выставке). Задача GTD в команде — легко вернуться к точке, в которой пришлось отойти от плана работы и продолжить действовать в прежнем режиме.

«Mind sweep (очистка памяти, очистка ума — прим. пер.) составляющая GTD, достаточно проста, Дэвид (Аллен — прим.пер.) зачастую упоминает её как своего рода дамп памяти для «психической оперативки». Это как будто вы периодически сверяетесь со своим собственным мозгом, чтобы увидеть то, что удерживает ваше внимание, вытащить и посмотреть на это. Это как будто вы собираете эти списки возможностей (проекты и следующие действия), которые служат вам подстраховкой для уверенности в том, что всё, что вы делаете, вы делаете правильно и в сочетании с правилом двух минут (если ты можешь что-то сделать менее, чем за 2 минуты, сделай это — прим. пер.) и мышлением, нацеленным на следующее действие, даёт вам статический слепок вашего рабочего состояния, с помощью которого вы сможете легко вернуться к тому моменту, когда вы прервались».

В команде разработчика есть четыре основных действия, которые сами по себе выступают как элементы командного GTD.

1. Регрессионное тестирование — тестируются уже исправленные участки исходного кода, а также работоспособность функциональности, связанной с изменённым кодом. Как часть экстремального программирования, оно иллюстрирует GTD с точки зрения повторяемости, ревизии и однозначности действий.


2. Работа с документацией — создание и тестирование документации позволяет как раз перенести важные знания и задачи на бумагу. Их не нужно держать в голове ни пользователям, ни тестировщикам, ни разработчикам — в случае необходимости можно обратиться к документации и уточнить неясный момент или найти ответ на вопрос о работе программы.


3. Рефакторинг кода — процесс улучшения кода без изменения функциональности. Приверженцы экстремального программирования проводят периодический рефакторинг с целью улучшения производительности программы, её понимания и читабельности кода. Есть компании и команды, которые избегают рефакторинга. В большинстве случаев это связано с опасениями, что изменения в коде приведут к краху в в системе. Как правило, такой подход приводит к косности и устареванию программы.


4. Мозговой штурм. Процесс, который в той или иной форме происходит в любой команде. Это как раз сбор информации и идей. В ходе мозгового штурма и по его итогам могут также создаваться ассоциативные карты mindmap.

В большинстве случаев программист на работе выполняет гораздо больше задач, чем обычное написание кода. Более того, чем больше у него опыта и квалификации, тем больше разнородных задач на него возлагается. В какой-то момент наступает кризис, когда обязанности и обязательства начинают тяготить работника и значительно снижают его продуктивность. Очевидно, что с этим можно и нужно бороться, причём не директивными методами и репрессивными мерами, а с помощью GTD, который нацелен на эволюционное изменение подхода к работе. Многочисленные отзывы тех, кто пробовал этот метод, рассказывают о значительных сложностях в начале и не менее значительных успехах в итоге процесса. В конце концов, говорят, что привычка формируется за 21 день. Почему бы не попробовать?

P.S.: Бесплатно послушать онлайн-выступление автора метода GTD Дэвида Аллена и задать ему вопросы можно будет в рамках конференции 17 ноября (вторник) в 19:15 МСК. Он расскажет о подходе GTD к решению проблемы информационной перегрузки и поделится результатами последних исследований в области человеческой продуктивности.

Согласно последним исследованиям в области продуктивности («Productivity Scan»), проведенным Life Architect, применение методологии GTD позволяет повысить личную продуктивность и эффективность как минимум на 20%.

GTD® доказала свою эффективность как для личного пользования, так и для организаций, работающих в самых разных сферах. Она успешно применяется как ТОП-менеджментом, так и новыми сотрудниками компаний, входящих в ТОП-50 списка Fortune.

Проблема сервисов продуктивности в том, что каждый позиционирует себя как место, в котором можно решить все задачи, хранить информацию, общаться. В большинстве сервисов вам предлагают расставить приоритеты и действовать в соответствии с ними.

Но немногие могут концентрироваться на выполнении важных задач и не обращать при этом внимания на всякие мелочи: срочные задачи, просьбы коллег, друзей или знакомых. Когда задач становится много, с ними трудно разобраться. Поэтому на практике приходится использовать несколько сервисов для управления делами. Когда дел становится много, мы начинаем путаться в этих сервисах и списках и в итоге перестаём их использовать.

Методика Getting Things Done (GTD) даёт универсальный план, позволяющий построить единую систему, в которой можно решить любую задачу. Вы сможете расслабиться и не волноваться, так как будете уверены, что ничего не забудете. В нужный момент система будет подсказывать, что нужно сделать и на чём сосредоточиться.

Так почему же многие работают непродуктивно?

Люди начинают работать непродуктивно, когда проектов, дел и задач становится много. Им трудно всё это удержать в голове, а тем более расставить приоритеты. Поэтому или вообще ничего не делается, или делается то, что проще всего, а важные дела . Появляется другая проблема: когда срочные задачи нужно было решить ещё вчера.

К тому же человек начинает быстрее уставать, становится раздражительным. Он постоянно бежит как белка в колесе рутины, а действительно важные, денежные и стратегические проекты остаются в стороне.

С этой ситуацией поможет справиться система Getting Things Done, описанная Дэвидом Алленом в книге , которая вышла в 2001 году и стала мировым бестселлером.

Расскажите мне об основных понятиях GTD, которые надо знать

Рутина - это те дела, мысли и заботы, которые беспокоят, отвлекают и тратят энергию. Пока рутина не переведена в задачи, её невозможно контролировать. Обдумывание одних и тех же проблем несколько раз - это неэффективное использование творческой энергии, которое порождает разочарование и стресс.

Цель GTD - освободить голову от рутины и убрать внутреннее напряжение.

Оперативная память человека - область мозга, где находится кратковременная память. Именно туда мы обычно складываем текущие незавершённые дела, данные другим людям обещания и прочие мысли, которые нас беспокоят. К сожалению, есть предельный объём рутины, которую вы можете хранить, чтобы мозг нормально функционировал. Если ваша оперативная память переполнена, вы отвлекаетесь на мелкие дела и забываете про свои цели, что приводит к стрессу.

Инструменты для сбора информации - то, куда попадает информация и где вы фиксируете, что нужно сделать. Например:

• органайзеры;
• записные книжки;
• электронная почта;
• календарь;
• диктофон.

Корзина «Входящие» - единое хранилище для рутины, которую вы превращаете в дела и задачи. Одно из самых важных правил работы с корзиной «Входящие» - это её регулярная очистка.

Простые действия - одношаговые действия, для выполнения которых нужно . На практике удобнее отводить на такие дела пять минут.

Проект - задача, для выполнения которой требуется больше одного шага. Нужно оставить напоминание о проекте и описать первые шаги по его выполнению. В итоге проект превращается в простое действие, которое можно выполнить в ближайшие пять минут и получить конечный результат.

У проекта должна быть ссылка на карточку или файл, в котором описаны детали: ответственные, сроки выполнения, категория (например, «Маркетинг», «Юридическая часть», «Разработка»), ссылки на более мелкие карточки с задачами. Подобную структуру удобно организовывать в .

Контекстный список - список дел, которые удобно выполнить при определённых условиях. Например, в контекстном списке «Покупки» будет список вещей и продуктов, которые нужно купить в магазине. В списке «Звонки» может быть список звонков, которые нужно сделать, когда вы будете свободны.

Удобно делать индивидуальные контекстные списки под людей, с которыми вы работаете и общаетесь. При встрече с конкретным человеком вы можете оперативно открыть список и решить необходимые вопросы.

Как использовать календарь?

В надо заносить:

• действия, которые следует совершить в определённое время (совещания, деловые встречи, семинары);
• действия, которые необходимо сделать в определённый день (закончить проект к конкретной дате, принять участие в конференции);
• информацию о конкретных датах (годовщины, дни рождения, праздники).

Я использую «Google Календарь», в который заношу все эти дела. Этот сервис удобен, потому что:

• доступен как с телефона, так и с компьютера;
• на одном экране можно отобразить сразу несколько календарей;
• есть напоминания на смартфоне.

Если вы что-то занесли в календарь, вы это или выполните, или перенесёте на другую дату. Захламлять календарь списком дел, который регулярно переносится изо дня в день, не надо. Для таких списков есть отдельные решения.

Если вам регулярно нужно в определённое время звонить клиентам, поставщикам или подрядчикам, для этого лучше использовать CRM-систему.

Какие списки стоит завести?

Списки первоочередных действий

Составить отчёт за неделю, изучить сайт конкурентов, очистить папку «Входящие» в почтовом ящике, составить техзадание для дизайнеров - все эти действия занимают больше двух минут, но их нельзя никому делегировать. Такие дела заносим в списки первоочередных действий и выполняем в течение дня.

Правила работы с такими списками:

• Списков не должно быть много, достаточно двух-трёх. Например, «Личные», «Работа», «Семья». Если у вас есть задача из списка на конкретный день, поставьте напоминание в календаре.
• В задачах в этом списке удобно делать метки по контексту: «В дороге», «За компьютером», «Прочитать», «Купить», «Обещания». Задачи могут иметь одну или несколько меток. Например, задача «Выгулять собаку» будет относиться к проекту «Личное» и к метке «Обещания».
• Прежде чем добавить в список задачу, подумайте, нужно ли вам вообще её делать. Если ответ «да», решите, надо ли вам лично выполнить это дело. Ведь можно отправить голосовое сообщение подчинённому и делегировать ему. Для задач, которые вы поручили, будет метка «Поручено». В ней будут дела как из списка «Работа», так и из списка «Личные».
• Просматривайте списки регулярно. Делайте это, когда появилась свободная минутка. Перемещайте вверх дела, которые нужно выполнить в первую очередь.
• Очищайте списки дел не реже одного раза в месяц.

Список «Когда-нибудь»

В этом списке будут дела, которые не требуют активных действий. Это могут быть:

• книги, записи, видеотренинги, которые хочется приобрести;
• полезные , которыми хочется овладеть;
• места, которые хочется посетить;
• вещи, которые хочется приобрести.

В этот список нужно периодически заглядывать, брать записи и превращать их в цели, над которыми будет вестись работа.

А как хранить справочную информацию, которая пригодится в будущем?

Эта информация действий не требует. Основные критерии для хранилища этих сведений:

• Удобный поиск по заголовкам, меткам, краткому описанию.
• Лёгкость размещения информации в хранилище.
• Интуитивно понятная структура хранения информации. Когда появляются новые данные, вы должны быстро выбирать категорию и подкатегорию, куда их поместить.
• Доступность хранилища с любого устройства.

Есть ли обязательные ритуалы GTD?

Да, их несколько.

Сбор всей информации в корзину «Входящие»

Инструментов для сбора информации много. Но всё это должно стекаться в одно место, с которым вы дальше и будете работать.

Очистка корзины «Входящие»

Один-два раза в неделю придётся пересматривать список «Входящие» и сортировать накопившееся по папкам или ярлыкам. Этот ритуал должен войти в привычку, которая формируется из понятного алгоритма действий и их систематического повторения.

У вас должен быть простой пошаговый план того, как вы проводите еженедельную уборку в вашей системе дел. Заведите календарик, в котором будете отмечать дни, когда разбирали дела. Назначьте себе приз, если, например, за 30 дней минимум 20 вы будете очищать папку «Входящие» и вычёркивать дни в календаре.

Пересмотр списка первоочередных действий и списка «Когда-нибудь», расстановка приоритетов

В пересмотре списков важно правильно расставлять приоритеты и реалистично рассчитывать свои силы. Это необходимо, чтобы не загружать себя неподъёмными задачами и не страдать от осознания своей неэффективности.

Уничтожение лишних корзин

Часто во время общения с коллегами и партнёрами появляются новые почтовые ящики, документы, списки.

Ваша задача - максимально всё автоматизировать, чтобы данные стекались в папку «Входящие».

Это может быть как почтовый ящик, так и электронный планировщик. Для автоматизации и перенаправления информации подойдут сервисы и Zapier. Корзин для сбора информации должно быть мало.

Как работать с корзиной «Входящие» и сортировать накопившиеся в ней дела?

Сначала извлеките задачу, дело или информацию из папки «Входящие» и ответьте на вопрос: «Что это? Действительно ли нужно что-то предпринимать?»

Если делать ничего не нужно, есть два варианта. Если это мусор, который больше не пригодится, вы его выкидываете. Если это полезная информация, помещаете её в архив. Он должен быть структурирован по категориям и меткам, чтобы было легко найти необходимое.

Если с информацией нужно что-то делать, есть три варианта:

1. Выполнить требуемое. Если действие важное и не займёт больше 2–5 минут.

2. Делегировать кому-то. Если действие занимает больше двух минут, подумайте, можно ли его кому-то поручить.

Когда делегируешь кому-то, должны быть прописаны:

• конечный результат;
• план работ (путь к цели);
• срок завершения задачи;
• дата контроля и результат, который должен быть к ней готов (промежуточный или окончательный).

3. Отложить на будущее. При этом укажите:

• желаемый результат;
• ближайшее следующее действие, которое необходимо совершить. Помните: невозможно выполнить проект целиком, можно лишь предпринять конкретные простые шаги, которые приблизят вас к конечному результату;
• дедлайн. Если нет точных сроков, занесите действие в список «Когда-нибудь».

Вы можете отправлять послания самому себе, чтобы получать их в назначенный день. Для этого подойдёт как «Google Календарь» с напоминанием в нужный день, так и приложение для почты , которое пришлёт вам письмо в определённое время.

А как планировать свою работу?

Всю работу можно разделить на три действия:

1. Выполнение заранее запланированного. Это может быть как стратегически важные дела, которые вас приближают к цели, так и рутина, которую просто нужно сделать.
2. Выполнение работы по мере её неожиданного появления. Это когда в течение дня прилетают задачи от коллег, руководителей, письма от клиентов.
3. Планирование дальнейшей работы: составление и пересмотр списков, расстановка приоритетов. Этот пункт не должен занимать у вас слишком много времени, чтобы вы не занимались планированием ради планирования.

Практика планирования дел и задач (памятная книжка) описана в книге Дэвида Аллена.

Дэвид Аллен

Консультант по личной эффективности и управлению временем, автор методики продуктивности GTD

Для памятной книжки нужно 43 папки: 31 помечена цифрами от 1 до 31, ещё 12 с названием месяцев. Ежедневные папки ставятся спереди, начиная с завтрашней даты. За папкой с числом 31 располагается папка за следующий месяц, а за ней папки с остальными месяцами.

Содержимое папки за следующий день ежедневно переносится в корзину, затем папка ставится за последнюю из ежедневных папок (как бы переносится на следующий месяц). Когда вы освободите папку 31 за текущий месяц, за ней окажется папка с названием нового месяца, а за ней папки с днями нового месяца. Аналогично на следующий год переносится папка с текущим месяцем, когда он прошёл.

В конкретной папке надо хранить документы, которые требуют конкретных действий (форма, которую необходимо заполнить, письмо для отправки).
Чтобы система работала, её необходимо ежедневно обновлять. Если вы забудете обновить папку завтрашнего дня, то не сможете доверять системе. Будут упущены важные сведения, с которыми придётся разбираться другими способами.

Если вы уезжаете на несколько дней, то до отъезда нужно проверить папки за те дни, в течение которых вы будете отсутствовать.

Как это организовать на практике с учётом современных систем планирования:

1. Вместо памятной книжки использовать органайзер со списками дел на каждый день и заносить в него задачи на текущий день. Встречи и дела, привязанные ко времени, надо записывать в первую очередь и устанавливать напоминания, чтобы система о них заранее уведомила.
2. Создать файл со списком дел на месяц. Это список того, что вы хотите успеть сделать за это время. Вы добавляете в него дела в течение всего месяца. Пересмотр задач должен происходить раз в неделю. Во время планирования самые важные дела раскидывайте по неделям, чтобы понимать свои приоритетные задачи. Их вы будете выполнять в первую очередь, иначе всё время будет уходить на мелкие и срочные дела.
3. Создать файл с планами на год. Его надо пересматривать раз в месяц. Дела из этого файла переносятся в планы на месяц.
4. Строить планы на год, исходя из долгосрочных целей на 3–5 лет. Эти дела лучше прописывать либо в конце года, либо во время отпуска, когда голова не загружена повседневными задачами.

Эти четыре пункта Дэвид Аллен называет системой естественного планирования. Эта система позволяет вам двигаться в сторону важных для вас целей и не тратить время на рутину.

Есть ли универсальный план, по которому можно спланировать любой проект?

Да, конечно. Дэвид Аллен называет его моделью естественного планирования. Она состоит из нескольких шагов.

Шаг 1. Цель и картинка идеального результата

Определите или идеальный конечный результат, представьте, что вы его достигли.

Опишите его со всеми критериями успешности (деньги, люди, признание). Чем подробнее вы распишете конечный результат, тем сильнее будет мотивация, особенно в моменты, когда нужно совершать конкретные действия, а времени на это нет.

Шаг 2. Принципы

Опишите принципы, которых вы будете придерживаться по мере достижения цели. Например: «Я предоставлю полную свободу действий людям, если они … (останутся в рамках бюджета, выполнят до конкретного срока проект)». Спросите себя: «Какие поступки могут помешать моей деятельности? Как я могу их предотвратить?»

Принципы обладают чёткостью и являются надёжным ориентиром в процессе управления деятельностью.

Шаг 3. Мозговой штурм

Проведите мозговой штурм, во время которого записывайте всевозможные идеи, которые приходят в голову.

Ключевые принципы мозгового штурма:

• не судите;
• не оспаривайте;
• не оценивайте;
• не критикуйте;
• думайте о количестве, а не о качестве;
• отодвиньте анализ и организацию на второй план.

Шаг 4. План проекта в виде списка

Организуйте результаты мозгового штурма в виде списка дел. Начинайте планирование с конца и идите по шагам назад. Так вы легко составите план и определите первый шаг к цели. Пример планирования с конца:

Цель (идеальный результат) : могу говорить на испанском и понимать людей.

Зачем это : хочу общаться без участия переводчиков во время деловых переговоров с испанскими партнёрами и свободно общаться с окружающими во время отпуска в Испании.

Этапы к цели:

• За шаг до достижения цели: я нашёл носителя испанского языка и разговариваю с ним два раза в неделю.
• За шаг до этого: я сдал экзамен на уровень знания языка B1.
• За шаг до этого: я сдал экзамен на уровень знания языка A1.
• За шаг до этого: я восемь раз за месяц позанимался испанским и выполнил все домашние задания.
• За шаг до этого: я записался на курсы испанского и заплатил за месяц обучения.
• За шаг до этого: я собрал информацию о курсах испанского и составил сравнительную таблицу.
• Первый шаг: я запланировал время в календаре, когда соберу информацию о курсах испанского.

Когда команда работает над одной задачей и нужно организовать весь план в одном месте, удобно использовать . Первый столбец в ней - это этапы на пути к цели, второй столбец - ответственные. Дальше будут столбцы с периодом времени. В ячейках будет статус конкретного этапа, например «Запланировано», «В процессе», «Выполнено», «Отложено».

GTD и система естественного планирования может показаться трудной. Но когда вы настроите её под себя и начнёте использовать регулярно, вы ощутите, что всё значительно легче, чем казалось на первый взгляд.

Если вы менеджер проекта и «тонете» в потоке задач, попробуйте организовать работу по системе Getting Things Done.

GTD: что это такое

GTD (Getting Things Done) - методология для организации и контроля задач. Ее придумал Дэвид Аллен, бизнес-тренер и консультант по управлению. Она нужна, чтобы не только планировать, но и доводить намеченные дела до конца.

GTD часто относят к тайм-менеджменту: если ее правильно применять, система помогает успевать больше и бороться с многозадачностью.

Принципы GTD, без соблюдения которых ничего не работает

Ничего не держать в голове

Главный принцип, на котором строится вся методология. Все нужно фиксировать. Даже мелкие задачи и то, что кажется неважным.

Проще значит лучше

Фиксировать и систематизировать информацию нужно удобным вам способом. Если вы любите блокноты, то ведение дел в приложениях и таск-менеджерах не упростит вам жизнь, а скорее наоборот.

Думать о решении

Часто бывает, что дела стоят на месте, потому что мы воспринимаем их как очередную проблему, а не ищем решение.

Одна задача в один момент времени

По системе GTD многозадачность - препятствие. Нужно думать только о той задаче, которую выполняете сейчас. То есть не думать про доклад для конференции, пока проверяете макет.

Составить список действий

Набросанные в таск-менеджере или календаре задачи не решат все проблемы. Нужно воспринимать каждую из них как список конкретных действий, тогда с ними будет проще работать.

Как работает методология GTD

Есть много методов, описывающих, как применять GTD. Но для начала достаточно запомнить четыре последовательных шага.

Собрать всю информацию по задачам

Выберите место, где будете хранить всю поступающую информацию. Чтобы не нарушать принцип GTD об удобстве, это должно быть что-то одно: либо приложение, либо блокнот. Так вы сможете в любой момент что-то проверить или изменить, и не придется вспоминать, куда вы это сохранили или записали.

Обработать всю информацию

Если просто складывать все задачи в кучу, вы быстро запутаетесь и упустите что-то важное. Нужна система, по которой вы будете делить задачи.

Для этого используют дерево принятия решений или, как его называет Аллен, диаграмму рабочего процесса.

Задайте себе эти вопросы, чтобы правильно разделить задачи.

1. Что это за задача?
2. Какой должен быть результат?
3. Нужны ли какие-то действия?
4. Если да, то какое действие следующее?
5. Сколько времени оно займет?

Организовать результат

Ответы на вопросы помогают распределить задачи по правильным блокам. Если дело занимает не больше двух минут, например, вам нужно просто ответить на письмо, выполните это сразу.

Когда на выполнение задачи требуется больше времени, лучше разбить ее на долгосрочный проект из нескольких этапов. Если это невозможно, у вас остается два варианта действий.

Отложить

Если лучше вас с задачей никто не справится, но она требует много времени, можно отсрочить ее выполнение.Такие задачи занесите в Календарь или в блок Следующие действия .

В Календарь заносите только задачи, которые привязаны к конкретным датам или времени. То есть их важно выполнить именно в заданный день.

В Лист ожидания пойдут задачи, выполнения которых вы ждете от кого-то из подчиненных.

В блок Следующие действия - все дела, на которые сейчас нет времени, но к ним обязательно нужно вернуться, как только время появится. Чтобы не забыть про такие задачи, создайте список напоминаний.

Что делать с задачами, которые не требуют никаких действий:

• убрать из списка;
• если хотите вернуться к ним позже, сохранить в раздел напоминаний;
• если это важная информация, которую надо сохранить, - в раздел справочных материалов.

Выберите действие для каждой задачи и выполняйте

Определите, что будете делать с каждой входящей задачей. Важно не начинать расставлять приоритеты, пока не поймете, что конкретно предпринять.

Цель основного метода GTD - управлять обязательствами и действиями. То есть определить все задачи, которые нужно выполнить, иметь план и быть готовым принимать решения, чтобы его изменять. Такая система помогает всегда знать, каким будет каждый следующий шаг.

Какие сервисы подходят для работы по GTD

Smthngs - менеджер GTD для браузера. Можно использовать онлайн и офлайн, как приложение.

Онлайн-сервис. Можно управлять задачами и следить за прогрессом. Есть бесплатная и платная расширенная версия.

Путь к производительности и спокойствию с помощью GTD

Материл публикуется с незначительными сокращениями.

Getting Things Done или GTD — в буквальном переводе «доведение дел до конца». В дальнейшем материале мы для удобства в основном будем использовать американскую аббревиатуру GTD, которая часто используется в русскоязычных материалах об этой системе. – прим. ред.

Getting Things Done — это техника управления временем, которая покорила мир, будучи впервые представленной ещё в 2001 году. Она была создана Дэвидом Алленом после многолетних исследований и практики в области методов повышения производительности. GTD остаётся популярной до сегодняшнего дня по всему миру. Если вы новичок в GTD, то это руководство познакомит вас с основными принципами.

Что такое GTD?

Доведение дел до конца (GTD для краткости) — это гораздо больше, чем просто способ добиться успеха. Это основа для организации и отслеживания задач, благодаря которой вы можете выстроить их таким образом, что будете точно знать, что нужно для достижения результата.

GTD заставляет вас добавлять как контекст, так и структуру к задачам, создавая таким образом пространство для работы над ними.

«Ваш ум предназначен для того, чтобы размышлять над идеями, а не постоянно держать их в памяти» — Дэвид Аллен

Основная концепция GTD заключается в том, что ваш мозг отлично генерирует новые идеи, но с трудом удерживает их в памяти. Например, он помнит, что на следующей неделе вам нужно купить подарок на день рождения вашей мамы, но вместо того, чтобы напомнить о нём, когда вы проходите мимо своего любимого магазина, он просто посылает ощущение, что вы должны что-то купить… для кого-то…

При правильном использовании GTD — это надёжная система, которая помогает вам упорядочивать ваши смутные идеи, капризы, вдохновения и поздние ночные размышления и превращать их в действия. Идея заключается в том, что как только вы доверяете своей системе, ваш мозг перестанет пытаться отслеживать все, тем самым уменьшая стресс и освобождая ресурсы для более продуктивных вещей. Звучит потрясающе, не так ли?

Как работает GTD?

GTD опирается на ряд списков, которые вы используете для организации всего, что приходит вам на ум. Чтобы реализовать GTD, вам необходимо зафиксировать и обработать входящий «материал» в 5 шагов.

Фиксация : соберите то, что привлекает ваше внимание. Всё, что оказывается перед глазами и кажется важным, от писем, требующих действий, до блестящих идей, которые приходят к вам в душе. Вы можете использовать ноутбук, приложение на смартфоне или даже специальную личную электронную почту. То, что вам понравилось, что нужно запомнить для работы — запишите это. Убедитесь, что вы регулярно проверяете свои входящие записи.

Уточнение : обработайте входящий материал, установив его значение. Задайте себе вопрос, является ли это чем-то, что нужно сделать. Это очень быстрый шаг, который вам нужно делать регулярно. Ниже я продемонстрирую, как быстро обрабатывать входящие, используя простое дерево решений.

Упорядочивание: поместите входящее в соответствующую область. Отметьте его как справочную информацию, добавьте в свой календарь, в приложение управления задачами или просто переместите в корзину. Здесь вы также можете добавить «контекст». Я расскажу об этом позже, но вкратце, контексты — это способ пометить задачи в зависимости от человека, места или предмета, который вам необходим, чтобы что-то сделать. «Офис» или «дом» — это общие контексты местоположения. «Телефон» или «Электронная почта» являются обычными контекстами.

Рефлексия : давайте оценку входящих данных. Просмотрите свои списки — каждый из них — и внесите коррективы, если нужно. Делайте еженедельный обзор, дабы очистить свои списки и разум. Неспособность регулярно рефлексировать означает, что вещи накапливаются, и вся система ломается.

Взаимодействие : Просто сделайте. Этот шаг является самым простым из всех, если вы хорошо настроили свою систему! Если вы регулярно выполняете первые 4 шага, то на 100% уверены в том, что вещи в вашем списке — то, что вам нужно сделать, чтобы добиться прочного прогресса в достижении ваших целей.

Далее перечислены ваши списки: «Входящие », «Следующие действия », «Ожидающее », «Проекты » и «Когда-нибудь ». Эти списки составляют основу системы GTD. Каждая вещь, которая нуждается в вашем внимании, попадает в список «Входящие», затем переходит к другим спискам с помощью шагов уточнения и упорядочивания . Как вы обрабатываете и сортируете эти списки, определяет, на какие вещи вы действуете, а какие нет.

Фиксация – записывайте всё

Входящие — место, где собирается всё, что вы фиксируете. Это почтовый ящик вашего мозга — электронные письма, телефонные звонки, идеи, которые пришли вам в голову в ходе вашей поездки на работу, просьбы кого-то посидеть в выходные… всё. Некоторые люди используют ноутбук для записи, другие — приложения или записывающее устройство. Неважно, что вы используете или сколько из них у вас есть (у вас может быть несколько списков входящих сообщений). Важно лишь то, что у вас есть место, позволяющее зафиксировать идеи вне зависимости от того, где вы находитесь.

Когда вы впервые начинаете использовать GTD, то должны зафиксировать всё, что у вас на уме или разбросано по жизни. Запишите все, что вам нужно или что вы хотите сделать, все, что было у вас на уме в течение последних нескольких дней или недель. На GTD-языке они называются «открытыми петлями ». Открытые петли — это вещи, которые сидят в глубине вашего разума, то, что вы вспоминаете, когда не можете заснуть в четыре часа ночи, всё, что вас постоянно беспокоит. Это ваша возможность закрыть эти петли пусть они перестанут занимать место в вашей голове. Добавьте все в свой почтовый ящик.

Уточнение и упорядочивание — обработайте свой почтовый ящик

Это ключ к работе всей системы. После того, как вы зафиксируете все свои мысли, их обработка станет вашим следующим шагом. Здесь вы изучаете все, что зафиксировали, затем уточняете и упорядочиваете это. Может потребоваться некоторое время, чтобы пройти все, что вы добавили в список, после первого «мозгового свала», но как только вы закончите, далее это будет происходить гораздо проще. Чем чаще вы работаете над этим, тем меньше усилий.

Итак, как по факту обрабатывать свои входящие ? Вот полезное древо решений вам в помощь:

Новая вещь. Действие? Нет -> в корзину/список «когда-нибудь». Да -> следующий пункт. В один шаг? Нет-> в Проект. Да-> следующий пункт. Больше двух минут? Нет-> сделайте это! Да->следующий пункт. Для меня? Нет->подождите до… Да->следующий пункт. К определённой дате? Нет->добавить в следующие действия Да->В Календарь

Это гораздо проще чем кажется, обещаю!

Вы обрабатываете новый элемент в своем почтовом ящике, задавая себе ряд вопросов об этом:

Это действие?

Выполняется в один шаг?

Это займёт более 2 минут?

Должен ли я это сделать, или я могу делегировать его кому-то еще?

Нужно ли это делать в определённую дату или время?

Вот и всё. Ваш ответ определяет, к какому списку добавляется ваш элемент. Если он не добавлен в список — сделаете это немедленно, либо отложите, либо удалите.

Это действие?

Это значит нужно ли вам что-то сделать, чтобы удалить запись из списка. Если нет, то следует перенести его в одно из трёх мест: корзина, ссылки или список «когда-нибудь». Вещи, которые не требуют вашего внимания, идут в корзину.

Вещи, которые полезны или информативны, но не требуют каких-либо действий (например, рецепт, который вы хотите сохранить, или информативная статья, которая вам может понадобиться в один прекрасный день), должны быть отправлены в соответствующее место в качестве ссылки.

Наконец, если что-то может потребовать действия когда-нибудь, но не сейчас, оно добавляется в список «когда-нибудь. Это вещи, которые вы хотите запомнить, но не должны загромождать ими ваш список «следующих действий». Такие вещи, как «Изучать японский язык» или «писать книгу», можно найти здесь.

Выполняется ли более чем в один шаг?

В GTD «проект » — это все, что требует более одного действия. Когда ваш список «Входящие » содержит несколько связанных задач, создайте отдельный проект для управления ими. Добавьте название проекта в качестве элемента в список ваших проектов и выберите один элемент действия из этого списка, чтобы добавить в свой следующий список действий.

Сколько времени потребуется для завершения?

Если что-то можно сделать за 2 минуты или меньше, вы должны сделать это сразу. Идея состоит в том, что, если это занимает меньше времени, то проще сделать самому чем делегировать или откладывать на потом. Сюда подходят отправка полезного письма коллеге или отправку веселой кошки сообщением вашей маме.

Если это занимает более 2 минут, вы должны выяснить, можете ли вы сделать это сами или следует передать его кому-то другому.

Может ли кто-то еще это сделать?

Если вы можете легко делегировать вещь кому-то ещё, сделайте это. Если вы хотите создать напоминание о том, чтобы сделать это позже, то следует добавить элемент в список ожидающих …. Вещи, которые вы можете добавить в список ожиданий, включают в себя вещи, которые заблокированы по какой-либо причине — вам нужен ответ на отправленное электронное письмо, прежде чем вы сможете продолжить, или вы ожидаете доставки. Всегда отмечайте дату добавления элемента в этом списке, чтобы вы могли отследить нужное время.

Если вы не можете делегировать что-то, вам нужно добавить это либо в календарь, либо в свой следующий список действий, предпочтительно с помощью тега контекста.

Нужно ли это делать в определенную дату или время?

Если что-то имеет конкретную дату или время, то вы должны добавить это в свой календарь. Сюда относятся такие вещи, как визит к стоматологу, встречи и перелёты. Не включайте ничего, что вы хотите закончить в определённый день, только то, что нужно сделать. В результате в вашем календаре не будет помех, что сделает его более полезным.

Если что-то требует от вас каких-либо действий, но не имеет конкретной даты, вы должны добавить его в свой следующий список действий. В нём содержатся действия, которые необходимо выполнить как можно скорее. Все, что в этом списке должно быть физическим, видимым действием — «напишите электронное письмо Джону о заказе места для вечеринки» а не «спланируйте вечеринку». Это самое важное правило в GTD .

Обозначение чего-то как физического, видимого действия снижает барьер для вас для начала задачи. С точки зрения умственных усилий, гораздо проще «позвонить Дженнифер, чтобы заказать няню на ночь четверга», чем «организовать визит няни», хотя технически это одно и то же.

В идеале вы должны добавить тег контекста к элементам в вашем следующем списке действий. Тег контекста сообщает вам, где вы должны быть, какие инструменты вам нужны и / или кто вам нужен, чтобы выполнить задачу. Примеры тегов контекста: «за покупками», «на работе», «с детьми», «телефоном» или «компьютером». Другие контексты, которые вы могли бы использовать, включают время, которое у вас есть, сколько энергии у вас есть или приоритет.

Если вы можете просмотреть свой следующий список действий, отсортированный по контексту, то вы можете легко проверить список вещей, которые следует сделать «на работе» или «в магазине».

Рефлексия — Еженедельный обзор

Совершенно необходимо, чтобы вы проводили еженедельный обзор всего в каждом из ваших списков. В своей книге Дэвид Аллен говорит, что еженедельный обзор является «решающим фактором успеха». Почему? Это просто: чем дольше вы позволяете вещам в вашем почтовом ящике накапливаться, тем сложнее будет иметь дело со всем этим. Обработка только 15 входящих намного проще, чем обработка 50 или 500!

Регулярное работа с вашими списками — это то, что поддерживает или нарушает работу системы. Если вы этого не делаете, все начинает утекать. Вы забудете добавить что-то в следующий список действий, или забудете удалить вещи, которые больше не должны быть в списке.

Вот несколько вещей, которые вы должны проверять каждый раз:

• Каждый проект должен иметь следующее действие.

Каждая вещь в вашем следующем списке действий должна быть тем, что вы хотите сделать на следующей неделе. Если нет, переместите его в свой список когда-нибудь или полностью удалите её!

Возможно, что-то в вашем списке когда-нибудь переместится в ваш следующий список действий. Ура!

Бонусные очки. Во время просмотра вы также можете использовать «списки триггеров», чтобы помочь вам запомнить открытые петли, которые вы, возможно, забыли добавить в свой почтовый ящик. Список триггеров — это всего лишь список слов, которые «запускают» вас, чтобы запомнить вещи. Вы можете настроить такой список для работы: «босс, коллега, неполные проекты, люди, ожидающие моего ответа …», для дома: «домашняя работа, домашние животные, дети, партнёр..», для предметов, которые вы изучаете, или для хобби.

Пора добиваться целей!

Уф! Ваша система в порядке, вам становится удобнее обрабатывать ваш почтовый ящик, и вы начали выполнять вещи из вашего списка, как профессионалы. Потрясающе!

Почувствуйте спокойствие, которое вы получили от создания системы, дающую вам 100% уверенность в реализации планов.